Jak wypełnić ZUS IMIR

ZUS IMIR – co to jest i kto wystawia? ZUS IMIR do kiedy się składa?

ZUS IMIR to informacja roczna ZUS lub informacja miesięczna ZUS, która zawiera dane o comiesięcznych, imiennych raportach o wysokości pobranych składek ubezpieczeniowych. Pracodawca, oprócz poinformowania ZUS-u, przekazuje informacje także bezpośrednio ubezpieczonemu. Może tego dokonywać na trzy sposoby:

• każdego miesiąca, przekazując informację miesięczną dla osoby ubezpieczonej;
• raz do roku, przekazując informację roczną dla osoby ubezpieczonej.;
• w innej formie, jeśli spełnia ona wymogi ustawowe o systemie ubezpieczeń społecznych.

Płatnik składek nie ma jednak obowiązku przymusowego przedstawiania comiesięcznych pism swoim pracownikom. Robi to tylko i wyłącznie wówczas, gdy pracownik przedstawi konkretne żądanie.

IMIR dokumenty mogą być przedstawione przez pracodawcę na piśmie, bądź w wersji elektronicznej, o ile pracownik zezwolił na taką ewentualność. W przypadku przedstawienia informacji rocznej płatnik składek ma czas do 1 marca na wypełnienie tego formularza.

Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej – od kiedy obowiązuje?

Nowy druk ZUS IMIR jest aktualizacją poprzedniej wersji dokumentu pod nazwą ZUS RMUA.

Płatnik składek może zostać zwolniony z konieczności przekazywania skonkretyzowanych informacji ubezpieczeniowych swoim pracownikom. Dzieje się tak wtedy, gdy pracownik jest zgłoszony tylko do ubezpieczenia zdrowotnego lub dla osoby ubezpieczonej w przypadku pobierania składek z emerytur i rent. Pracownik może żądać, ale nie częściej, niż raz na miesiąc, przekazania informacji w postaci formularzu ZUS IMIR.

Formularze można znaleźć bezpośrednio na oficjalnej stronie ZUS-u. Tu znajduje się informacja miesięczna ZUS, a na tej podstronie informacja roczna ZUS.

Jak wypełnić ZUS IMIR krok po kroku – czym się różnią rubryki w poszczególnych pismach?

Informacje o przekazanych składkach na pracownika można przekazywać na formularzu miesięcznym, bądź na dokumencie rocznym.

Każde pismo powinno być opatrzone datą oraz podpisem płatnika składek, który uwiarygadnia przedstawione informacje. W przypadku wystąpienia błędów naniesione dane można skorygować, wykorzystując do tego celu ten sam formularz, na którym pojawiły się pomyłki.

 W obu przykładach starannie wypełniamy sekcję pierwszą, dotyczącą danych organizacyjnych. Bloki II, III.A., III.C. oraz IV wypełnia się identycznie, bez znaczenia o której informacji (miesięcznej/rocznej) jest mowa. W bloku III.B w obu przypadkach należy wskazać zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne, uwzględniając okres rozliczeniowy. Sekcji od III.D do III.I w przypadku informacji rocznej nie wypełnia się. Poniżej przestawiamy instrukcję krok po kroku, jak wypełnić dokument informacji miesięcznej ZUS.

Sekcja I. Dane organizacyjne

Należy wpisać numer identyfikacyjny raportu oraz datę, za którą rozliczono konkretne składki, np. 01 01 2021.

Sekcja II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Rubryka obejmuje dziewięć punktów, w których należy nanieść dane odpowiednio o: numerze NIP, REGON, PESEL (jeśli jest nadany), rodzaj dokumentu tożsamości wraz serią i numerem, nazwisko i imię, nazwę skróconą i datę urodzenia w formacie dd/mm/rrrr.

Sekcja III.A. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej

W tym bloku wpisuje się nazwisko, imię typ oraz rodzaj identyfikatora. Typem identyfikatora będzie cyfra lub litera. Dla numeru PESEL jest to P, w przypadku braku numeru PESEL, nanosi się cyfrę 1 (dowód osobisty) bądź 2 (paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość obywatela UE).

Sekcja III.B. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne

W pierwszym polu należy wpisać kod tytułu ubezpieczenia, który został uwzględniony w zgłoszeniu do ubezpieczenia.

W polu nr 2 należy wpisać kod NFZ, zgodny z obowiązującymi kodami, zamieszczonymi m.in. w poradniku ZUS-u pt. Ogólne zasady wypełniania i korygowania dokumentów ubezpieczeniowych.

Pole trzecie uzupełnia się tylko wtedy, gdy pracownik przekroczył roczną podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych.

W polu 4 zamieszcza się dwucyfrowy znacznik, który odpowiada wymiarowi czasu pracy, np. 1/1 (cały etat), 1/2 (pół etatu). Jeśli wymiar pracy jest określony w godzinach, wpisujemy znacznik sześciocyfrowy (np. 70/140).

W polach 5-19 oraz 24-29 należy wpisać kwotę składek na ubezpieczenia społeczne, wyróżnione w poszczególnych punktach.

Pól 20-23 nie wypełnia się, o ile dokument nie dotyczy korekt za okresy do końca 2007 roku.

Sekcja III.C. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne

W pierwszym punkcie nanieś informacje o podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. W polach 2-5 należy wpisać kwoty należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, w rozróżnieniu na poszczególne podmioty fundujące.

Sekcja III.D. Zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń

Rubrykę wypełnia się wtedy, gdy świadczenia/wynagrodzenia zostały wypłacone za czas absencji chorobowej. Wyznaczamy kod świadczenia lub kod przerwy, następnie wyróżniamy okres od-do, liczbę dni zasiłkowych, wypłat oraz wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas przerwy spowodowanej chorobą.

Sekcja III.E. Kwota przychodu 1

Sekcja dotyczy kwoty przychodu, który został wypłacony w innym miesiącu, np. w przypadku nagród rocznych i stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ten blok wypełniasz, jeśli w danym miesiącu wypłaciłeś ubezpieczonemu przychód należny za inny rok kalendarzowy niż ten, w którym dokument jest wypełniany. Sekcja wypełniana tylko w dokumencie miesięcznym.

Sekcja III.F. Kwota przychodu 2

Sekcja dotyczy kwoty przychodu, który został wypłacony w innym miesiącu i stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe. Sekcja wypełniana tylko w dokumencie miesięcznym.

Sekcja III.G. Kwota przychodu 3

Sekcja dotyczy kwoty przychodu, który został wypłacony w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków i świadczeń, który w okresie pobierania nie stanowił podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych (emerytalnych i rentowych). Sekcja wypełniana tylko w dokumencie miesięcznym.

Sekcja III.H. Kwota przychodu 4

Sekcja dotyczy kwoty przychodu należnego za inny rok kalendarzowy, który został wypłacony w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków i świadczeń, który w okresie pobierania nie stanowił podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych (emerytalnych i rentowych). Sekcja wypełniana tylko w dokumencie miesięcznym.

Sekcja III.I. Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej

Wypełnia się wówczas, gdy pracownik wykonywał pracę nauczycielską. Wpisujemy okres wykonywania tych obowiązków, czyli datę od-do.

Sekcja IV. Oświadczenie płatnika składek

Należy nanieść informacje o dacie wypełnienia dokumentu w formacie dd/mm/rrrr. Dla potwierdzenia zawartych danych trzeba umieścić pełny, czytelny podpis w narożnej sekcji dokumentu. Jeśli posiadamy pieczątkę, należy ją w tym polu również przystawić.