Zmiana danych adresowych – obowiązki właściciela firmy

Właściwy adres w CEIDG – materiał video

Przedsiębiorca składając wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej zobowiązany jest wskazać takie adresy jak:

• adres zamieszkania,
• główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej,
• adres do doręczeń,
• dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej,
• adres przechowywania dokumentacji rachunkowej,
• adres pełnomocnika.

Po zmianie któregokolwiek z powyższych adresów, nie tylko związanych z prowadzoną działalnością, ale i prywatnych, osoby prowadzące działalność muszą liczyć się z koniecznością poinformowania o tym fakcie szeregu instytucji. Ich ilość oraz sposób w jaki należy dostarczyć do nich informacje zależny jest od tego jaki adres uległ zmianie. Analogicznie sytuacja wygląda przy spółce cywilnej oraz jej wspólnikach, oni również muszą aktualizować dane adresowe, zarówno swoje jak i spółki. Sposób przekazywania tych informacji do instytucji jest zależny od zmieniającego się adresu oraz od samej instytucji, do której adresowany jest wniosek.

Terminy dokonania aktualizacji

Termin na dokonanie aktualizacji w powyższym zakresie i dostarczenie wniosku CEIDG-1 do urzędu miasta/gminy to 7 dni kalendarzowych następujących od daty zaistnienia zmiany.¹ Formularz CEIDG-1 składają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz wspólnicy spółek cywilnych.

Wniosek można złożyć:

• osobiście (w dowolnym urzędzie miasta/gminy na terenie całego kraju) – druk można wypełnić w serwisie ifirma.pl,
• wysłać listem poleconym – podpis na formularzu musi być potwierdzony notarialnie,
• przesłać drogą elektroniczną np. ze strony ministerialnej,
• telefonicznie – przy pomocy konsultanta Centrum Pomocy Przedsiębiorcy (tel. 801-055-088 lub 22 765 6732),
• przez ustanowionego wcześniej na mocy odrębnych przepisów pełnomocnika, który może w imieniu przedsiębiorcy złożyć wniosek w siedzibie urzędu oraz przez telefon.

Ponadto, przedsiębiorcy prowadzący spółkę zmiany w zakresie danych spółki dokonują na zgłoszeniu NIP-2. Termin na dokonanie aktualizacji i dostarczenie wniosku to 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Wniosek dostarczamy do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca siedziby spółki cywilnej, można go również złożyć z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Polecamy artykuł w zakresie wypełniania druku NIP-2.

Podatnicy podatku VAT aktualizacji w zakresie danych adresowych dokonują na wniosku

VAT-R.

Termin na dokonanie aktualizacji dostarczenie wniosku VAT-R to 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Wniosek dostarczamy do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą lub w przypadku spółki cywilnej do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca siedziby spółki cywilnej. VAT-R można złożyć osobiście, przez osoby trzecie w siedzibie urzędu, wysłać pocztą tradycyjną lub złożyć przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

ZUS

Termin na dokonanie aktualizacji w omawianym zakresie i dostarczenie wniosków do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to 7 dni licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Deklaracje dostarczamy do oddziału ZUS właściwego dla miejsca zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółki cywilnej. Deklaracje można złożyć w wersji papierowej, elektronicznie przy użyciu płatnika lub przez serwis ifirma.pl (opcja dostępna dla aktywnych klientów serwisu).

GUS

Spółka cywilna składa wniosek RG-OP do urzędu statystycznego lub do jego oddziału w województwie, na terenie którego znajduje się siedziba spółki w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmiany. RG-OP można złożyć wysłać poczta tradycyjną, złożyć osobiście.

Zmianę adresu spółki cywilnej można również zgłosić do urzędu statystycznego przez Internet.

Kogo i za pomocą jakich deklaracji informujemy przy poszczególnych zmianach adresowych

Adres zamieszkania

Jednoosobowa działalność

Jego aktualizacja jest bardzo istotna, ponieważ to właśnie adres zamieszkania kształtuje właściwość miejscową takich ważnych instytucji dla przedsiębiorcy jak między innymi urząd skarbowy, ZUS/KRUS.

Zmiany adresu zamieszkania przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą dokonujemy:

• na wniosku “CEIDG -1 wniosek o zmianę wpisu w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej”, gdzie w pozycji 01 zaznaczamy kwadrat nr 2 “wniosek o zmianę wpisu (…)i w pozycji 04 wpisujemy nowy adres,
• na wniosku VAT-R gdy przedsiębiorca jest podatnikiem podatku VAT. Wniosek składany jest jako aktualizacja danych, nowy adres wpisujemy w części B.2. Adres siedziby/adres zamieszkania,
• na druku ZUS ZUA/ZZA w trybie zmian, który przesyłamy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Wspólnik spółki cywilnej

Zmiana adresu zamieszkania dla wspólników spółki cywilnej:

• wniosek “CEIDG-1 wniosek o zmianę wpisu w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej”, gdzie w pozycji 01 zaznaczamy kwadrat nr 2 “wniosek o zmianę wpisu (…)i w pozycji 04 wpisujemy nowy adres,
• na druku ZUS ZUA/ZZA w trybie zmian, który przesyłamy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• aneks do umowy spółki.

Adres miejsca zameldowania

Jednoosobowa działalność/wspólnik spółki cywilnej

Zmiana adresu zameldowania jest zgłaszona jedynie do ZUS na druku ZUS ZUA/ZZA w trybie zmian.
Nowego miejsca zameldowania nie zgłasza się w formularzu CEIDG-1, ponieważ w tym druku nie wypełniamy w ogóle takiego adresu.

Główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność

Zmiana adresu głównego miejsca prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej zgłaszana jest na wniosku CEIDG-1 wniosek o zmianę wpisu w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Nowy adres wpisujemy w pozycji 10 wniosku.

Spółka cywilna/wspólnik spółki cywilnej

Spółka cywilna – w tym przypadku jest to adres siedziby, spółka zgłasza zmiany na NIP-2 w pozycji B.5 “Adres siedziby”. Wspólnicy spółki cywilnej muszą pamiętać aby zmianę siedziby spółki zawrzeć również w umowie spółki. Zmiana adresu powinna być jeszcze zgłoszona odrębnie przez każdego ze wspólników na wniosku CEIDG-1. Nowy adres wpisujemy w pozycji 10 wniosku.

Jednoosobowa działalność/Spółka cywilna – z kasą fiskalną

W sytuacji gdy sprzedaż ewidencjonowana jest za pomocą kasy fiskalnej należy pamiętać o konieczności zmiany adresu w kasie fiskalnej oraz dokonania wpisu do książki serwisowej. Należy również zawiadomić urząd skarbowy o zmianie miejsca jej użytkowania, przedsiębiorca musi dokonać tej czynności w ciągu 7 dni od dnia zaistnienia zmiany.

Adres do doręczeń

Jednoosobowa działalność/wspólnik spółki cywilnej

Zgłaszany jest zarówno przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą jak i wspólnika spółki cywilnej na wniosku “CEIDG-1 wniosek o zmianę wpisu w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej” gdzie w pozycji 10.1 “Adres do doręczeń wpisujemy nowy adres”. Do ZUS składamy ZUS ZUA/ZZA w trybie zmian.

Dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej

Jednoosobowa działalność

Jeśli zmiana dotyczy dodatkowego miejsca wykonywania działalności i nie ma tu znaczenia czy dodajemy kolejne miejsce czy zmieniamy adres, nowe dane wpisujemy w pozycji 11.3. “Adres dodatkowego miejsca wykonywania działalności”. W sytuacji gdy w wersji podstawowej wniosku nie mieszczą się wszystkie informacje wypełniamy również załącznik CEIDG-MW.

Spółka cywilna

Spółka cywilna informuje Naczelnika Urzędu Skarbowego o miejscach dodatkowych miejsc wykonywania działalności wypełniając pola B.7 w zgłoszeniu NIP-2 oraz zaznaczając stosowny kwadrat w polu 107. Do zgłoszeniu powinna dołączyć listę adresów. Wspólnicy spółki cywilnej muszą pamiętać aby informacje te zawrzeć również w umowie spółki.

Jednoosobowa działalność/Spółka cywilna – z kasą fiskalną

W sytuacji gdy sprzedaż ewidencjonowana jest za pomocą kasy fiskalnej należy pamiętać o konieczności zmiany adresu w kasie fiskalnej oraz dokonania wpisu do książki serwisowej.

Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej

Jednoosobowa działalność

Zgłaszany na formularzu CEIDG-1 wniosek o zmianę wpisu w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej gdzie w pozycji 21 “Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy” wpisujemy nowy adres.

Spółka cywilna

Spółka cywilna taką zmianę zgłasza na formularzu NIP-2 wypełniając pozycję B.8.2 “Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej”, gdzie wpisuje nowy adres.

Adres pełnomocnika

Jednoosobowa działalność/wspólnik spółki cywilnej

W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnika spółki cywilnej, który upoważnił inne osoby do aktualizacji jego danych we wpisie należy wypełnić we wniosku “CEIDG-1 wniosek o zmianę wpisu w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej” pozycję 28.2 Adres pełnomocnika do doręczeń.

Spółka cywilna

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa pisemnego do reprezentacji spółki cywilnej przed różnymi urzędami dla osób trzecich, należy złożyć do tych urzędów nowe pisemne pełnomocnictwa ze wskazanym aktualnym adresem pełnomocnika.

Na co jeszcze zwrócić uwagę

Dane adresowe podajemy również w umowach sporządzanych z naszymi kontrahentami oraz na fakturach/rachunkach, które im wystawiamy lub od nich dostajemy. W związku z tym należy pamiętać o zweryfikowaniu powyższych dokumentów oraz o wystosowaniu stosownych informacji dla wszystkich zainteresowanych. W serwisie ifirma.pl dane adresowe na fakturze/rachunku przez nas wystawianym zmienimy w zakładce Pulpit > Konfiguracja>Dane właściciela/Dane firmy.

Gdy zatrudniamy pracowników, powinniśmy również pamiętać o aneksowaniu ich umów, oraz o fakcie zgłoszenia tej informacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zmiana miejsca prowadzenia działalności, a w konsekwencji zmiana miejsca wykonywania pracy przez pracowników powoduje, że pracodawca ma obowiązek zawrzeć z pracownikami porozumienie zmieniające. Jeśli takie porozumienie nie jest możliwe, pracodawca przedstawia zatrudnionym wypowiedzenie zmieniające miejsce pracy. W przypadku, kiedy zmiana siedziby firmy lub miejsca prowadzenia działalności nie powoduje zmiany miejsca pracy pracowników, nie zachodzi konieczność zmiany podpisanych umów. Pracodawca musi jednak poinformować pracowników o zaistniałej zmianie. Przekazanie takiej informacji może nastąpić np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail do pracowników czy zorganizowanie spotkania informacyjnego dla pracowników. Informacja taka musi być przekazana.

Uwaga! Wskazane powyżej pozycje omawianych wniosków dotyczą:

• CEIDG-1 wersja (1.8.9)
• NIP-2 wersja (12)
• VAT-R wersja (14)

Pomoc w wypełnianiu pozostałych wymienionych, a nie omówionych wniosków i deklaracji udzielana jest wyłącznie aktywnym klientom serwisu ifirma.pl.

¹ art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. 2004 nr 173 poz. 1807)