Jak wypełnić druk ZUS ZIPA – zgłoszenie zmiany danych płatnika

Formularz ZUS ZIPA wypełnia się celem zgłoszenia zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek niewidniejącego w rejestrach CEIDG ani KRS, podanych wcześniej odpowiednio na druku ZUS ZPA, ZUS ZFA lub ZUS ZIPA. Poprawna aktualizacja danych umożliwia skuteczne rozliczenie składek ubezpieczonego, dlatego warto upewnić się odnośnie do prawidłowego wypełnienia druku. Kto zatem go składa? Jak zmienić adres w ZUS? Jak wypełnić i złożyć ZUS ZIPA? Czy można wysłać go elektronicznie? Zapraszamy do lektury. 

ZUS ZIPA – krok po kroku

Kto składa ZUS ZIPA?

Formularz ten składa płatnik, będący osobą fizyczną, prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. W zależności od podmiotu dokonującego zmiany/ korekty możliwe jest wystąpienie następujących sytuacji, w których należy dokonać zgłoszenia:

• osoba fizyczna zgłasza zmianę/ korektę danych ujawnionych uprzednio w druku ZUS ZPA,
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej zgłasza zmianę/ korektę danych ujawnionych uprzednio w druku ZUS ZPA,
• płatnik dokonuje zmiany/ korekty danych ujawnionych uprzednio w bloku III formularza.

Obowiązek zgłoszenia aktualizacji danych powstaje w terminie 7 dni od dnia nastąpienia zmian (zmiana) lub dostrzeżenia błędów (korekta) we własnym zakresie lub gdy dostrzeże je ZUS. Formularz ZUS ZIPA znaleźć można na stronie podmiotowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 

Jak złożyć ZUS ZIPA?

Istnieje kilka sposobów skutecznego złożenia druku ZUS ZIPA, w tym możliwość wypełnienia i wysłania elektronicznie:

• w Programie Płatnik, po uprzednim opatrzeniu formularza bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu,
• w aplikacji ePłatnik, dla posiadających konto na Platformie Usług Elektronicznych (PUE), po uprzednim opatrzeniu formularza bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu lub z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP.

Oczywiście wciąż można czynić użytek z tradycyjnych form kontaktu z urzędem – stacjonarnie – w jego siedzibie lub za pośrednictwem Poczty Polskiej (kluczowa dla zachowania terminu jest w tym przypadku data stempla pocztowego).

ZUS ZIPA – jak wypełnić?

• sekcja I – przeznaczona jest na wskazanie danych organizacyjnych płatnika składek. W pierwszej kolejności należy zaznaczyć jeden z dwóch kwadratów, wskazujących na zmianę lub korektę podanych wcześniej danych. Pola 02 i 03 uzupełnia organ;
• sekcja II odnosi się do wskazanych uprzednio danych podlegających zmianie lub korekcie, podczas gdy sekcję III przeznaczono na uzupełnienie danych już po ich aktualizacji. Pola 01 – 02 przeznaczone są dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych, podczas gdy 03 – 05 dla osób fizycznych. Pola 04 i 05 dedykowano wyłącznie tym osobom fizycznym, którym nie nadano żadnego spośród identyfikatorów: PESEL, NIP lub REGON. Wówczas wskazują one dane identyfikujące dokumentu potwierdzającego ich tożsamość. Pola 07 – 09 również przeznaczono wyłącznie dla płatników będących osobami fizycznymi (nazwisko, imię, data urodzenia).

  Bardzo ważne jest, aby od chwili zgłoszenia zmiany/ korekty zgłoszenia to zaktualizowane dane były wskazywane we wszelkich dokumentach ubezpieczeniowych oraz płatniczych. Warto też wspomnieć, iż sam formularz nie zawiera pól, w których możliwe jest dokonanie zmiany/ korekty danych adresowych. Zmiana adresu zamieszkania w ZUS może być dokonana z wykorzystaniem innego formularza (US-13, ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA);

• sekcja IV – to przestrzeń przeznaczona dla oświadczenia płatnika odnośnie do prawidłowości podanych danych oraz świadomości konsekwencji prawnych w związku z zeznaniem nieprawdy/ zatajeniem prawdy;
• sekcja V – wypełnia organ.