Akta osobowe pracownika

Nieprowadzenie akt osobowych jest wykroczeniem, za które pracodawca może zostać ukarany grzywną. Przepisy zobowiązują pracodawców do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten jest szczególnie istotny ze względu m.in. na jego dowodowe znaczenie w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Zasady, jakimi należy się kierować przy prowadzeniu teczek pracowników, są szczegółowo określone . Akta osobowe pracownika składają się z 3 części: A, B i C. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; oraz każda części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

W tej części należy przechowywać m.in.:

wypełniony kwestionariusz,
świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie,
dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa.

Można w niej przechowywać: podanie o przyjęcie do pracy, ewentualnie ankietę pracodawcy opracowaną dla potrzeb rekrutacji, oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Część B -nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

W tej części gromadzi się akta osobowe pracownika, takie jak:

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
w przypadku wykonywania pracy w formie telepracy: pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień zawiązanych z rodzicielstwem,
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
świadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z uprawnieniami macierzyńskimi,
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego weekendowego systemu czasu pracy,
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W części C należy przechowywać m.in.:

oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.