Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – co to takiego? Finansowe i niefinansowe KPI

KPI – co to jest?

Wskaźniki efektywności to określone dane używane do oceny postępów przedsiębiorstwa w stosunku do założonych celów biznesowych. Jest ich zazwyczaj bardzo dużo, dlatego często zawęża się ten obszar do kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Są to zazwyczaj dwa punkty danych, które najdokładniej obrazują, które działania najlepiej przybliżają do realizacji planu.

Dlaczego kluczowe wskaźniki efektywności są potrzebne?

Sukces firmy zależy od jej umiejętności dostosowania się do wymagań rynku. Pomiar podstawowych czynności za pomocą omawianych wskaźników obrazuje, w jakiej kondycji jest przedsiębiorstwo i jakie aspekty wymagają poprawy.

Jakie wskaźniki wybrać?

Wskaźniki KPI kreuje się na podstawie określonych celów (krótko- i długoterminowych), misji i wartości przedsiębiorstwa. Z każdego z nich najlepiej wyodrębnić przynajmniej jeden. Wybrane mierniki powinny współgrać z całym procesem zarządzania strategicznego.

Wskaźniki finansowe

Opierają się na zbieraniu informacji z danych finansowych – rachunku zysków i strat, zestawieniu aktywów i pasywów, wzrostu kosztów lub przychodów. Ich wadą jest fakt, że nie są w stanie przedstawić przyczyn danej sytuacji, gdyż opierają się na twardych danych.

Wskaźniki niefinansowe

Odnoszą się do wartości niematerialnych (nieujętych w sprawozdaniach finansowych), które mają duże znaczenie dla firmy np. relacje z klientami, sprzedaż, jakość, świadomość marki.

Prawidłowe korzystanie z KPI wymaga w pierwszej kolejności zrozumienia zależności pomiędzy wskaźnikami finansowymi a niefinansowymi. Przykładowo – pozytywne relacje z klientami wpływają na ich lojalność i przywiązanie do marki, które następnie owocują większą sprzedażą.

Zasada SMART

To popularna metoda w zarządzaniu, umożliwiająca definiowanie osiągalnych celów. Chcąc wyodrębnić idealne kluczowe wskaźniki efektywności dla Twojego biznesu, zwróć uwagę, aby były one:

• Specific (sprecyzowane, jasno określone) – określ, co konkretnie chcesz osiągnąć i w jaki sposób;
• Measurable (mierzalne) – wybrany KPI musi być możliwy do zweryfikowania, abyś wiedział/-a na jakim etapie procesu jesteś;
• Achievable (osiągalne) – upewnij się, czy posiadane zasoby pozwalają Ci na realizację;
• Relevant (istotne) – czy dany wskaźnik KPI jest ważny dla rozwoju przedsiębiorstwa?;
• Time-bound (określone w czasie) – wyznaczenie dokładnego terminu zwiększa mobilizację i monitorowanie otrzymanych wyników.

Jak opracować KPI? Przykład branży e-commerce

Kluczowe wskaźniki efektywności są indywidualne dla danej branży i aktualnej sytuacji firmy. Wynika to z faktu, że w zależności od jej specyfiki jedne KPI mogą mieć duże znaczenie w osiąganiu celów, a inne – wcale.

Posłużymy się przykładem fikcyjnego sklepu internetowego. W branży e-commerce poszczególne KPI są powszechnie stosowane, ponieważ dostarczają wielu cennych informacji o wydajności i efektywności podejmowanych działań.

Przykładowym celem strategicznym dla naszego przedsiębiorstwa może być zwiększenie wyniku EBITDA, czyli “czystego” zysku z działalności operacyjnej przedsiębiorstwa o 20 % do roku 2024.

Jak mierzyć KPI w sklepie internetowym?

Większość danych, dotyczących zwłaszcza twardych danych, znajdziesz w sprawozdaniach finansowych firmy itp. Natomiast w przypadku KPI niefinansowych – pomoże Ci podstawowe narzędzie do śledzenia statystyk, czyli Google Analytics. Umożliwia ono badanie ruchu na Twojej stronie, konwersję, popularność oferowanych produktów, wartość dokonywanych transakcji itd.

Przykłady finansowych KPI

• Przychody brutto ogółem – całkowita suma pieniężna pozyskana ze sprzedaży;
• Zysk brutto – całkowita kwota zarobionych pieniędzy, pomniejszona o koszty sprzedanych produktów;
• Zwrot ze sprzedaży (ROS) – bierze pod uwagę, ile zysku operacyjnego z każdej jednostki pieniężnej przychodów. Jest obliczany na podstawie wyniku operacyjnego lub zysku przed odsetkami i opodatkowaniem (tzw. EBIT) podzielonego przez obrót netto. ROS jest powszechnie stosowany jako miara tego, jak skutecznie firma przekształca przychody w zyski;
• Days Sales Outstanding (DSO) – używana przez firmy do pomiaru, jak szybko klienci płacą rachunki. Jest to średnia liczba dni potrzebnych na odzyskanie należności, metryka jest zazwyczaj wyrażona w ujęciu rocznym;
• Zwrot z aktywów (ROA) – wskaźnik efektywności pokazuje, jak dobrze zespół zarządzający operacją wykorzystuje swoje aktywa do generowania zysków. Uwzględnia się wszystkie aktywa, w tym aktywa obrotowe, takie jak należności i zapasy oraz aktywa trwałe i nieruchomości;
• Operacyjne przepływy pieniężne (OCF) – mierzy całkowite przepływy pieniężne generowane przez bieżącą działalność firmy, ten wskaźnik określa sytuację finansową Twojej firmy, określa również, czy firma jest w stanie utrzymać dodatnie przepływy pieniężne, czy też potrzebujesz zewnętrznego finansowania, aby poradzić sobie ze wszystkimi wydatkami;
• Zysk netto – mierzy ilość pieniędzy posiadanych przez firmę po odjęciu wszystkich kosztów (odsetki, podatki, koszty operacyjne itp.) od całkowitych przychodów. Niski dochód netto oznacza, że Twoja firma musi zmagać się z np. złym zarządzaniem zasobami lub nieefektywne modele cenowe. Z drugiej strony, wysoki wynik netto świadczy o tym, że Twoja firma dobrze się rozwija;
• Wolne przepływy pieniężne (Free Cash Flow) – pokazuje, ile pieniędzy generuje firma w porównaniu z ponoszonymi kosztami operacyjnymi. Aby je obliczyć, należy odjąć wydatki kapitałowe od operacyjnych przepływów pieniężnych;
• Średni przychód na użytkownika (RPU) – udziela informacji, ile wynosi średni przychód na płacącego klienta;
• Marża brutto wg typu produktu – całkowity przychód ze sprzedaży danego dobra, pomniejszony o koszty i podzielony przez przychód całkowity. Wyraża się ją procentowo;
• Wydatki na marketing – kwota pieniędzy przeznaczona na działania marketingowe w określonym czasie.

Przykłady niefinansowych KPI

• Zadowolenie klienta – oznacza poziom zadowolenia klientów z Twoich produktów, usług i reakcji na potrzeby. Możesz nadzorować ten wskaźnik poprzez ankiety satysfakcji, informacje zwrotne;
• Współczynnik konwersji – odsetek interakcji prowadzących do sprzedaży;
• Wskaźnik retencji – odsetek konsumentów, którzy pozostają klientami przez cały okres sprawozdawczy;
• Net Promoter Score (NPS) – prawdopodobieństwo, że klienci polecą markę innym;
• Wskaźnik produktywności pracowników – efektywność pracowników mierzona w czasie;
• Średni czas spędzany na stronie – jest istotny, wychodząc z założenia, że im dłużej użytkownik poświęca czasu na przeglądanie strony, tym bardziej jest skłonny dokonać zakupu;
• Wskaźnik porzuceń koszyka – pokazuje, ilu odwiedzających Twój sklep dodaje produkty do koszyka, jednakże nie finalizuje transakcji;
• Cykl życia klienta (CLV) – bierze pod uwagę okres czasu bycia Twoim klientem i wkład w zyski Twojej firmy, świadczą o ich lojalności;
• Przeciętny CTR – liczba kliknięć w linki do Twojego sklepu/produktów podzielona przez całkowitą liczbę wyświetleń strony;
• Wskaźnik zwrotów (RR) – pokazuje, ile w danym okresie dokonano zwrotów towaru;
• Rankingi wyszukiwania organicznego – pozwalają mierzyć wydajność wzrostu sklepu, im lepiej Twoja strona jest zoptymalizowana, tym lepiej będzie widoczna w wyszukiwarce

Podsumowując, korzystając ze wskaźników KPI możesz uzyskać wiele informacji o Twoim biznesie, obserwować pojawiające się trendy i wykorzystywać tę wiedzę, aby budować silną pozycję na rynku. Na dodatek, będziesz mógł/-a szybciej osiągnąć postawione cele strategiczne i osiągnąć wysokie zyski.