Jak rozliczyć delegację zagraniczną pracownika?

Pojęcie delegacji kojarzy się z przebywaniem poza miejscem stałego zatrudnienia, czy świadczenia pracy. W zależności od profilu prowadzonej działalności gospodarczej lub potrzeb firmy często również zatrudnieni pracownicy przebywają w delegacji służbowej. Wiążą się z tym określone prawa i obowiązki zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. W dzisiejszej publikacji przedstawimy, w jaki sposób dokonuje się rozliczenia delegacji zagranicznej pracownika.

Koszty w delegacji zagranicznej

Pracownik, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest kierowany w delegację na polecenie pracodawcy. Każdy wyjazd służbowy generuje określone koszty, które są pokrywane przez przedsiębiorcę, najczęściej do wysokości limitów, o których jest mowa w przepisach. W każdej delegacji pracownik ponosi typowe koszty, takie jak:

• koszty przejazdów, dojazdów,
• noclegów,
• diet.

W jaki sposób należy rozliczyć poniesione koszty przez pracownika w delegacji zagranicznej, w poszczególnych kategoriach opiszemy poniżej.

Rozliczenie dojazdu

Z jakiego środka transportu skorzysta pracownik w podróży zagranicznej, najczęściej zależy od decyzji pracodawcy. W zależności od tego, czy to będzie podróż: pociągiem, samolotem, autobusem, samochodem, motocyklem, do rozliczenia kosztów będą wymagane nieco innego rodzaju dokumenty. I tak jeżeli jest to:

1. Podróż pociągiem, samolotem, autobusem, innym publicznym środkiem transportu – do prawidłowego rozliczenia kosztu wymagane będzie uzyskanie faktury, biletu od przewoźnika, pod warunkiem, że posiada wymagane dane.
2. Podróż samochodem osobowym, motocyklem – wyliczenia kosztu dokonuje się na podstawie przejechanych kilometrów, pomnożonych przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy.

Stawki za jeden kilometr, zgodnie z rozporządzeniem, wyglądają następująco:

1. Dla samochodu osobowego:
   • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 — 0,5214 zł,
   • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 — 0,8358 zł.
2. Dla motocykla — 0,2302 zł.
3. Dla motoroweru — 0,1382 zł.

Pracodawca może zdecydować na zwrot wydatków ponad limity z rozporządzenia, ale nadwyżki nie ujmie w kosztach uzyskania przychodów.

Ryczałt za dojazdy – delegacja zagraniczna

Pracownikowi, który przebywa w podróży służbowej zagranicznej przysługują ryczałty za dojazdy:

• ryczałt w wysokości jednej diety na dojazd z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego,
• ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej – na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem ryczałty za dojazdy nie przysługują.

Koszty noclegów w podróży zagranicznej

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu na nocleg określonego w rozporządzeniu.

Delegacja pracownika – dieta

Sposób rozliczania diety w przypadku delegacji zagranicznej został opisany w rozporządzeniu i wygląda następująco:

Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości

Wysokość diet zagranicznych podana została w załączniku do rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Jeżeli pracownik ma zapewnione wyżywienie, dieta ulega zmniejszeniu odpowiednio o:

• śniadanie – 15% diety,
• obiad – 30% diety,
• kolacja – 30% diety.

Rozliczenie delegacji zagranicznej

Pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji. Pod polecenie wyjazdu służbowego ma obowiązek załączyć faktury, rachunki, bilety, inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Jest to dla pracodawcy podstawa rozliczenia delegacji.

Często w związku z wyjazdami służbowymi pracownicy pobierają zaliczkę. W takiej sytuacji, po dokonanym rozliczeniu pozostanie kwota do wypłaty dla pracownika, bądź pracownik ma obowiązek zwrócić nadwyżkę z otrzymanej zaliczki pracodawcy. W momencie wyjazdu pracownik najczęściej otrzymuje dokument, na którym po powrocie z delegacji dokonuje jej rozliczenia.

Podatek dochodowy i składki ZUS

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej, co do zasady, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest jednak warunek, że ich wysokość nie przekracza limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych.

Jeżeli będzie wypłacona wyższa dieta, to wówczas pracownik zapłaci zaliczkę na podatek dochodowy od nadwyżki, a pracodawca nie zaliczy nadwyżki w kosztach uzyskania przychodów. Tak samo rozliczane są składki ZUS – do wysokości limitów z rozporządzenia składki nie są naliczane, natomiast powyżej pracodawca dokonuje ich rozliczenia.

Dokumenty wyrażone w walucie obcej

W przypadku delegacji zagranicznej pracownika część dokumentów będzie wystawionych w walucie zagranicznej. Pracodawca, dokonując rozliczenia delegacji zagranicznej musi tego typu wydatki przeliczyć na walutę polską.

Podstawą zaksięgowania w PKPiR delegacji pracownika będzie polecenie wyjazdu służbowego. Faktury, rachunki, bilety są więc wystawione na pracownika. W takim przypadku przeliczenia wydatków na walutę krajową należy dokonać według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem rozliczenia delegacji.