W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza przejmowana przez Archiwum Państwowe? Czy jest proces samoczynny czy pracodawca (lub inna osoba) musi dokonać zgłoszenia? Dowiedz się więcej.
Likwidacja firmy a akta pracownika
Problemem jaki może się pojawić u pracownika jest udowodnienie wysokości zarobków w zakładach pracy przeznaczonych do likwidacji z powodu upadłości. Niewielu przedsiębiorców wie, jak wygląda procedura przekazania dokumentów pracowniczych do archiwum państwowego. Pracodawca lub osoba reprezentująca (likwidator, syndyk, inna osoba uprawniona) musi zgłosić do archiwum przejęcie akt pracowniczych, dokonuje tego na wniosku.
Obowiązkowo archiwizować należy dokumentację osobowo – płacową.
Za niedopełnienie obowiązku prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji osobowo – płacowej ustawodawca przewidział sankcję wyrażoną w art. 281 Kodeksu Pracy:
„Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny do 1000-30.000 zł.”
Wszelkie negatywne konsekwencje jakich doznał były pracownik na skutek niedopełnienia przez pracodawcę obowiązku właściwego zabezpieczenia dokumentacji mogą być dochodzone przez niego w drodze roszczenia odszkodowawczego. Dokumentacja osobowa i płacowa pracowników jest przechowywana przez
50 lat. Dla dokumentacji osobowej liczone od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej od daty wytworzenia dokumentu. Nie ulega skróceniu, nawet jeśli pracodawca wcześniej zakończy działalność. Na odpłatne przechowanie można przekazać także inną dokumentację o czasowym okresie przechowywania.
Wniosek
Do wniosku trzeba dołączyć aktualne zaświadczenie potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej. Dokumentacja pracownicza powinna być uporządkowana. Po złożeniu wniosku pracownicy archiwum dokonują oceny dokumentacji (stanu fizycznego, metrażu itp), następnie sporządzają umowę i uzgadniają termin jej dostarczenia. W drodze decyzji administracyjnej ustalane są również koszty przechowywania dokumentacji archiwalnej.
Koszty
Jeśli okaże się, iż pracodawca lub inny przedstawiciel nie jest w stanie zabezpieczyć funduszy na odpłatne przechowywanie dokumentacji, może ją przekazać do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Musi złożyć wcześniej wniosek do sądu o wydanie postanowienia o braku środków na dalsze przechowywanie dokumentacji. Ważny jest tutaj status firmy – w momencie składania wniosku działalność nie może być wykreślona z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej. Powyższe kwestie reguluje
ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasób archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r., nr 97, poz. 673 z późn. zm.). Koszty przechowywania uporządkowanej dokumentacji zależą od powierzchni, jaka będzie do tego celu wykorzystywana, stanu dokumentów, transportu i innych. Szacunkowo jest to 18zł/mb, opłaty dokonuje się za 1 rok z góry. Na życzenie zainteresowanego pracownik Archiwum Państwowego sporządza wzór oferty cenowej, następnie wzór umowy, którą po zaakceptowaniu należy odesłać do AP. Płatności dokonywane są przelewem na konto podane w umowie. AP wystawiają także faktury VAT na swoje usługi. Szczegółowych informacji można zasięgnąć pod adresem przejecia@milanowek.ap.gov.pl.
Zespół IFIRMAKreatywny zespół specjalistów tworzony przez osoby wyróżniające się doświadczeniem oraz wiedzą z różnych obszarów.
Świadomi potrzeb naszych czytelników, skupiamy się na tworzeniu zrozumiałych treści, które będą w stanie przybliżyć im często zawiłe zagadnienia z zakresu rachunkowości, marketingu, ekonomii, księgowości czy zarządzania. Ostateczny dobór bieżącej tematyki uzależniany jest od preferencji docelowych odbiorców, zmian zachodzących w biznesowym środowisku, a także samych doświadczeń i umiejętności specjalistów odpowiadających za proces tworzenia tekstów.
W efekcie zespół ekspertów Ifirma bierze czynny udział w rozwoju różnego rodzaju biznesów, pomagając zarówno ich założycielom, jak i pracownikom efektywniej organizować pracę przy wykorzystaniu jak najbardziej dopasowanych do potrzeb rozwiązań.
Rozumiejąc istotę profesjonalnego podejścia do poruszanych zagadnień, każdy tekst tworzony jest w oparciu o wiarygodne dane. Dodatkowo podejmowana tematyka ujmowana jest w logiczny i przejrzysty sposób, zwiększając tak istotną jasność przekazu, co pozytywnie wpływa na podkreślenie najbardziej użytecznych treści. W efekcie podejmowane przez nasz zespół praktyki w szerszej perspektywie można rozpatrywać jako dążenie do zwiększenia świadomości i wyczucia biznesowego osób aktywnie działających na rynku.