Dokumentowanie kosztów i przychodów z firmowego rachunku bankowego

Przedsiębiorcy muszą znać wiele przepisów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nadrzędną zasadą jest wykazywanie wszystkich uzyskiwanych przychodów, które podlegają opodatkowaniu. Przy czym nie zawsze będą to tylko przychody z podstawowej działalności, ale również z innych źródeł, które są powiązane z tą działalnością. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem dokumentowania kosztów i przychodów z firmowego rachunku bankowego, a także poszukamy odpowiedzi, kiedy odsetki stanowią przychód z kapitałów pieniężnych, a kiedy z działalności gospodarczej.

Źródła przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej

Z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika wprost, że za przychody w prowadzonej działalności gospodarczej uważane są nie tylko przychody uzyskiwane w związku ze sprzedażą towarów i usług będących przedmiotem tej działalności, ale są jeszcze tzw. pozostałe przychody.

Czyli z przepisów wynika wprost, że odsetki od rachunków bankowych prowadzonych w związku z działalnością gospodarczą będą stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu w działalności gospodarczej. Jednak jak się okazuje, w praktyce nie zawsze rozliczanie odsetek jest takie oczywiste, o czym przekonamy się w dalszej części publikacji.

Przychody z firmowego rachunku bankowego

Posiadanie rachunku bankowego, na którym dokonywane są transakcje związane z prowadzeniem działalności gospodarczej może generować przychody, które powinny być opodatkowane. Do tej kategorii przychodów zalicza się przykładowo:

• odsetki od lokat utworzonych na firmowym rachunku bankowym,
• moneyback – zwrot części wydatków za zakupy,
• programy lojalnościowe z częściowym zwrotem za zakupy.

Takie przychody bankowe mogą być udokumentowane wyciągiem bankowym, na którym będą widniały odsetki czy inne środki, którymi został uznany rachunek firmowy. Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie prowadzenia PKPiR wyciąg bankowy jest uważany za dowód księgowy i stanowi podstawę do zaksięgowania w książce przychodów.

Odsetki od rachunków bankowych – kiedy przychód z kapitałów pieniężnych, a kiedy z działalności gospodarczej?

W dalszym ciągu dyskusyjną kwestią pozostaje rozliczanie odsetek od rachunków bankowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zgodnie z ustawą Prawo bankowe osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą posiadać następujące rachunki bankowe:

1. Rachunki rozliczeniowe – bieżące i pomocnicze.
2. Rachunki lokat terminowych.
3. Rachunki powiernicze.

Temat opodatkowania odsetek od rachunków bankowych powinien być analizowany na dwóch płaszczyznach:

• pozostałe przychody w działalności gospodarcze (art. 14 ust 2 pkt 5 ustawy PIT),
• przychody z kapitałów pieniężnych (art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy PIT).

Wyraźnie widzimy, że nie zawsze odsetki od rachunków bankowych będą opodatkowane w działalności gospodarczej. Jeśli się okaże, że będą to przychody z kapitałów pieniężnych, to bank wejdzie w rolę płatnika, który naliczy i pobierze 19% zryczałtowany podatek dochodowy. W takim przypadku przedsiębiorca nie będzie musiał już takich odsetek powtórnie opodatkować w działalności gospodarczej. Jednak kluczowe w całej sprawie będzie ustalenie, które odsetki będą opodatkowane w działalności, a które nie, wyjaśnienie zamieszczamy poniżej.

Odsetki od rachunków bankowych jako przychód z kapitałów pieniężnych

Jak już będzie wiadomo, które odsetki stanowią przychody z kapitałów pieniężnych, nie będzie problemów z prawidłowym rozliczanie odsetek od rachunków bankowych. Z pomocą przychodzi nam uzasadnienie do ustawy o zmianie ustawy m.in. o podatku dochodowym od osób fizycznych z 2014 roku.

Przykład 1

Pani Halina prowadzi działalność gospodarczą i w związku z powyższym założyła rachunek bankowy firmowy. W miesiącu sierpniu na rachunek rozliczeniowy wpłynęła kwota odsetek w wysokości 50 zł. W takim przypadku pani Halina bez względu na wybraną formę opodatkowania powinna uzyskane odsetki wykazać po stronie przychodów w działalności gospodarczej i je opodatkować.

Przykład 2

Pan Michał założył lokatę terminową przy rachunku firmowym (nie na rachunku firmowym). W takim przypadku odsetki, które powstaną dla tej lokaty, będą stanowiły przychody z kapitałów pieniężnych, a więc bank pobierze 19% zryczałtowany podatek dochodowy a pan Michał nie musi już tych odsetek wykazywać w przychodach do opodatkowania w działalności.

W wyroku sądu NSA sygn. akt II FSK 2913/14 z dnia 06.04.2017 r. sąd NSA wyjaśnia m.in., że przychodem związanym z wykonywaną działalnością gospodarczą są odsetki, ale tylko od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością, oznacza to trwałe powiązanie funkcjonalne rachunku bankowego i prowadzenia działalności. Natomiast odsetki od środków zgromadzonych na pozostałych rachunkach (w tym lokatach bankowych) stanowić będą zawsze przychód z kapitałów pieniężnych. NSA powołuje się również na uzasadnienie, jakie pojawia się w uzasadnieniu ustawy zmieniającej z 2014 roku, o czym napisaliśmy powyżej.

Koszty związane z firmowym rachunkiem bankowym

Jeśli chodzi o rozliczanie kosztów związanych z kontem firmowym, to w tym przypadku kluczowe będzie ustalenie, czy ponoszone wydatki mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, czy też nie. W tej kategorii kosztów mogą się znaleźć przykładowo opłaty:

• za prowadzenie rachunku bankowego,
• za obsługę kart płatniczych,
• za otwarcie konta,
• za dokonywane przelewy krajowe i zagraniczne,/li>
• z tytułu prowizji.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszony został temat dokumentowania kosztów i przychodów z firmowego rachunku bankowego i ustalenie, czy odsetki stanowią przychody z działalności gospodarczej i mają być w niej opodatkowane, czy z kapitałów pieniężnych, wtedy bank pobiera podatek Belki.

Przychodem w działalności gospodarczej będą odsetki od lokat utworzonych na firmowym rachunku bankowym, ale również zwrot części wydatków za zakupy firmowe. Są to pozostałe przychody, które księguje się zarówno w PKPiR, jak i Ewidencji przychodów. W przypadku ryczałtu do odsetek stosuje się stawkę 3%, natomiast co do przychodów z programów lojalnościowych czy z moneyback nie ma jednolitego stanowiska, jaka stawka ryczałtu powinna być stosowana. Podstawą do zaksięgowania będzie wyciąg bankowy.

Kosztami uzyskania przychodów z firmowego rachunku bankowego będą opłaty, prowizje i odsetki, pod warunkiem że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Również w tym przypadku poniesione koszty będą dokumentowane wyciągiem bankowym i księgowane w dacie sporządzenia wyciągu lub pobrania odsetek z rachunku firmowego.

Jak się okazuje w przypadku odsetek, problematyczne może być ich przyporządkowanie do źródła przychodów. W określonych przypadkach mogą to być przychody z kapitałów pieniężnych a w innych z działalności gospodarczej.

Z pomocą przyszło uzasadnienie do ustawy zmieniającej ustawę o PIT, z którego wynika, że odsetki od lokat tworzonych przy rachunku firmowym stanowią przychód z kapitałów pieniężnych i od nich bank pobiera 19% podatek. Przedsiębiorca nie ma więc już obowiązku rozliczania odsetek w działalności gospodarczej. Natomiast jeśli lokaty będą tworzone na rachunkach rozliczeniowych związanych z działalnością gospodarczą, to wówczas będą opodatkowane w działalności.

Podobnie sprawa będzie się miała z rachunkiem powierniczym, na którym zgodnie z ustawą prawo bankowe mogą być gromadzone wyłącznie środki pieniężne powierzone posiadaczowi rachunku na podstawie odrębnej umowy przez osobę trzecią. Wynika z tego, że odsetki do rachunku powierniczego również nie będą stanowiły przychodów w działalności gospodarczej, tylko należy jeszcze brać pod uwagę charakter tego rachunku powierniczego.

Bez względu na poczynione dzisiaj ustalenia zawsze trzeba pamiętać, że w praktyce mamy do czynienia z wieloma nie zawsze oczywistymi sytuacjami. Dlatego każdy przypadek musi być poddany indywidualnej analizie. Wskazówką dla przedsiębiorcy powinna być informacja czy bank wystąpił w roli płatnika i pobrał zryczałtowany podatek 19%, czy jednak nie. Co do zasady przychód nie może być opodatkowany podwójnie raz w działalności a drugi raz poza nią.