Ekwiwalent za używanie odzieży – najważniejsze informacje

Pracownicy są zatrudniani w różnych warunkach pracy. Niekiedy pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia pracownikom indywidualnych środków ochrony, w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Jednak o wiele częściej jest potrzeba zapewnienia środków ochrony osobistej w postaci odzieży roboczej. W dzisiejszej publikacji napiszemy na temat wypłaty ekwiwalentu za używanie odzieży roboczej.

Co mówią przepisy na temat odzieży roboczej?

W ustawie Kodeks pracy zostały opisane podstawowe obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp). Zostało w nich m.in. zapisane, że pracodawca:

• ponosi odpowiedzialność za stan bhp w zakładzie pracy,
• jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników zapewniając im bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• musi zapewnić ochronę zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią, pracowników niepełnosprawnych w ramach podejmowanych działań profilaktycznych,
• musi wykonywać zalecenia społecznego inspektora pracy.

Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników na umowę o pracę, ale także na umowy cywilnoprawne, to musi pamiętać, że jego obowiązkiem jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wszystkim pracownikom, bez względu na charakter zawartej umowy.

Odzież i obuwie robocze – kiedy należy zapewnić?

Jeżeli wymaga tego charakter pracy pracodawca dostarcza pracownikowi środki ochrony osobistej, które muszą spełniać określone wymagania. O tym jest mowa również w Kodeksie pracy:

• pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach,
• jeżeli praca na jakimś stanowisku pracy pozwala na używanie własnej odzieży i obuwia pracownika, to pracodawca może za jego zgodą dopuścić używanie tej odzieży,
• pracodawca nie może zezwolić na używanie odzieży własnej pracownika na stanowiskach, na których wykonuje się prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Ekwiwalent za odzież i obuwie robocze

Zasada przyznawania ekwiwalentu za używanie odzieży i obuwia własnego pracownika, powinna zostać uregulowana w przepisach wewnętrznych w danej firmie. W takich przypadkach pracodawca musi opracować specjalne procedury/instrukcje/zarządzenia, które będą to w sposób szczegółowy opisywały. Żeby ustalić charakter odzieży, za którą jest wypłacany ekwiwalent, brane są pod uwagę m.in.:

• stanowisko pracy,
• rodzaj wykorzystywanej odzieży roboczej przez pracownika,
• normy zużycia tej odzieży,
• ceny rynkowe zakupu nowej odzieży, obuwia.

Pracodawca ustala również w takich przepisach, z jaką częstotliwością i w jakiej wysokości jest wypłacany ekwiwalent za taką odzież. Dodatkowo ma również obowiązek prowadzić kartotekę dla każdego pracownika, w której zostaną zaewidencjonowane wypłaty za odzież i obuwie. Organy podatkowe zwracają uwagę na to, że wypłata ekwiwalentu różni się od wypłaty ryczałtu za używaną odzież. W jednej z takich interpretacji z dnia 25.03.2020 r. nr 0115-KDIT2.4011.152.2019.2.MU Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) napisał m.in., że ekwiwalent oznacza zastępowanie jednej rzeczy inną rzeczą o równej wartości, jest jej odpowiednikiem, równoważnikiem. Ekwiwalent jest wypłacany w pieniądzu i powinien odpowiadać wysokości poniesionych przez pracownika wydatków. Jeśli wypłata byłaby dokonywana w stałej wysokości dla wszystkich pracowników, to nosiłaby znamiona ryczałtu, co ma określone konsekwencje na gruncie przepisów ZUS. W takich przypadkach kwota ryczałtu byłaby oskładkowana. Na gruncie podatku PIT nie ma znaczenia, czy ekwiwalent zostanie wypłacony w formie ryczałtu, czy według cen zakupu, zawsze będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Pranie i konserwacja odzieży roboczej

Jak już zostanie przydzielona pracownikowi odzież robocza, to zakład pracy ma również obowiązek zapewnić:

• pranie,
• konserwację,
• naprawy,
• odpylanie i odkażanie

odzieży i obuwia roboczego, które zostały przydzielone pracownikom.

Ważne!

Niedopuszczalne jest pranie, konserwacja, odpylanie i odkażanie odzieży roboczej, która wcześniej została skażona środkami chemicznymi, promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Ustalanie ekwiwalentu za pranie i konserwację odzieży roboczej

Ustalenie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej nie jest wcale takie proste, jakby się mogło wydawać. Na taki koszt składa się np. cena środków piorących, zużycie prądu, wody, pralki. Dlatego w takich przypadkach pracodawcy najczęściej sprawdzają cenę wyprania danej rzeczy w pralni. Jak już znana jest ta wartość pozostaje ustalić częstotliwość prania i pomnożyć te dwie wartości. Inną metodą jest wypłata ekwiwalentu na podstawie przedkładanych rozliczeń przez pracownika. Pracownik może również przedstawić dokument z pralni. Pracodawcy powinni wypracować metodę wypłaty ekwiwalentu za pranie, żeby nie nosił on znamion ryczałtu, a więc stałej wysokości wypłaty dla wszystkich pracowników.

Wypłata ekwiwalentów a podatek PIT i składki ZUS

Zasady opodatkowania i oskładkowania ekwiwalentów zostały uregulowane odpowiednio w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych i rozporządzenie w sprawie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

1. W ustawie PIT jest jasno wskazane, że wypłacone ekwiwalenty będą stanowiły przychód pracownika. Jednak będzie on korzystał ze zwolnienia przedmiotowego od podatku dochodowego, jeśli jego wypłata wynika z przepisów bhp.
2. W rozporządzeniu ZUS również jest zawarta informacja, że ekwiwalentów wypłacanych w oparciu o przepisy bhp nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek społecznych.

Takie podejście potwierdzają również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. W jednej z nich nr 0115-KDIT2.4011.183.2022.1.RS z dnia 23.06.2022 r. Dyrektor KIS uznał za prawidłowe takie działanie.

Wypłaty ekwiwalentów mogą być dokonywane w okresach miesięcznych, kwartalnych lub innych ustalonych w przepisach wewnętrznych przez pracodawcę. Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym pracownik nie był obecny z powodu urlopu, choroby, to wówczas ekwiwalent ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Ekwiwalent za używanie odzieży – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji ustaliliśmy, że pracownicy mogą wyrazić zgodę na używanie własnej odzieży i obuwia przy wykonywaniu obowiązków służbowych. W takich przypadkach pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent za taką odzież, na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych. Odzież zarówno prywatna, jak i otrzymana od zakładu pracy musi być prana, konserwowana i naprawiana. Jeśli pracodawca będzie chciał się uwolnić od tego obowiązku, to powinien pracownikowi zrekompensować poniesione wydatki na ten cel. W takim przypadku także wypłacany jest ekwiwalent. Tego typu wypłaty mogą korzystać ze zwolnienia PIT i składek ZUS, o ile są wypłacane w oparciu o przepisy bhp i nie mają charakteru wypłat ryczałtowych.