Informacja o warunkach zatrudnienia – planowane zmiany od sierpnia 2022 roku

Zgodnie z implementacją na grunt polskiego prawa pracy dyrektyw unijnych, a przede wszystkim dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE z 2019 r. L 186, s. 105, dalej: Dyrektywa) wraz z nowelizacją Kodeksu pracy wejdą w życie przepisy regulujące minimalne wymogi dotyczące informowania o zasadniczych aspektach stosunku pracy oraz dotyczące warunków pracy. Przepisy te będą miały zastosowanie do wszystkich pracowników, tak aby zagwarantować każdemu z nich na terenie Unii Europejskiej odpowiedni stopień przejrzystości i przewidywalności co do ich warunków pracy.

O tym w jakim zakresie zmianie ulegną przepisy dotyczące informacji o warunkach zatrudnienia, przeczytasz poniżej.

Informacja o warunkach zatrudnienia według obowiązujących przepisów Kodeksu pracy

Czym jest informacja o warunkach zatrudnienia?

Informacja o warunkach zatrudnienia uregulowana została w przepisie art. 29 Kodeksu pracy, którego zakres odnosi się przede wszystkim do:

• materialnoprawnych wymagań treści umowy o pracę (§1),
• formy, w jakiej umowa o pracę powinna być zawarta (§2),
• obowiązków informacyjnych o warunkach zatrudnienia, jakie pracodawca przekazuje pracownikowi w związku z nawiązanym stosunkiem pracy (§3).

Odnosząc się zatem do warunków informacyjnych wskazać należy, że taka informacja powinna (chociażby dla celów dowodowych) zostać zawarta w formie pisemnej. Obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie pracownikowi w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę informacji o warunkach zatrudnienia.

Informacja o warunkach zatrudnienia jest niczym innym jak dokumentem sporządzonym indywidualnie dla danego pracownika, który określać będzie podstawowe zasady zawartego stosunku pracy.

Regulacje prawne dotyczące informacji o warunkach zatrudnienia

Zgodnie, ze wspomnianym już wcześniej przepisem art. 29 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Natomiast w przypadku, gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo informuje pracownika na piśmie o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz o przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo aktualne przepisy Kodeksu pracy regulują obowiązki pracodawcy w zakresie:

• możliwości poinformowania pracownika o jego warunkach zatrudnienia poprzez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy,
• pisemnego poinformowania pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, o objęciu go układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty.
• zachowania formy pisemnej każdej dokonanej zmiany warunków umowy o pracę.

Informacja o warunkach zatrudnienia – projektowane zmiany przepisów w Kodeksie pracy

Zgodnie z założeniami projektu ustawy Kodeks pracy, przepisy dotyczące rozszerzenia zakresu informacji o warunkach zatrudnienia pracownika będą obejmować dodatkowe elementy przewidziane Dyrektywą. Rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia będzie również dotyczyć pracownika wysyłanego do pracy do państwa członkowskiego lub państwa trzeciego oraz pracownika delegowanego.

Zgodnie zatem z projektowanym przepisem art. 29 § 3 Kodeksu pracy pracodawca będzie informował pracownika na piśmie nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego, lub jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o procedurach jego przyznawania i ustalania,
• obowiązującej procedurze rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy, lub jeżeli nie będzie możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposób ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, w szczególności o liczbie przysługujących pracownikowi dni szkoleń w roku kalendarzowym oraz o polityce szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik będzie objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – o nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku, gdy pracodawca nie będzie ustalał regulaminu pracy – o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianiu nieobecności w pracy.

Dodatkowo projektowane przepisy przewidują skrócenie dotychczasowego 1 miesięcznego terminu na poinformowanie pracownika o zmianie warunków jego zatrudnienia. Informacja taka będzie musiała zostać przekazana, zgodnie z proponowanymi przepisami, niezwłocznie jednak nie później niż w dniu, w którym taka zmiana wchodzi w życie. Niemniej jednak nie będzie to obejmować przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia będzie wynikała ze zmiany przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych, postanowień regulaminów, statutów, układów zbiorowych pracy lub innych porozumień zbiorowych.

Co więcej, proponowane regulacje przewidują możliwość przekazania pracownikowi informacji w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że będą one dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Jednocześnie na pracodawcy będzie spoczywać obowiązek poinformowania pracownika w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwości awansu,
• wolnych stanowiskach pracy.