A trzeba mieć na uwadze, że „a bo ja nie wiedziałem!” nie przekona żadnego urzędnika do zniesienia nałożonej sankcji finansowej czy odsetek. Odpowiednie przygotowania do rejestracji działalności gospodarczej pozwolą też uniknąć sytuacji, w której oferta firmy nie spotka się z żadnym zainteresowaniem. Podpowiadamy, o czym pamiętać!

O czym pamiętać przed założeniem firmy?

Przygotowania do rejestracji firmy to nie tylko wybór, czy chcesz otworzyć działalność online, czy udać się do urzędu. Przeciwnie! Choć samo zakładanie firmy, a więc wypełnianie fizycznego lub internetowego formularza jest całkiem proste, to wcześniej warto dokładnie zaplanować wszystkie aspekty jej prowadzenia. Wszystkie, a więc dotyczące zarówno kwestii formalnych, jak i samej sprzedaży usług lub towarów. Oto 6 wyjątkowo istotnych kroków:

Czy musisz rejestrować firmę?

To pytanie, które może zbić z tropu wielu początkujących przedsiębiorców. Jednak znalezienie na nie odpowiedzi będzie kluczowe dla dalszego planowania. Okazuje się bowiem, że sprzedaż towarów lub usług nie zawsze wymaga oficjalnego zakładania firmy. Dokładne wytyczne będą uzależnione od przepisów obowiązujących w kraju, w którym zamierzasz zarabiać na własny rachunek. W przypadku Polski mowa o działalności nierejestrowej (nierejestrowanej, nieewidencjonowanej). Jednym z warunków jej prowadzenia jest świadczenie usług lub sprzedaż towarów na maksymalną łączną wartość 50% minimalnego wynagrodzenia w każdym miesiącu.

A zatem nawet jeżeli regularnie sprzedajesz biżuterię własnej produkcji czy naprawiasz komputery nie tylko znajomym i dostajesz za to pieniądze, nie zawsze musisz prowadzić firmę. Pamiętaj jednak, by zawsze się upewnić, jakie wytyczne obowiązują w kraju, w którym przebywasz – które warunki trzeba spełnić, by prowadzić działalność bez rejestracji.

Analiza konkurencji i zapotrzebowania

Dopiero planujesz wejście na rynek ze swoimi usługami lub towarem? Upewnij się, że to ma sens! Sprawdź, jak duże jest zapotrzebowanie na to, co masz do zaoferowania. Zestaw tę informację z analizą konkurencji oraz obecnymi trendami. Być może zauważyłeś, że w okresie pandemii na rynku pojawiło się sporo nowych przedsiębiorców, którzy oferują świecie sojowe DIY oraz naturalne mydła domowej produkcji. Nic dziwnego, to w końcu biznes łatwy do prowadzenia bez wychodzenia z domu.

W tym przypadku ścierają się ze sobą dwie sytuacje. To stale rosnąca konkurencja oraz wzrost popytu na produkty ekologiczne, wegańskie i nietestowane na zwierzętach, który miał miejsce w ostatnich latach. Jeżeli konkurencja jest duża, zastanów się, co może wyróżnić Twoją markę. Poszukaj mocnych i słabych stron firm, które cieszą się największą popularnością. W wielu branżach świadczy o niej np. duża liczba obserwujących na Facebooku czy Instagramie. Poczytaj też opinie ich dotychczasowych klientów. Każdy z tych kroków pomoże Ci znaleźć lukę na rynku, którą może zapełnić Twoja firma.

Zapytaj przyszłych klientów o ich potrzeby

Nie bój się pytać swoich potencjalnych klientów o to, czego potrzebują. Doskonałym przykładem takiego wywiadu jest Lay’s, marka, która ma już przecież ugruntowaną pozycję na rynku. Lay’s regularnie organizuje konkurs, w ramach którego klienci mogli wskazać swój pomysł na nowy smak chipsów. Zwycięskie pomysły zostały wprowadzone do sprzedaży akcyjnej (limitowanej), jak np. „Chrupiące tacos” z amerykańskiej edycji konkursu (2017 rok).

Jak przełożyć to na początek działalności? Dołącz na Facebooku do grup społecznościowych, które są tematycznie powiązane z Twoją branżą. I po prostu zapytaj członków, czego brakuje im na danym rynku. Wytwarzasz wegańskie zamienniki sera? Poszukaj grup dla wegan i zadaj pytanie: jakiego wegańskiego nabiału wam brakuje? Zajmujesz się przewozem osób? Dołącz do grupy swojego miasta i zapytaj, co powinna mieć taksówka marzeń jego mieszkańców; i tak dalej. Dowiedz się też, co irytuje klientów u usługodawców z tej branży (np.: brak możliwości przewozu zwierząt w taksówkach firmy X).

Określenie grupy docelowej i miejsca reklamy

To krok, który jest w ogromnej mierze powiązany z poprzednim. Zasada działania będzie bowiem bardzo podobna. Nim przejdziesz do rejestracji działalności, musisz ustalić, do kogo kierujesz swoje usługi lub towary. A jak określić grupę docelową? Ustal przedział wiekowy swoich potencjalnych klientów, ich zainteresowania czy preferowany rodzaj komunikacji. Np. osoba produkująca gigantyczne superkwaśne żelki może celować marketingowo przede wszystkim w nastolatków, a tych łatwiej szukać na TikToku, niż za pomocą reklamy firmy w Google. Ponownie pomogą Ci grupy społecznościowe związane jakkolwiek z Twoją grupą docelową. Poznasz tam język swoich odbiorców – i ich potrzeby.

Określenie formy prawnej działalności gospodarczej – JDG czy spółka?

Kwestie formalne to już mniej „przyjemna” część przygotowań do rejestracji firmy, ale nie mniej istotna niż określenie grupy docelowej czy obserwowanie konkurencji. Absolutną podstawą jest ustalenie, czy lepsza będzie w Twoim przypadku jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), czy spółka. Jeżeli nie jesteś w swoim biznesie sam, to wybór spółki w ogromnej liczbie przypadków będzie lepszy niż prowadzenie osobnych działalności. Umożliwi wam bowiem odpowiednie dzielenie się kosztami i dochodami.

Nie ma jednak uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, co będzie właściwym wyborem – wszystko zależy bowiem od branży czy sytuacji ekonomicznej przedsiębiorców. To na pewno temat, nad którym warto spędzić co najmniej kilka godzin: poznać formy prawne obowiązujące w kraju, w którym chcesz zarejestrować działalność oraz wiążące się z nimi zobowiązania podatkowe.

Określenie formy opodatkowania

O tym, jak wybrać formę opodatkowania przychodów z działalności gospodarczej, ponownie decyduje kilka kwestii. Pierwszą z nich będzie oczywiście kraj prowadzenia firmy, a zatem to, jakie formy będą dostępne. Kolejną jest wybrana forma prawna prowadzenia firmy. W Polsce dostępne są 4 możliwości:

• zasady ogólne (skala podatkowa),
• podatek liniowy,
• ryczałt

Każda z opcji dostępnych w danym kraju będzie różnić się wysokością podatku. Aby dobrze przygotować się do wyboru, rozpisz sobie własną tabelę. Uwzględnij w niej wszystkie formy opodatkowania, wartość podatku oraz formę prowadzenia księgowości, która się z nią wiąże.

Wybranie księgowej do nowej firmy

Zlecanie usług księgowych biuru rachunkowemu lub zatrudnionej księgowej znacznie ułatwia zapanowanie nad finansami firmy. Nawet jeżeli zamierzasz otworzyć niewielką działalność i wydaje Ci się, że poradzisz sobie z prowadzeniem księgowości, to bardzo łatwo tutaj o błędy. Czeka Cię bowiem pilnowanie terminowych płatności podatkowych, mierzenie się z często skomplikowanymi pismami od urzędów, kontrole urzędowe, zmiany przepisów, liczne faktury… Oddelegowanie księgowości zaoszczędzi Twój czas – i nerwy.

Co więcej, dobra księgowa odpowie na wiele Twoich pytań. Podpowie, co możesz wliczyć w koszty prowadzenia działalności, a tym samym zmniejszyć firmowe wydatki. Gdy będziesz chciał zatrudnić pracownika – i w tym przypadku księgowa mocno Cię odciąży.

Jak zatem widzisz, przygotowanie się do rejestracji firmy wiąże się z koniecznością podjęcia ogromnej liczby decyzji. Dlatego tak dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług dobrego biura rachunkowego, szczególnie na początku. Profesjonalny księgowy nie tylko będzie stanowił pieczę nad Twoimi fakturami, ale przy okazji pełni funkcję informacyjną – w kwestii podatkowej oraz biznesowej. Co więcej, zaufane biuro rachunkowe pomoże Ci z rejestracją działalności gospodarczej oraz odda do dyspozycji proste w obsłudze programy, z którymi stanowienie kontroli nad firmowymi wydatkami będzie dużo łatwiejsze.