Jak udowodnić, że wydatek jest kosztem działalności gospodarczej?

Przepisy prawa podatkowego w dość jednoznaczny sposób wskazują, jakie warunki musi spełnić wydatek, by przedsiębiorca mógł uznać go za koszt uzyskania przychodu. Co ważne, to na właścicielu firmy ciąży obowiązek udowodnienia, że dany wydatek faktycznie jest związany z prowadzoną działalnością.

Związek kosztu z przychodem

By możliwe było uznanie wydatku za koszt działalności gospodarczej, przedsiębiorca musi być w stanie wykazać związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym wydatkiem a przyszłym przychodem. Co to oznacza?

Przykładowo – właściciel firmy IT w kosztach uzyskania przychodu może ująć prenumeratę fachowych czasopism, dzięki którym będzie na bieżąco ze wszystkimi nowinkami. To z kolei może przełożyć się na wzrost jakości świadczonych przez niego usług i uzyskanego przychodu. Jeżeli ten sam przedsiębiorca zdecydowałby się na zakup prenumeraty czasopisma o motoryzacji, wówczas wydatek ten nie mógłby zostać zaliczony do kosztów działalności gospodarczej. Co do zasady nie da się bowiem wykazać racjonalnego związku między znajomością motoryzacji, a uzyskiwaniem przychodów ze świadczenia usług informatycznych.

Koszty uzyskania przychodu – dowód księgowy

Przedsiębiorcy powinni pamiętać także o właściwym udokumentowaniu ponoszonych wydatków. Podstawowym dowodem księgowym pozwalającym na zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu jest faktura. Dopuszczalne są też inne dokumenty księgowe (jak polisa ubezpieczeniowa, rachunek, paragon) – ważne jest jednak, by za każdym razem były one:

• rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
• kompletne, tj. zawierające niezbędne dane,
• wolne od błędów rachunkowych.

Koszty uzyskania przychodu – dodatkowa dokumentacja

By udowodnić, że dany wydatek jest kosztem działalności gospodarczej warto zatroszczyć się także o dodatkowe dokumenty potwierdzające przebieg operacji gospodarczej (np. protokół z wykonania usługi) oraz fakt powiązania z prowadzoną działalnością (np. notatka ze spotkania z klientem w przypadku faktury za hotel).

Nie każdy wydatek to koszt uzyskania przychodu

Należy pamiętać, że nie każdy wydatek, nawet udokumentowany spełniającą wszystkie konieczne warunki fakturą i dokładnie opisany, będzie stanowił koszt uzyskania przychodu. W ustawach o PIT i CIT znajdziemy bowiem listę wydatków, których nie można uznać za związane z prowadzoną działalnością. Są to przykładowo:

• prywatne wydatki przedsiębiorcy,
• kary umowne,
• koszty reprezentacji.