Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna – wady i zalety

Przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Część przedsiębiorców może korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie pod pewnymi warunkami, jednak nie o tym będziemy dzisiaj pisali. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się porównaniem kas i drukarek fiskalnych, wskazując na ich wady i zalety.

Kasa fiskalna i drukarka fiskalna – definicje podatkowe

Wielu przedsiębiorców często zastanawia się, czy kasa i drukarka fiskalna to jest to samo? W przepisach najczęściej pojawiają się informacje na temat kas fiskalnych, dlatego też tak trudno jest uchwycić różnicę pomiędzy kasą a drukarką fiskalną. W ustawie o podatku VAT jeżeli chodzi o sprzedaż na rzecz osób fizycznych mówi się jedynie o kasach fiskalnych. Mamy jeszcze Rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące i z niego można się dowiedzieć, jak jest zdefiniowana kasa i drukarka fiskalna.

Kasa fiskalna

Kasy z programem aplikacyjnym, posiadające własną bazę danych o towarach i usługach, zwaną dalej „bazą towarową”, z możliwością jej zmiany wyłącznie poprzez zdefiniowaną funkcję niezmiennego programu aplikacyjnego.

Drukarka fiskalna

Kasy bez programu aplikacyjnego, sterowane przez interfejs komunikacyjny zewnętrznym programem aplikacyjnym, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany przypisania stawek podatku oraz zwolnienia od podatku do nazw towarów lub usług.

Kasa a drukarka fiskalna – podobieństwa i różnice

Przyjrzymy się teraz czym tak naprawdę różni się kasa fiskalna od drukarki. Spróbujemy porównać kilka istotnych elementów dla lepszego zobrazowania.

Kasa fiskalna	Drukarka fiskalna
Kasa fiskalna działa samodzielnie, nie potrzebuje dodatkowych aplikacji, żeby mogła pracować.	Drukarka fiskalna, żeby mogła działać musi być połączona z komputerem lub laptopem. W takim przypadku będzie wymagane dodatkowe oprogramowanie sprzedażowe
W pamięci kasy znajduje się baza towarów i usług	Baza towarowa znajduje się na urządzeniu, z którym połączona jest drukarka fiskalna
Stany magazynowe są aktualizowane dopiero po wprowadzeniu sprzedaży z kasy, może dojść do ujemnych stanów magazynowych	W zależności od posiadanego oprogramowania stany magazynowe mogą być na bieżąco monitorowane, nie ma możliwości sprzedaży przy braku towaru na magazynie
Zakup kasy fiskalnej – mniejsze obciążenie finansowe – jest tańsza	Zakup drukarki fiskalnej – większe obciążenie finansowe – jest droższa
Wydruk paragonu z kasy i drukarki fiskalnej jest taki sam, dla nabywcy nie ma widocznej różnicy czy paragon został wystawiony na kasie czy drukarce fiskalnej

Przedsiębiorcy mają możliwość zakupu również kasy fiskalnej mobilnej, która może okazać się niezbędna przykładowo przy działalności sezonowej, przy obsłudze imprez kulturalnych, sportowych a nawet w okresie nasilonego ruchu stacjonarnie w sklepie w celu usprawnienia obsługi.

Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna – wady i zalety

Stojąc przed wyborem kasa czy drukarka fiskalna ważne jest poznanie ograniczeń zarówno jednego, jak i drugiego urządzenia. W poprzednim akapicie wykazaliśmy podobieństwa i różnice, a przede wszystkim opisane zostały funkcje, jakie posiadają. Poniżej spróbujemy wskazać wady i zalety obydwu rozwiązań, przy czym warto w tym miejscu podkreślić, że to co jest wadą dla jednych może być zaletą dla innych.

Kasa fiskalna	Drukarka fiskalna
Instalacja kasy fiskalnej dobrze sprawdzi się przy ewidencjonowaniu sprzedaży w małych sklepach, drogeriach, u fryzjera, kosmetyczki, lekarza czy prawnika	Posiadanie drukarki fiskalnej będzie lepszym rozwiązaniem dla dużych sklepów, marketów
Kasa fiskalna może działać samodzielnie	Drukarka fiskalna wymaga połączenia z komputerem, laptopem
Na kasie znajduje się ograniczona ilość informacji z uwagi na niewielką pamięć. Wprowadzona jest przede wszystkim baza towarowa	Możliwości drukarki fiskalnej są znacznie większe, ponieważ jest zintegrowana z programem komputerowym
Nie można na bieżąco monitorować stanów magazynów, może dojść do sprzedaży towaru, którego nie ma na magazynie	Stany magazynowe aktualizują się na bieżąco w momencie wystawiania paragonu fiskalnego, nie ma możliwości stworzenia ujemnych stanów magazynowych
Kasa fiskalna ma ograniczone możliwości	Drukarka fiskalna współdziała z programem komputerowym, co pozwala na tworzenie raportów, zestawień, niestandardowych wydruków
Zarówno w przypadku kasy fiskalnej, jak i drukarki fiskalnej można ubiegać się o zwrot ulgi za zakup. Potwierdzają to również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, przykładowa to interpretacja nr 0112-KDIL3.4012.36.2019.2.LS z dnia 24.01.2020 r.

Podsumowanie

Decyzja o zakupie kasy lub drukarki fiskalnej jest bardzo indywidualna i jej podjęcie zależy od kilku czynników, na które zwróciliśmy uwagę w publikacji. Wygodniejszym rozwiązaniem jest kasa fiskalna, która działa autonomiczne, natomiast uruchomienie drukarki jest możliwe dopiero po połączeniu z programem zainstalowanym na komputerze. Dla odbiorcy nie ma znaczenia z jakiego urządzenia otrzyma paragon fiskalny. Drukarka fiskalna ma więcej możliwości w odróżnieniu od kasy, która posiada jedynie w swojej pamięci bazę towarową. Jeżeli przedsiębiorcy zależy na monitorowaniu stanów magazynowych na bieżąco, to na pewno lepszym rozwiązaniem będzie drukarka fiskalna. W artykule podano wystarczająco dużo informacji, które na pewno pomogą podjąć decyzję o zakupie odpowiedniego dla danej firmy sprzętu.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.