Kasy online – techniczne aspekty użytkowania

Rozporządzenie weszło w życie 07.07.2018 r. zastępując dotychczasowe rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z 27.08.2013 r. 

Zgodnie z przepisami przejściowymi do końca 2018 r. przedsiębiorcy stosujący kasy z papierowym zapisem kopii stosowali rozporządzenie z 2013 r. Z kolei przedsiębiorcy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii (kasy konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych) do końca 2023 r. stosują dotychczasowe przepisy rozporządzenia regulującego warunki i kryteria techniczne, które muszą spełniać kasy fiskalne.

Co zawiera nowe rozporządzenie o kasach rejestrujących?

Nowe rozporządzenie, zgodnie z § 1 określa:

• szczegółowe warunki i kryteria techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące,
• sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas numerami unikatowymi, warunki ich przydzielania,
• dokumenty, które muszą być dołączone do kasy w momencie wprowadzania ich do obrotu,
• dane, które powinien zawierać wniosek producenta krajowego albo podmiotu dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących o wydanie potwierdzenia wymienionego w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT (potwierdzenia spełnienia przez kasę warunków i kryteriów technicznych), jak również rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, oraz kas rejestrujących wzorcowych do badań i innych urządzeń, które mają być przedstawione lub dostarczone wraz z wnioskiem,
• okres, na który wydawane jest potwierdzenie o spełnieniu przez kasę funkcji, warunków i kryteriów technicznych, o którym mowa w art. 111 ust. 6b,
• zakres badań kas oraz rodzaje danych zawartych w sprawozdaniu, potwierdzających spełnienie przez kasy funkcji oraz kryteriów i warunków technicznych.

Nowe pojęcia dotyczące kas online

Głównym celem nowego rozporządzenia jest stworzenie warunków technicznych dla kas online umożliwiających przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) oraz umożliwienie ich współpracy z terminalami płatniczymi.

W związku z powyższym, w paragrafie 2 rozporządzenia wprowadzono nowe pojęcia. Najważniejszymi z nich są:

• emisja – tworzenie i zapis w pamięci fiskalnej lub chronionej dokumentu w postaci elektronicznej oraz wydruk dokumentu w postaci papierowej na drukarce fiskalnej,
• interfejs komunikacyjny – urządzenie komunikacyjne, przewodowe lub bezprzewodowe wraz z oprogramowaniem, pracujące pod kontrolą programu kasy, pozwalające co najmniej na wymianę informacji z zewnętrznymi programami i zapewniające przekaz danych oraz podłączenie kasy do urządzeń zewnętrznych i terminala płatniczego,
• moduł kryptograficzny – urządzenie trwale zawarte w kasie, odpowiedzialne za generowanie podpisów cyfrowych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych emitowanych przez kasę,
• pamięć chroniona – urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych emitowanych przez kasę pod bezpośrednią kontrolą programu kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia podczas weryfikacji zapisów z zawartością pamięci fiskalnej,
• przekaz danych – transmisja dokumentów i danych zapisanych w kasie do zewnętrznego systemu teleinformatycznego, a także zapewnienie możliwości transmisji do kasy poleceń sterujących i konfigurujących jej działanie w zakresie określonym w rozporządzeniu,
• tryb fiskalny – tryb obejmujący nieprzerwany okres od zakończenia procesu fiskalizacji do wykonania raportu fiskalnego rozliczeniowego albo łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego,
• tryb serwisowy – tryb pracy dostępny wyłącznie dla serwisu kasy po usunięciu plomby,
• tryb tylko do odczytu – tryb umożliwiający odczyt danych z pamięci fiskalnej kasy lub pamięci chronionej zapisanych w okresie poprzedzających przejście kasy w tryb tylko do odczytu oraz umożliwiający zapis danych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, a także uniemożliwiający jego zmianę na inny,
• zdarzenie – zdarzenie występujące podczas pracy kasy, rejestrowane w pamięci fiskalnej kasy lub pamięci chronionej, mające znaczenie dla prawidłowości ewidencjonowania obrotu i kwoty podatku należnego oraz prawidłowej pracy kasy wymienione w § 19 pkt 3 omawianego rozporządzenia.

Poza nowymi pojęciami zmianie uległy pojęcia zawarte w uchylonym rozporządzeniu. Przykładem tego jest pojęcie paragonu fiskalnego, które zostało zastąpione pojęciem paragonu fiskalnego lub faktury.  

W kolejnych paragrafach został wprowadzony nowy podział kas – ze względu na konstrukcję oraz przeznaczenie. Podział ten zaprezentowany został tutaj. 

Zmiany warunków użytkowania kas

Najważniejszymi zmianami są zmiany dotyczące warunków użytkowania kas. Zestawienie najważniejszych informacji zawiera poniższa tabela.

Przepis rozporządzenia	Zakres tematyczny	Zapis rozporządzenia
§ 6, 14	Budowa kasy	W skład kasy wchodzą takie elementy jak: pamięci kasy (rodzaje: fiskalna, chroniona, zawierająca program kasy, przeznaczona do zapisu bazy towarowe – bez drukarek fiskalnych; dodatkowo w przypadku drukarek fiskalnych dodatkowo pamięć umożliwiająca działanie algorytmu weryfikującego zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów), zegar czasu rzeczywistego, drukarka kasy, wyświetlacz dla nabywcy oraz dla użytkownika kasy, klawiatura kasy, zasilanie akumulatorowe, moduł kryptograficzny oraz interfejs komunikacyjny. Wyświetlacz dla nabywcy umożliwia nabywcy odczyt wartości sprzedaży.
§ 6 pkt 7	Interfejs komunikacyjny	Powinien on umożliwiać co najmniej: przekazywanie danych za pośrednictwem sieci Internet lub elektronicznej w przypadku kas umożliwiających przesyłanie danych, odczyt zawartości pamięci fiskalnej i chronionej kasy, współpracę z terminalem płatniczym (z wyłączeniem drukarek fiskalnych).
§ 8 i 9                § 19	Pamięć fiskalna	Najważniejsze cechy: kontrolowana wyłącznie bezpośrednio z programu pracy kasy, uniemożliwia usunięcie lub zmianę zapisanych danych i programu pamięci fiskalnej w przypadku jego stosowania, zapisane w niej dane przechowuje w sposób trwały uniemożliwiający ich zmianę, z możliwością ich odczytu przez serwis główny w przypadku uszkodzenia kasy, jej wymiana dokonywana jest przez serwis główny i wymaga wymiany pamięci chronionej. Najważniejsze dane w niej zapisywane: łączna wartość brutto dla każdego paragonu i faktury emitowanej przez kasę, dane zawarte w raporcie dobowym, dane rejestru zdarzeń, parametry pracy kasy, klucze publiczne służące do weryfikacji danych zapisanych w pamięci chronionej.
§ 10 i 11                    § 20	Pamięć chroniona	Najważniejsze cechy: kontrolowana wyłącznie bezpośrednio z programu pracy kasy, zapewnia trwały zapis, także w przypadku utraty zasilania, i wielokrotny odczyt zapisanych w niej danych (także przez podatnika), w przypadku uszkodzenia lub zapełnienia jest wymieniana w trybie serwisowym, jest powiązana z pamięcią fiskalną, jej wymiana nie powoduje obowiązku wymiany pamięci fiskalnej (pod warunkiem możliwości jej powiązania z pamięcią fiskalną), po jej wymianie kasa przekazuje dane o tym zdarzeniu w celu otrzymania aktualnego harmonogramu przekazu danych. Najważniejsze dane w niej zapisywane: numer ewidencyjny kasy, numer unikatowy nadany pamięci fiskalnej kasy powiązany z pamięcią chronioną, numer NIP przedsiębiorcy, harmonogram przekazu danych online, wszystkie dokumenty fiskalne i niefiskalne emitowane przez kasę (z wyłączeniem np. raportów okresowych czy raportów zdarzeń), klucze publiczne służące do weryfikacji danych zapisanych w pamięci chronionej.
§ 12	Program pracy kasy	Najważniejsze cechy: jednoznacznie identyfikowany przez nazwę, wersję oraz sumę kontrolną, jest zainstalowany w sposób umożliwiający jego aktualizację wyłącznie przez pobranie nowej wersji, sterujące w jednoznaczny sposób emisją wszystkich dokumentów emitowanych przez kasę, uniemożliwiając wydruk dokumentów niezdefiniowanych w programie pracy kasy, nie może zawierać funkcji usuwania i zmiany danych zapisanych w pamięci fiskalnej lub chronionej.
§ 17	Odczyt danych z kasy	W zakresie odczytu danych kasa umożliwia: odczyt lokalny oraz za pomocą programu do odczytu z pamięci fiskalnej i chronionej, weryfikację danych za pomocą klucza publicznego w komputerowych systemach ogólnodostępnych, tworzenie raportów okresowych, wyszukiwanie dokumentów według zadanych parametrów, wyszukiwanie stawek podatku przy sprzedaży czy określonych nazw towarów.
§ 32 – 48	Praca kasy	Najważniejsze informacje w zakresie pracy kasy: przed fiskalizacją pracuje w trybie niefiskalnym (nie emituje dokumentów fiskalnych oraz zapewnia przesył danych w celu sprawdzenia ich zgodności) a po fiskalizacji w trybie fiskalnym (dostęp dla użytkownika lub w trybie serwisowym), podczas włączania kasy dokonuje ona sprawdzenia np. wersji programu pracy kasy, jego zgodności z programem pamięci fiskalnej, niezmienności danych w pamięci fiskalnej. Negatywny wynik sprawdzenia powoduje blokadę kasy, po fiskalizacji kasa uniemożliwia: rejestrowanie zwrotów, stornowanie pozycji, dokonywania korekt i anulowania paragonów czy faktur po ich akceptacji, zerowania rejestrów dobowej sprzedaży, blokada możliwości rejestracji sprzedaży następuje np. w przypadku zapełnienia pamięci, awarii lub odłączenia pamięci fiskalnej lub chronionej albo odłączenia drukarki kasy czy wyświetlacza dla nabywcy, braku papieru, kasa przekazuje dane używając domyślnego harmonogramu, nie rzadziej jednak niż co 2 godziny, nie informuje użytkownika o trwającym przekazie. Przekaz obejmuje dane dotyczące raportów fiskalnych dobowych, paragonów fiskalnych i fiskalnych anulowanych, faktur i faktur anulowanych (przed ich ostatecznym zatwierdzeniem) – zapisanych od ostatniego przekazu danych, współpracuje z zewnętrznym terminalem płatniczym za pomocą protokołu komunikacyjnego (nie dotyczy drukarek fiskalnych), wszystkie napisy dotyczące transakcji i opisy w dokumentach emitowanych przez kasę są dokonywane w języku polskim, nie może wykonywać funkcji prowadzących do nieprawidłowej ewidencji sprzedaży.

Co muszą zawierać dokumenty emitowane przez kasy?

Szczegółowe elementy i dane jakie mają zawierać emitowane przez kasę dokumenty zawierają:

• § 23 – w odniesieniu do paragonów fiskalnych (papierowych i elektronicznych),
• § 24 – w odniesieniu do paragonu lub faktury anulowanej,
• § 25 – w odniesieniu do emitowanych przez kasę faktur,
• § 26 – w odniesieniu do raportów dobowych,
• § 27 – w odniesieniu do raportów okresowych (miesięcznych, rozliczeniowych),
• § 28 – w odniesieniu do łącznych raportów okresowych (miesięcznych lub rozliczeniowych),
• § 29 – w odniesieniu do raportów zdarzeń,
• § 30 – w odniesieniu do dokumentów niefiskalnych w postaci elektronicznej i papierowej lub tylko elektronicznej,
• § 31 – w odniesieniu do raportu fiskalizacji.

Dodatkowo poza uregulowaniami dotyczącymi wszystkich kas rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych jakie muszą spełniać kasy zawiera dodatkowe zapisy dotyczące kas o zastosowaniu specjalnym. Dotyczą one kas wymienionych w § 5 ust. 1 pkt 2 czyli np. kasy przeznaczone do ewidencjonowania usług przewozu osób oraz ich bagaży podręcznego, usług transportu pasażerskiego, służące do ewidencji sprzedaży leków czy też rozliczające więcej niż jedną transakcję jednocześnie.