Kasy online – nowy typ kas

Kasy fiskalne online – podział

Rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych jakim muszą odpowiadać kasy rejestrujące zawiera podstawowy podział kas.

Rozporządzenie dzieli kasy wg dwóch kryteriów:

• podział ze względu na konstrukcję,
• podział ze względu na przeznaczenie.

Innym podziałem, najistotniejszym z punktu widzenia nowych przepisów jest podział na kasy ze względu na sposób zapisu danych. Wyróżniamy tu:

• kasy z papierowym zapisem kopii – kasy, które kopie generowanych dokumentów zapisują w wersji papierowej (na drugiej rolce tzw. kasy dwurolkowe),
• kasy z elektronicznym zapisem kopii – kasy konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych (np. na karcie SD/SDHC),
• kasy online – kasy o których mowa w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, czyli kasy umożliwiające przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiające połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

Poniżej zostaną opisane zasady zgłaszania, ewidencjonowania, rozliczania ulgi na kasę dla poszczególnych typów kas obowiązujące od 01.05.2019 r. Uwzględniają one zmiany wynikające z ustawy z 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz – Prawo o miarach, a także nową treść rozporządzeń: w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. oraz w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika z dnia 29 kwietnia 2019 r. W przypadku kiedy, w wyniku stosowania przepisów przejściowych zastosowanie mają dotychczasowe wersje wskazanych rozporządzeń, informacje wskazane zostały na podstawie dotychczasowych przepisów.

Zakup kasy

a) kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii

Możliwy będzie jej zakup także po zmianie przepisów jednak ważne, aby w momencie zakupu kasa miała potwierdzenie, że spełnia wymagane funkcje, kryteria i warunki techniczne. Przedsiębiorca kupujący taką kasę powinien sprawdzić czy kasa ma potwierdzenie, na jaki okres jest ono wydane i czy nadal jest ważne. Zgodnie z art. 8 wskazanej wyżej ustawy zmieniającej potwierdzenia spełnienia funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla:

• kas z elektronicznym zapisem kopii – zachowują moc przez okres na jaki zostały wydane – nie dłużej niż do 31.12.2022 r.
• kas z papierowym zapisem kopii – zachowują moc przez okres na jaki zostały wydane – nie dłużej niż do 31.08.2019 r.

Podatnik decydujący się na zakup jednej ze wskazanych kas, która na dzień zakupu ma ważne potwierdzenie mimo upływu terminu jego ważności, może nadal jej używać. Jednak w przypadku kas z papierowym zapisem kopii należy pamiętać, iż w kasach tych nie będzie możliwości wymiany pamięci.

Zakup kas “starego typu” po 01.05.2019 r. nie jest polecany przedsiębiorcom, którzy z mocy ustawy będą mieli obowiązek ewidencjonowania za pomocą kas online.

Przykład

W maju 2019 r. przedsiębiorca nabył kasę z elektronicznym zapisem kopii. Przedsiębiorca nie jest wymieniony jako zobowiązany do wdrożenia we wskazanych terminach kasy online. W momencie zakupu kasa miała potwierdzenie o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych wymaganych dla kasy. Potwierdzenie posiadane przez kasę traci moc z końcem 2022 r. Mimo tego przedsiębiorca będzie mógł z niej korzystać do czasu jej technicznego zużycia.

b) kasy online

Zgodnie z art. 145b ustawy o VAT pewne grupy podatników mają obowiązek zainstalowania kas online. Grupy oraz daty, od kiedy konieczne będzie ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas online zawiera tabela.

Poza wymienioną grupą podatników, także pozostali mogą wymienić kasę na kasę online czy też kupując kasę nabyć już urządzenie nowszego typu. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia ulgi na kasę.

Zgłoszenie kasy do US

a) kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii

W przypadku zakupu “starych kas” podatnicy nadal będą mieć obowiązek dokonania zgłoszenia kasy do US w celu uzyskania numeru ewidencyjnego kasy. Zasady zgłoszenia kasy wskazane zostały w § 22 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (z dnia 29.04.2019 r.). Zgodnie z tym przepisem w ciągu 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji przedsiębiorca składa w US zgłoszenie danych dotyczących kasy (wg wzoru wskazanego w zał. nr 3 rozporządzenia).

b) kasy online

W przypadku zakupu kasy online nie będzie obowiązku zgłoszenia kasy w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Fiskalizacja będzie odbywać się online. Dokonywana jest ona przy pomocy serwisanta po umożliwieniu połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). W jej wyniku w sposób nieodwracalny w pamięci kasy zostają zapisane takie dane jak NIP przedsiębiorcy oraz numer ewidencyjny kasy. Dodatkowo w pamięci kasy zostanie zapisany harmonogram przesyłania danych przez kasę.

W obu przypadkach przedsiębiorca po uzyskaniu numeru ewidencyjnego nanosi go na obudowę kasy oraz do książki kasy. Po fiskalizacji kasy służy ona do ewidencji sprzedaży jedynie w trybie fiskalnym.

Rozliczenie ulgi na kasę

a) kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii

b) kasy online

Z ulgi na kasę będą mogli skorzystać przedsiębiorcy kupujących kasy online, u których:

• powstał obowiązek ewidencjonowania i którzy w obowiązujących terminach rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży z zastosowaniem kas online,
• nie powstał obowiązek ewidencjonowania i którzy rozpoczną ewidencjonowanie z zastosowaniem kas online oraz dotychczas nie używali kas online ani kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do prowadzenia ewidencji sprzedaży,
• powstał obowiązek wymiany kas na kasy online w datach wskazanych w powyższej tabeli (tu dniem rozpoczęcia ewidencjonowania jest dzień od kiedy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy online).

Dodatkowo zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT warunkiem skorzystania z ulgi na zakup kasy jest to, aby została ona zakupiona w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania. Z kolei zgodnie z § 2 Rozporządzenia w sprawie kas podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu więcej niż jednej kasy mają prawo do zwrotu w odniesieniu do każdej z kasy pod warunkiem rozpoczęcia ewidencjonowania przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania. Przedsiębiorcy korzystający z większej ilości kas w celu uzyskania prawa do ulgi muszą nie tylko zakupić kasy w odpowiednim terminie, ale i rozpocząć na nich ewidencjonowanie we wskazanym terminie.

Sposób rozliczenia ulgi na kasę określa nowe rozporządzenie z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.

Ulga na kasę nadal będzie wynosić 90% jej wartości netto nie więcej niż 700 zł.

Warunkami uprawniającymi do ulgi (§ 2 rozporządzenia) są posiadanie faktury zakupu kasy oraz potwierdzenia jej opłacenia w całości. Dodatkowo zakupiona kasa powinna zostać zakupiona w okresie obowiązywania potwierdzenia o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, czyli potwierdzenia, iż kasa spełnia wymagania techniczne wskazane dla kas rejestrujących. Analogicznie jak w poprzednim rozporządzeniu podatnik rozlicza ulgę na kasę w okresie rozpoczęcia ewidencjonowania lub w okresach kolejnych. Zmianie, w stosunku do poprzedniej wersji uległ sposób rozliczenia ulgi:

• w przypadku kiedy w deklaracji, w której przedsiębiorca rozlicza ulgę kwota podatku należnego jest wyższa od ulgi – przedsiębiorca pomniejsza kwotę podatku VAT do zapłaty o kwotę ulgi,
• w przypadku kiedy w deklaracji, w której rozliczana jest ulga – podatek należny jest niższy od kwoty ulgi – przedsiębiorca pomniejsza kwotę podatku VAT a pozostałą kwotę może wskazać do zwrotu lub zostawić do przeniesienie na kolejny okres;
• w przypadku kiedy w deklaracji, w której rozliczana jest ulga nie ma podatku należnego przedsiębiorca kwotę ulgi wykazuje zwrotu na rachunek bankowy lub do przeniesienia na kolejny okres.

Jednocześnie przepisy nadal pozwalają na wybór miesiąca, w którym przedsiębiorca decyduje się na rozliczenie ulgi w deklaracji VAT. Nie może być to miesiąc wcześniejszy niż miesiąc rozpoczęcia ewidencjonowania.

Podatnicy zwolnieni z VAT – którzy nie składają deklaracji VAT-7/VAT-7K – tak jak dotychczas, aby uzyskać zwrot muszą wystąpić z wnioskiem o zwrot do naczelnika US. Elementy jakie wniosek ma zawierać i dokumenty, jakie należy do niego dołączyć zostały praktycznie bez zmian. Najistotniejszą zmianą jest to, iż przedsiębiorca do wniosku nie będzie już musiał dołączać oryginału faktury zakupu kasy – wystarczająca będzie jej kopia. Dodatkowo do wniosku nie będzie trzeba już dołączać danych podmiotu dokonującego fiskalizacji kasy. Wymagane będzie jednak dołączenie kopii raportu miesięcznego potwierdzającego rozpoczęcie ewidencjonowania. Szczegółowe informacje zawarte są w § 4 wskazanego wyżej rozporządzenia.

Zasady zwrotu ulgi na kasę

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika – w przypadku kas “starego” typu zakupionych przed dniem jego wejścia w życie (01.05.2019) stosujemy dotychczasowe przepisy wynikające z rozporządzenia regulujące obowiązek zwrotu ulgi na kasę. Kwestię obowiązku zwrotu ulgi reguluje również art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Ustawa wprowadzająca zmiany w jego treści nie zawiera przepisów przejściowych także, nowe brzmienie tego przepisu będzie miało zastosowanie również do kas zakupionych przed 01.05.2019 r.

Zestawienie sytuacji powodujących obowiązek zwrotu ulgi na kasę od 01.05.2019 zawiera poniższa tabela.

* W powyższych przypadkach obowiązek zwrotu dotyczy tylko tych kas dla których zdarzenie miało miejsce.

Do zwrotu ulgi nie będą zobowiązani podatnicy, którzy zaprzestaną używania kasy przed wskazanym okresem 3 lat w związku z obowiązkową ich wymianą na kasy online. Zwrot ulgi będzie natomiast konieczny w przypadku podatników, którzy przed upływem 3 lat będą wymieniali kasę na kasę online – mimo braku takiego obowiązku.

Przegląd kasy

Zgodnie z § 54 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących przedsiębiorca nie rzadziej niż co dwa lata ma obowiązek poddania kasy przeglądowi. W przypadku pierwszego obowiązkowego przeglądu – jego termin ustalany jest od dnia fiskalizacji kasy. Termin ten wygląda inaczej w przypadku kas o przeznaczeniu specjalnym. Dodatkowo przegląd kasy jest konieczny w przypadku jej odzyskania np. po kradzieży. W przypadku kas online wykonanie tego obowiązku będzie stwierdzane na podstawie wpisu wyniku przeglądu technicznego w książce kasy i zapisu daty dokonania takiego przeglądu w Centralnym Repozytorium Kas. Z kolei w przypadku kas ”starego” typu to serwisy kas będą miały obowiązek składać do właściwego US wykaz obowiązkowych przeglądów technicznych w terminie do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania.

Nowymi zapisami jakie pojawiły się w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących są:

• brak obowiązku dokonywania przeglądu w okresie zawieszenia działalności (o ile w tym okresie nie jest dokonywana ewidencja na kasie) oraz obowiązek podania kasy przeglądowi technicznemu po wznowieniu a przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji na kasie,
• obowiązek podania kasy przeglądowi technicznemu po objęciu kasy w używanie (w przypadku jej używania na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy) a przed dniem dokonania jej fiskalizacji.

Zgodnie z art. 145a ust. 10 i art. 111 ust. ustawy o VAT, w przypadku braku podania kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminach wskazanych w rozporządzeniu naczelnik US nakłada na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości 300 zł. Kara ta dotyczy zarówno podatników korzystających z kas online jak i z kas starego typu.

Pozostałe obowiązki w zakresie prawidłowości działania kasy przedstawia poniższa tabela.

Zasady prowadzenia ewidencji za pośrednictwem kasy rejestrującej

a) Zasady dotyczące wszystkich typów kas

Wskazane powyżej zasady wystawiania i wydawania paragonów są inne w przypadku kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług (§ 12 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Obowiązujące do końca kwietnia 2019 r. Rozporządzenie z 14 marca 2013 w sprawie kas rejestrujących w inny sposób określało zasady przypisywania stawek VAT do poszczególnych liter na kasie. Porównanie zawiera tabela.

Zgodnie z § 59 rozporządzenia przedsiębiorcy, którzy na dzień 01.05.2019 r. stosują dotychczasowe przypisanie stawek literom na zmianę mają czas do 31 lipca 2019 r.

Powyższy obowiązek przedsiębiorca musi spełnić przed rozpoczęciem przez daną osobę (np. pracownika) prowadzenia ewidencji na kasie. Jest to konieczne bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji. Osoba, która będzie prowadziła ewidencję na kasie po zapoznaniu się z zasadami prowadzenia ewidencji, składa przedsiębiorcy oświadczenie o zapoznaniu się z nimi.

Informacja o zasadach ewidencji oraz oświadczenie sporządzane jest w dwóch jednakowych egzemplarzach – po jednym dla przedsiębiorcy i osobie, która będzie prowadziła ewidencję na kasie. Zgodnie z § 58 Rozporządzenie osoby prowadzący ewidencję na kasie w dniu wejścia w życie rozporządzenia, czyli na dzień 01.05.2019 r. składają przedsiębiorcy powyższe oświadczenie do dnia 31.05.2019 r.Niezmienione w stosunku do poprzednio obowiązujących są zasady korekt sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej. W nowym rozporządzeniu wskazane są one w § 3.Tak samo jak w poprzednio podatnicy zwolnieni z VAT ewidencjonują sprzedaż jako sprzedaż zwolnioną z VAT.Powyżej wskazane zasady nie zawierają szczegółowych informacji dla kas o przeznaczeniu specjalnym.

b) Zasady dotyczące kas online

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorców stosujących kasy online jest zapewnienie połączenia kasy umożliwiającego przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas. W przypadku kiedy z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy połączenie to nie jest dostępne przedsiębiorca nadal ewidencjonuje sprzedaż na kasie i niezwłocznie zapewnia połączenie. W przypadku trwałego braku połączenia – za zgodą naczelnika przedsiębiorca nadal prowadzi ewidencję i zapewnia w ustalonych odstępach czasowych połączenie kasy z CRK. W celu uzyskania zgody naczelnika US przedsiębiorca składa wniosek zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku nr 2 rozporządzenia w sprawie kas.

W przypadku kas online rozporządzenie przewiduje wystawianie dokumentów w formie papierowej i elektronicznej. Zestawienie tych dokumentów wraz z formą ich wystawiania zawiera tabela.

Zakres danych wymaganych we wskazanych dokumentów określa Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28.05.2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.

c) Zasady dotyczące kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Przedsiębiorcy po zmianie przepisów mogą nadal korzystać z kas z papierowym i elektronicznym zapisem danych. Ważne aby używana kasa zapewniała prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących sprzedaży, w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Kasy powinny pozwalać na przechowywanie danych, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem danych konieczne, aby zapewniały bezpieczne ich przesyłanie na zewnętrznych nośnikach danych.

W przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii dane wymagane na wystawianych przez te kasy paragonach i raportach dobowych nie są wskazane w rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych, ale w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących (w § od 25 do 28).

W odróżnieniu od kas online przedsiębiorcy nie mają możliwości wystawienia dokumentów w formie elektronicznej. Dokumenty wystawiane są w formie papierowej. Dokumenty te, a także ich kopie podlegają wydrukowi.

Zgodnie z § 29 rozporządzenia w sprawie kas:

• w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii podatnik dokonuje wydruku dokumentów emitowanych przez kasę. Obowiązek ten nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaż towarów i usług, kiedy dokumenty te nie są drukowane dla nabywcy, a także raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych (poza raportem dobowym fiskalizacji dołączanym do książki kasy). Dodatkowo (zgodnie z art. 145a ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług kasa powinna zapewniać bezpieczny przesył danych na nośniki zewnętrzne),
• w przypadku kas z papierowym zapisem kopii podatnik dokonuje wydruku dokumentów emitowanych przez kasę oraz ich kopii.

Najem kasy i przekazanie kasy w użytkowanie

W przypadku kas online ustawodawca wprowadził nowe rozwiązanie jakim jest możliwość używania kasy nie będącej własnością przedsiębiorcy, ale użytkowaną na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Warunkiem skorzystania przez przedsiębiorcę z tej formy użytkowania kasy jest to, aby podmiot będący ich właścicielem (np. wynajmujący czy leasingodawca) nabył je w okresie obowiązywania potwierdzenia o spełnieniu wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych a sama kasa miała nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną.

Podmiot oddający kasę w używanie na podstawie najmu, dzierżawy czy leasingu ma obowiązek przekazania podatnikowi przyjmującemu kasę dane podmiotu prowadzącego serwis oraz serwis główny, a także dokumenty dotyczące nabycia kasy (np. kopia dokumentu potwierdzającego nabycie kasę).

Z kolei podmiot przyjmujący kasę w używanie ma obowiązek poddać kasę pierwszemu obowiązkowemu przeglądowi technicznemu po jej objęciu w używanie, a przed dniem dokonania fiskalizacji.

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących zawiera również zapis, na podstawie którego przedsiębiorca mający obowiązek ewidencjonowania sprzedaży, zleca jej prowadzenie innemu podmiotowi, przekazując mu jednocześnie kasę do jej ewidencjonowania lub zobowiązując go do prowadzenia ewidencji na swoją rzecz lub w swoim imieniu przy zastosowaniu kasy własnej tego podmiotu. W przypadku kiedy inny podmiot ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży własnej, przy użyciu kasy własnej ewidencjonuje całą sprzedaż własną i prowadzoną w imieniu i na rzecz innych podatników. To przekazanie kasy innemu podmiotowi lub zobowiązanie innego podmiotu do prowadzenia tej ewidencji przy użyciu kasy własnej tego podmiotu wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej. Powyższa możliwość dotyczy zarówno kas online jak i kas starego typu.

Przechowywanie dokumentów emitowanych z kasy

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących obowiązkiem wszystkich podatników używających kasy fiskalne jest przechowywanie dokumentów fiskalnych i ich kopii, w tym zawartych w pamięci chronionej kasy przez okres wymagany Ordynacją podatkową. Analogiczny zapis znajduje się w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT.

Oba wskazane wyżej przepisy wskazują na obowiązek przechowywania dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wskazanymi wyżej dokumentami fiskalnymi są (§ 2 pkt 1 rozporządzenia):

• w przypadku kas online: paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, faktura, faktura anulowana, raport fiskalny,
• w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii: paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, faktura, faktura anulowana, raport fiskalny dobowy, okresowy, w tym miesięczny i rozliczeniowy.

Przepisy rozporządzenia nie wskazują jednoznaczne na formę przechowywania dokumentów – wskazują jedynie, że dokumenty powinny być przechowywane zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości.

Postępowanie w kradzieży kasy lub jej awarii.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących w przypadku kradzieży kasy (jej utraty wskutek siły wyższej) przedsiębiorca ma obowiązek:

• niezwłocznie zgłosić ten fakt naczelnikowi US (nie później niż w terminie 5 dni), dołączając do zgłoszenia potwierdzenie zgłoszenia wydane przez organy ścigania,
• po odzyskaniu kasy rejestrującej zgłosić ten fakt niezwłocznie naczelnikowi US oraz poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (minimum dzień wcześniej przed jej ponownym użytkowaniem).

Kwestię postępowania w przypadku awarii kasy określa art. 111 ust. 3 ustawy o VAT. Wskazuje on, iż w przypadku braku możliwości ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu kasy rezerwowej. W przypadku np. jej braku sprzedaż nie może być prowadzona.

W przypadku kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii, jeśli używanie kasy rezerwowej wiąże się z zmianą w zgłoszeniu dotyczącym miejsca używania tej kasy – konieczna jest aktualizacja dokonanego zgłoszenia (zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku nr 3 rozporządzenia).

Awarię kasy – zarówno kasy online jak i kasy “starego typu” przedsiębiorca zgłasza do serwisu kas.

Zmiana miejsca użytkowania kasy i wymiana pamięci kasy

b) kasy online

W sytuacji zmiany miejsca użytkowania kasy przedsiębiorca powinien zapewnić zapisanie w pamięci fiskalnej i chronionej kasy oraz książce kasy aktualnych danych dotyczących miejsca używania kasy.

W kasach online wymianie mogą podlegać dwa rodzaje pamięci – pamięć chroniona i pamięć fiskalna. Oba rodzaje pamięci wymienne są w sytuacji ich zapełnienia lub uszkodzenia. Wymiana pamięci chronionej następuję tylko w trybie serwisowym i co do zasady nie wymaga wymiany pamięci fiskalnej. Z kolei pamięć fiskalna może być wymieniana tylko przez serwis główny i powoduje konieczność wymiany także pamięci chronionej. Zgodnie z § 14 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących w przypadku wymiany pamięci chronionej przedsiębiorca używający kasy ma obowiązek zapisu danych tej pamięci na zewnętrzny nośnik danych. Wymiana ta jest wykonywana w trybie serwisowym czyli po zdjęciu plomb z kasy przez serwisanta.

Z kolei w przypadku wymiany pamięci fiskalnej (z jednoczesną wymianą pamięci chronionej) konieczne jest dokonanie odczytu pamięci kasy (analogicznie jak zakończenia jej używania) oraz złożenie do US protokołu z jej odczytu wraz z załączonym raportem rozliczeniowym. W tym wypadku wymiana pamięci chronionej będzie powodowała również konieczność zapisania jej danych na zewnętrznym nośniku.

Wymiana pamięci fiskalnej powoduje konieczność ponownej fiskalizacji kasy – z tą różnicą, że wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji kasy przedsiębiorca musi wysłać numer ewidencyjny.

c) kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Zmiana miejsca użytkowania kasy „starego” typu powoduje konieczność złożenia do naczelnika US zgłoszenia aktualizującego danych kasy (wzór zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia) w ciągu 7 dni od zmiany. Dodatkowo warto zauważyć, iż takie zgłoszenie będzie konieczne także w przypadku zmiany US właściwego dla przedsiębiorcy. Zmiana miejsca użytkowania kasy powoduje także konieczność dokonania zmiany adresu punktu sprzedaży w pamięci kasy oraz książce kasy.

Wymiana pamięci w kasach „starego” typu dotyczy tylko kas z elektronicznym zapisem kopii. Wymieniona może być jedynie pamięć fiskalna. Czynności jakie należy wykonać w przypadku uszkodzenia lub zapełnienia pamięci fiskalnej wskazuje § 24 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z nim konieczne jest:

• dokonanie odczytu pamięci kasy (w sposób analogiczny jak w sytuacji zakończenia jej używania) oraz złożenie w US protokołu z odczytu wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym.
• dokonanie ponownej fiskalizacji kasy,
• złożenie w US, w terminie 7 dni od dokonania fiskalizacji aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących kasy).

11. Zakończenie używania kasy

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 13 ustawy o VAT zarówno w przypadku przedsiębiorców używających kasy „starego typu” jak i używających kasy online, w przypadku zakończenia działalności lub pracy kasy mają oni obowiązek zabezpieczenia danych kasy rejestrującej.

Szczegółowe czynności, jakie w takim wypadku przedsiębiorca ma obowiązek wykonać dodatkowo określa rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (§ 31 – § 36). Zestawienie czynności w podziale na oba rodzaje kas przedstawia poniższa tabela.

W przypadku kiedy odczyt pamięci kasy (dla obu typów kas) nie może zostać wykonany przez serwisanta i kasa wysyłana do podmiotu prowadzącego serwis główny. Dokonuje on odczytu pamięci i sporządza w związku z tym protokołu z odczytu. W takim wypadku to serwis główny wysyła do US sporządzony protokół wraz z raportem rozliczeniowym właściwym dla kasy. Przedsiębiorca użytkujący kasę w takim wypadku wniosek o wyrejestrowanie kasy składa w US w terminie 5 dni od dnia otrzymania z serwisu kopii sporządzonego protokołu

Centralne Repozytorium Kas (CRK)

Nowością wprowadzoną ustawą z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usługi oraz ustawy – Prawo o miarach jest Centralne Repozytorium Kas. Jest ono tworzone z dniem wejście w życie ustawy czyli 01.05.2019 r. CRK będzie prowadzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

• odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących (np. dane sprzedaży czy dane o znaczenia zapisanych w pamięci kasy, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, występujących podczas jej używania np. dane o fiskalizacji kasy, zmiany stawek, zmiany adresu punktu sprzedaży czy datach dokonanych przeglądów),
• analizy i kontroli dany z kas,
• przesyłania do kas poleceń dotyczących ich pracy (związanych z fiskalizacją czy obejmujących określenie sposobu i zakresu przesyłania danych czy sposobu pracy kasy).

Powyższe informacje nie uwzględniają zasad użytkowania kas o przeznaczeniu specjalnym.