Książka kontroli
Zasadniczym obowiązkiem przedsiębiorcy jest posiadanie i prowadzenie w swojej siedzibie książki kontroli. Nie jest możliwe przechowywanie takiej książki w biurze rachunkowym. Obowiązek ten został wprowadzony z dniem 21 sierpnia 2004r. Przedsiębiorca jest obowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny. Przedsiębiorca ujmuje w książce kontroli również postanowienia dotyczące wstrzymania wykonania zaskarżonej decyzji (samo wniesienie odwołania nie wstrzymuje z zasady wykonania decyzji). Ponadto przedsiębiorca jest obowiązany przechowywać wszelkie upoważnienia i protokoły kontroli otrzymane od 21 sierpnia 2004r., a także udostępniać je na żądanie organu kontroli. Okres przechowywania dokumentacji związanej z kontrolą nie został określony, dlatego pomimo upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych należy przechowywać dokumentację kontrolną. Pozwoli to organom kontroli bardzo precyzyjnie śledzić poczynania podatnika.ZUS
Kontrole ZUS najczęściej wywołuje sam podatnik. Powody to:- prośba o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu,
- chorobowe właściciela,
- bałagan w dokumentach.
Zaświadczenie o niezaleganiu z ZUS-u
Starając się o kredyt, leasing, zapomogę, dotację i w wielu innych przypadkach instytucje wymagają zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami w ZUS. Po złożeniu wniosku, ZUS sprawdza wpłaty rzeczywiste z deklarowanymi w DRA. Jeśli wszystko jest w porządku, przedsiębiorca otrzymuje zaświadczenie. Jeśli są niezgodności lub deklaracje zawierają błędy, wzywany jest do złożenia korekt i/lub dopłaty kwot wraz z odsetkami.Chorobowe właściciela
Właścicielowi firmy (i zgłoszonym do ubezpieczenia społecznego członkom rodziny) przysługuje zasiłek chorobowy za czas niezdolności do pracy. Po otrzymaniu ZLA od lekarza, przedsiębiorca składa wniosek ZUS-Z3. Sprawdzane są terminy płatności i deklarowane kwoty. Jeśli jest w porządku, wypłacony zostaje zasiłek. Jeśli nie, wysyłana jest odmowa z informacją o możliwości złożenia wniosku o przywrócenie terminu. Czasem trzeba dopłacić.Bałagan w dokumentach
Składanie deklaracji i wpłacanie po terminie, składanie wielu korekt, zbyt częste zawieszanie działalności, wyliczanie składek od złych podstaw, wpłacanie kwot wziętych z sufitu powoduje, że w systemie ZUS widnieją składki nie przypisane do deklaracji. Wywołuje to kontrole, nie w celu gnębienia płatnika, lecz uporządkowania jego dokumentów. Podczas kontroli mają prawo prosić o: kopie deklaracji, potwierdzenia wpłat, umowy o pracę, świadectwa pracy, listy płac, RMUA, PIT-11 a nawet o wydruk KPIR.SANEPID
Państwowa Inspekcja Sanitarna ma za zadanie dbać o bezpieczeństwo higieniczne i zdrowotne obywateli. Inspektorzy mogą o każdej porze dnia i nocy wejść do zakładu pracy oraz do wszystkich pomieszczeń, które wchodzą w jego skład. Mogą nawet wejść do obiektów, które są w trakcie budowy, a także żądać okazania dokumentów i udostępniania wszystkich danych. Inspektorzy mogą też domagać się pisemnych i ustnych informacji o firmie, przesłuchiwać osoby i pobierać próbki do badań laboratoryjnych. Nawet jeśli działalność produkcyjna i usługowa prowadzona jest w prywatnym mieszkaniu, to wówczas inspektor ma prawo tam wejść. Gdyby w wyniku kontroli inspektor stwierdził, że w firmie zostały naruszone wymogi higieniczne i zdrowotne, to wówczas wydaje decyzję i nakazuje usunięcie ich. Wskazuje też termin, w którym nieprawidłowości powinny zostać usunięte. Może nawet nakazać unieruchomienie firmy, albo tylko niektórych stanowisk pracy, maszyn i urządzeń. Robi to wówczas, gdy naruszenie wymogów higienicznych i zdrowotnych spowodowało bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzi. Taka decyzja inspektora musi natychmiast zostać wykonana. Koszty przeprowadzenia kontroli mogą być zaksięgowane jako koszt prowadzenia działalności, nałożone kary nie.Państwowa Inspekcja Pracy
(PIP) – instytucja posiadająca prawo kontroli przestrzegania praw pracowników i karania pracodawców, którzy te prawa naruszają. Podstawą działań inspektorów pracy są najczęściej skargi pracowników. Najwięcej skarg dotyczy wynagrodzeń oraz niezgodnego z przepisami rozwiązywania umów o pracę, a także świadectw pracy. Skarżącymi są zwykle pracownicy małych zakładów. Inspektor pracy w dowolnym czasie (o każdej porze dnia i nocy, bez uprzedzenia) może przeprowadzić kontrolę w zakładzie pracy. Zwykle inspektor uzgadnia z pracodawcą termin kontroli. Nie robi tego, gdy takie powiadomienie mogłoby znacząco wpłynąć na wynik postępowania. Kontrolerowi przysługuje szereg uprawnień, wymienię najważniejsze:- swobodny wstęp na teren zakładu pracy i do wszystkich jego obiektów
- przeprowadzanie oględzin obiektów, maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń pracy,
- żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
- wglądu do dokumentacji zakładu pracy,
- wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy,
- zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją,
- utrwalenia przebiegu kontroli za pomocą środków technicznych,
- sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej,
- korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.
Inspekcja Handlowa
Organem sprawującym nadzór nad ogólnym bezpieczeństwem produktów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, który wykonuje swoje zadania przy pomocy Inspekcji Handlowej. W zakresie swych uprawnień nadzorczych współpracuje on także z Państwową Inspekcją Sanitarną, Inspekcją Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych i Urzędem Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych, której może przekazywać informacje o prawdopodobieństwie niespełniania przez produkt wprowadzony na rynek wymagań dotyczących bezpieczeństwa. Inspekcja Handlowa podejmuje czynności kontrolne na wniosek organu nadzoru, z urzędu (z własnej inicjatywy) albo wskutek powiadomienia przez konsumentów o niespełnieniu wymagań dotyczących bezpieczeństwa produktów. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego oraz w miejscach i w czasie wykonywania jego działalności, w obecności kontrolowanego lub jego przedstawiciela. Przed przystąpieniem do kontroli inspektor jest obowiązany okazać kontrolowanemu lub jego przedstawicielowi legitymację służbową oraz upoważnienie imienne do przeprowadzenia kontroli. Podczas przeprowadzanej kontroli, inspektor może żądać wszelkich informacji niezbędnych do stwierdzenia, czy produkt jest bezpieczny oraz sprawdzać bezpieczeństwo wprowadzonych na rynek produktów, aż do ostatniego etapu ich używania. W związku z tym każdy producent i dystrybutor powinien dysponować dokumentacją niezbędną do ustalenia pochodzenia produktów.Urząd Celny
Organ celny może:- kontrolować dokumenty i dane handlowe, w tym także sporządzone z zastosowaniem technik elektronicznego przetwarzania danych,
- ustalać tożsamość osób,
- dokonywać oględzin towarów,
- kontrolować księgowość prowadzoną przez osoby krajowe,
- pobierać próbki towarów i badać je,
- przesłuchiwać osoby bezpośrednio lub pośrednio uczestniczące w czynnościach związanych z wymianą towarową,
- przeprowadzać rewizję celną,
- zatrzymywać i kontrolować środki transportu,
- przeszukiwać osoby i pomieszczenia
Powody kontroli US – VAT
Najczęstsze przyczyny wywołujące kontrolę z zakresu podatku VAT:
- wykazywanie przez podatników dużo większych niż zazwyczaj kwot podatku do zwrotu,
- wykazywanie zwrotów, szczególnie przez podatników deklarujących w ostatnich latach podatkowych straty z działalności gospodarczej, niskie dochody oraz podatników nowo powstałych,
- wykazywanie dużych zakupów środków trwałych i żądających bezpośredniego zwrotu znacznych kwot,
- deklarowanie przez podatnika nadzwyczaj wysokiego podatku naliczonego i małej sprzedaży,
- wykazywanie wysokich obrotów przy jednoczesnych minimalnych wpłatach podatku,
- składanie wielu korekt deklaracji podatkowej,
- sprawdzenie wywiązywania się przez podatnika z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących,
- wykazywaniem dużych kwot transakcji wewnątrzwspólnotowych,
- stwierdzeniem rozbieżności wynikających z deklarowanych przez podatników wielkości obrotów a danymi o tych obrotach zawartymi w systemie VIES (informatycznym systemie umożliwiającym wymianę informacji pomiędzy państwami członkowskimi UE o dostawach towarów),
- może również stanowić normalną kontrolę planową (typowanie jednostek do planu kontroli następuje z tytułu wielu różnych czynników).
Zakres kontroli VAT
Do typowych czynności kontrolnych wykonywanych w ramach postępowania kontrolnego należą:- sprawdzenie zgodności kwot ujętych w deklaracji z zapisami w rejestrach VAT,
- sprawdzenie zgodności zapisów w rejestrach VAT z dokumentami źródłowymi (fakturami),
- kontrola dokumentów źródłowych pod względem spełnienia wymogów formalnych,
- kontrola prawidłowości określenia momentu powstania obowiązku podatkowego: np. usługi budowlane lub roboty budowlano-montażowe, zaliczki,
- prawidłowe dokumentowanie zmniejszenia obrotu – zwroty towaru przez osobę fizyczną – czy kontrolowany posiada oryginał paragonu, kartę gwarancyjną lub protokół uznania reklamacji, lub potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę – firmę,
- kontrola transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw i wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, czyli: moment powstania obowiązku podatkowego, wystawianie faktur wewnętrznych, przeliczanie kwot wykazanych na fakturach, w sytuacji gdy kwoty te wykazywane są w walutach obcych, rozliczanie transakcji w kwartalnych informacjach podsumowujących,
- sprawdzenie prawidłowości stosowania przepisów dotyczących miejsca świadczenia usług,
- kontrola stosowania właściwych stawek podatkowych,
- prawidłowość obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego,
- sprawdzenie poprawności wyliczania struktury zakupów,
Kontrola VAT – najczęstsze błędy
- przedwcześnie odliczany podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług, w stosunku do których prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności (np. faktury za telefon),
- odliczanie podatku naliczonego z tytułu nabycia samochodów osobowych
- odliczanie podatku naliczonego z tytułu rat leasingowych od samochodów osobowych
- odliczenie podatku naliczonego z faktur zakupu paliwa do samochodów osobowych
- odliczanie podatku naliczonego z tytułu zakupu usług noclegowych i gastronomicznych
Kontrola podatkowa
Czynności sprawdzające mają na celu w zasadzie zweryfikowanie poprawności i terminowości składania deklaracji. Sprawdzeniu, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, służy kontrola podatkowa. W jej wyniku następuje m.in. kontrola ksiąg, deklaracji, wpłat itp. To właśnie kontrola podatkowa polega na wizycie w firmie kontrolerów urzędu skarbowego w celu skontrolowania np. prawidłowości zadeklarowanych podstaw opodatkowania w określonym okresie, czy też prawidłowości dokonanych rozliczeń w zakresie podatku vat. Odmianą kontroli jest kontrola skarbowa, przeprowadzana przez Urząd Kontroli Skarbowej, potocznie nazywany policją podatkową. Kontrola skarbowa dotyczy szerszego spektrum zagadnień, dotyczy np. rozliczeń z funduszami (np. zus, fundusz pracy itp.), a nie tylko zobowiązań podatkowych. Do małych firm prowadzonych przez osoby fizyczne UKS trafia znacznie rzadziej, niż urząd skarbowy. W praktyce występują również kontrole krzyżowe, polegające na potwierdzeniu udokumentowania u podatnika transakcji wykazanych u innego kontrolowanego podatnika. Kontrola w firmie trwa zazwyczaj bardzo krótko i – o ile wszystkie faktury zaksięgowano – nie oznacza dla podatnika żadnych nieprzyjemności.Procedura
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła uregulowania szczegółowe dotyczące kontroli przedsiębiorcy. Zasadą jest, że kontrola u przedsiębiorcy następuje po okazaniu mu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie takie zawiera:- wskazanie podstawy prawnej;
- oznaczenie organu kontroli;
- datę i miejsce wystawienia;
- imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej;
- firmę przedsiębiorcy objętego kontrolą;
- określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
- wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
- podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska;
- pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.
Upoważnienie wystawiane jest na druku KON-W.
Jednak gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, kontrola w firmie może być wszczęta bez doręczenia upoważnienia. Jest to tzw. kontrola na legitymację. W takim jednak wypadku należy upoważnienie do kontroli doręczyć nie później niż 3 dni od rozpoczęcia kontroli. Po rozpoczęciu czynności kontrolnych należy przekazać kontrolującym książkę kontroli w celu umożliwienia dokonania stosownych wpisów w tej ewidencji. Należy również wskazać osobę upoważnioną do reprezentowania podatnika w czasie jego nieobecności, chyba że taką osobę wskazano wcześniej.Zapowiedź kontroli
Uprzedzenie o planach przeprowadzenia kontroli pozwala przedsiębiorcom na zgromadzenie odpowiednich dokumentów, zorganizowanie miejsca pracy dla kontrolującego urzędnika i zaplanowanie odpowiednio pracy w firmie. Kontrolę można wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (po upływie 30 dni – nowe zawiadomienie). Od zasady tej przewidziano jednak kilka wyjątków. Dotyczą przede wszystkim sprzedawców detalicznych, zobowiązanych do stosowania kas rejestrujących. Postępowania doraźne, które mają wykazać, czy obrót jest właściwie ewidencjonowany przy pomocy kasy nie podlegają ograniczeniu obligatoryjnego powiadamiania z siedmiodniowym wyprzedzeniem. Innymi wyjątkami są postępowania doraźne, kontrolujące prawidłowość wykonania spisu z natury, lub zasadności zwrotu podatku VAT. Urząd nie będzie też zobowiązany do zawiadamiania o kontrolach gdy kontrolowany:- został prawomocnie skazany za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej,
- jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
- nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy okaże się bezskuteczne lub utrudnione.
Prawa kontrolowanego:
- Prawo do otrzymania upoważnienia przed podjęciem czynności kontrolnych, a w określonych przypadkach – niezwłocznie, ale nie później niż 3 dni od daty rozpoczęcia kontroli.
- Prawo do obecności przy czynnościach kontrolnych.
- Prawo do informacji o miejscu i terminie składania zeznań przez świadków i biegłych na 3 dni wcześniej, a oględzin – przed ich dokonaniem.
- Prawo do wniesienia w terminie 14 dni zastrzeżeń do protokołu kontroli, wraz z ewentualnymi wnioskami dowodowymi.
- Prawo do informacji o sposobie załatwienia zastrzeżeń w terminie 14 dni od ich otrzymania przez kontrolującego.
- Prawo do informacji o przepisach prawa podatkowego związanych z prowadzoną kontrolą.
- Prawo do czynnego udziału w kontroli na każdym jej etapie.
- Prawo do złożenia ponaglenie na kontrolę nie zakończoną w terminie określonym w upoważnieniu.
Prawa kontrolujących:
- Prawo do kontrolowania ksiąg w siedzibie kontrolowanego, chyba że może to utrudnić w znaczącym stopniu prowadzenie działalności przez kontrolowanego.
- Prawo do żądania oświadczeń o stanie majątkowym w określonym dniu.
- Prawo do wstępu na grunt, do budynków, lokali i innych pomieszczeń kontrolowanego związanych z działalnością gospodarczą, a do lokalu mieszkalnego, jeżeli jest to potrzebne do zweryfikowania odliczeń mieszkaniowych.
- Prawo do żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do jego oględzin.
- Prawo do wglądu we wszelkie akta, księgi, dokumenty związane z kontrolą, do sporządzania odpisów, kopii, wyciągów, notatek wydruków, kopii plików itp.
- Prawo do zbierania wszelkich niezbędnych materiałów dot. kontroli.
- Prawo do zabezpieczenia zebranych dowodów (np. zabrania komputerów).
- Prawo do legitymowania osób, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli.
- Prawo do żądania przeprowadzenia spisu z natury.
- Prawo do przesłuchania świadków oraz biegłych.
- Prawo do pobrania próbek towarów, oraz akt, ksiąg i dokumentów, jeżeli zachodzi podejrzenie, że mogą być nierzetelne, albo gdy nie przekazano do dyspozycji kontrolujących odrębnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów (kontrolowanie dokumentacji w urzędzie).
- Prawo do żądania nieodpłatnego filmowania, fotografowania, nagrywania albo do utrwalenia w innych sposób, jeżeli to utrwalenie może stanowić dowód, albo może zabezpieczyć dowód w kontroli
- Prawo do żądania nieodpłatnych tłumaczeń dokumentów sporządzonych w językach obcych.
Ilość kontroli
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła szereg ograniczeń w kontrolowaniu przedsiębiorców, w szczególności co do intensywności kontrolowania poszczególnej jednostki. Ograniczenia te są jednak związane z wieloma wyjątkami, co umniejsza znaczenie nowej regulacji. Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Nie dotyczy to sytuacji, gdy:- ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej;
- przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla prowadzonego przeciwko przedsiębiorcy śledztwa lub dochodzenia;
- odrębne przepisy przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli w toku prowadzonego postępowania dotyczącego przedsiębiorcy;
- przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;
- kontrola w firmie dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu;
- przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej;
- kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym (od 01.01.2006r.).
Czas kontroli – ograniczenia
Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:- w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców – 4 tygodni;
- w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 8 tygodni.
Czas kontroli – brak ograniczeń
Ograniczenia czasu kontroli nie stosuje się wobec działalności przedsiębiorców w zakresie objętym nadzorem:- nad rynkiem kapitałowym i towarowym,
- bankowym,
- ubezpieczeniowym,
- emerytalnym,
- weterynaryjnym,
- zatrudniali średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
- osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.
„Zwykły człowiek”
Nie tylko przedsiębiorca może podlegać kontroli. Dotyczyć może ona również tzw. zwykłego człowieka. Najczęściej są to:- W deklaracji rocznej wykazana jest duża kwota do zwrotu, wynikająca z korzystania z ulg. US ma prawo zażądać dokumentów, potwierdzających prawo do skorzystania z ulgi.
- Złożenie PCC-3, gdzie określono wartość sprzedawanej (pożyczanej, darowanej) rzeczy. Jeżeli cena rażąco odbiega od przeciętnych cen na rynku, US wzywa do udowodnienia zasadności podanej kwoty, jeśli nie udowodnimy, sam wyliczy wartość i nakaże dopłatę podatku.
- Złożenie VZM-1 i zwrot podatku VAT od materiałów budowlanych zawsze jest kontrolowane.