Książka kontroli w firmie

Czym jest i co powinna zawierać książka kontroli? Czy w każdej firmie jest ona niezbędna?Polskich przedsiębiorców może kontrolować wiele różnych instytucji, do najbardziej popularnych należą urzędy skarbowe, urzędy kontroli skarbowej, ZUS, inspekcja pracy. Inne instytucje to np. inspekcja handlowa, sanepid lub inspektorzy środowiska.

Przeprowadzanie kontroli w firmie

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, która reguluje wykonywanie działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w rozdziale piątym określa ogólne zasady prowadzenia kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Przepisy danego rozdziału zawierają m.in. obowiązki i uprawnienia przedsiębiorcy oraz kontrolujących, określają czas i częstotliwość trwania kontroli w firmie.

Art. 81 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nakłada na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia tzw. książki kontroli. Książka ma być przechowywana w siedzibie firmy wraz z upoważnieniami oraz protokołami kontroli. Sama książka nie posiada narzuconego wzoru, ustawodawca nałożył jednak określone cechy jakie powinna posiadać. Czy będzie to zwykły zeszyt, czy zbiór dokumentów, książka kontroli powinna zawierać wpisy dokonywane zarówno przez organ kontroli jak i przedsiębiorcę.

Wpisy organu kontrolującego obejmują:

• oznaczenie organu kontroli;
• oznaczenie upoważnienia do kontroli;
• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli;
• daty podjęcia i zakończenia kontroli;
• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych;
• uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli;
• uzasadnienie wszczęcia kontroli, o której mowa w art. 79a ust. 2;
• uzasadnienie zastosowanych wyjątków, o których mowa w art. 79, 80, 82 i 83;
• uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli, o którym mowa w art. 83 ust. 3 i 3a;
• uzasadnienie czasu trwania przerwy, o której mowa w art. 83a ust. 3.

Podmiot kontrolowany dokonuje wpisów informujących o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź ich uchyleniu przez wskazane do danej czynności organy nadrzędne.

Czym jest książka kontroli?

Książka kontroli ma przede wszystkim na celu udokumentowanie liczby i czasu trwania kontroli działalności przedsiębiorcy. To, iż przedsiębiorca nie posiada książki kontroli nie będzie skutkowało brakiem kontroli. Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że brak książki będzie skutkował nieskorzystaniem przez przedsiębiorcę z udogodnień jakie daje art. 83 ust. 1.

Wskazany przepis określa czas trwania kontroli u przedsiębiorcy, przy czym istnieją możliwości wydłużenia czasu kontroli, co szczegółowo opisują przepisy. Przykładowo u mikroprzedsiębiorstw – tj. firm zatrudniających do 10 pracowników, z obrotem poniżej 2 mln EUR, w zakres danej grupy wchodzą przede wszystkim podatnicy rozliczający się na KPiR, ryczałcie czy karcie podatkowej – czas kontroli w roku kalendarzowym nie może przekroczyć 12 dni roboczych. U małych przedsiębiorstw – zatrudnienie poniżej 50 pracowników, obrót poniżej 50 mln EUR – czas kontroli wynosi 18 dni roboczych.

Ustawa przewiduje możliwość prowadzenia książki w formie elektronicznej. Brak jednoznacznego określenia czy to jedyna wystarczająca forma powoduje jednakże, iż wersja elektroniczna staje się jedynie uzupełnieniem książki w postaci papierowej. Wersja elektroniczna książki może być prowadzona wyłącznie równolegle z książką tradycyjną, na takie stanowisko wskazuje Ministerstwo Gospodarki.

Obowiązki przedsiębiorcy

Przepisy nie określają również przez jaki czas przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania książki, co prowadzi wprost do wniosku iż książka ma być przechowywana w firmie bezterminowo. Okazanie książki organowi kontrolującemu nie będzie konieczne tylko wtedy, gdyż książka została udostępniona dla innego kontrolującego. We wskazanym przypadku po zwrocie książki przez kontrolującego podatnik ma 3 dni na przedłożenie jej w siedzibie organu kontroli, któremu nie mógł wcześniej danej okazać.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie przewiduje bezpośredniej sankcji za brak książki kontroli. Sankcji należy szukać w kodeksie karnym skarbowym. Art. 83 § 1 kks wskazuje:

„Kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.”

Orzecznictwo wskazuje, iż sam fakt posiadania książki kontroli nie wchodzi w zakres czynności kontrolnych, jednakże orzecznictwo może się zawsze zmienić, z uwagi na to lepiej nie dopuszczać do braku posiadania książki kontroli w firmie.

Zawiadomienie

Poza przypadkami, kiedy organ kontroli działa w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia oraz zabezpieczenia dowodów, przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Kontrola odbywa się między 7 a 30 dniem od daty doręczenia zawiadomienia. Kontrolujący w ramach czynności mogą wejść do budynków przedsiębiorcy, legitymować osoby czy dokonywać spisu składników majątku. Mogą żądać okazania wszelkich dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Co istotne kontroler może sprawdzać tylko to do czego został upoważniony. I tak urzędnik kontrolujący zamknięty okres w podatku VAT w ramach ograniczonego upoważnienia nie może sprawdzać poprawności rozliczenia Ewidencji dla podatku dochodowego. Przedsiębiorca ma obowiązek zorganizować miejsce pracy dla kontrolerów, w oznaczonym czasie udzielić wszelkich informacji, wyjaśnień a także dostarczyć niezbędne dokumenty. Kontrola zawsze kończy się w dniu doręczenia protokołu kontroli, od którego można wnieść zastrzeżenia, na których rozpatrzenie organ kontrolujący ma 14 dni.

Warto pamiętać, iż praca kontrolujących nie może zakłócać podstawowej działalności przedsiębiorstwa, zgodnie z zapisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca, który poniósł szkodę w wyniku przeprowadzanej kontroli może ubiegać się o odszkodowanie.