Księgowa klienta – na ogół monstrum tajemnicze a groźne. Faktury odrzuca, czepia się, kwestionuje kwoty, stęka o brakach formalnych. Dziś postaram się przedstawić punkt widzenia księgowej i wyjaśnić przyczyny jej postępowania.
Co najbardziej irytuje księgową? To co każdego przedsiębiorcę: częste zmiany prawa podatkowego, niespójność między ustawami, nieprecyzyjne przepisy, które powodują konieczność występowania o interpretacje indywidualne.
Wpływ na to mamy niewielki, raz na 4 lata decydujemy czy władzę ustawodawczą będą sprawować liberałowie czy socjaliści. Wybór określonej partii nie gwarantuje nam, że partie lewicowe nie będą ciąć wydatków socjalnych ani że liberałowie nie podniosą podatków.
Jest jednak coś na co przedsiębiorca ma wpływ: na wystawianą fakturę. Układ faktury, jej czytelność, poprawność formalna ma znaczenie, od tego zależy szybkie i łatwe księgowanie. Od tego zależy nie tylko humor księgowej klienta ale i termin wypłaty należności.
Przedstawiamy listę najbardziej irytujących braków na fakturze:
- Układ inny niż przyjęty w naszym kręgu kulturowym. Przeprowadzenie śledztwa, że dane sprzedawcy znajdują się na dolnym marginesie, a numer faktury jest w tej samej linii co termin płatności pochłania księgowej czas, który mogłaby poświęcić na zaksięgowanie czterech faktur o standardowym ułożeniu danych.
- Skomplikowany numer faktury. Numer faktury jest tym elementem, który musi być wprowadzony do ewidencji. Jeżeli jest długi np.: 3124/11/WROCLAW/2001/ MAG-B2 również wydłuża wprowadzanie dokumentu, ja rozumiem, że ta seria dotyczy magazynu B we Wrocławiu, ale przecież mógłby wyglądać tak: 3124/11/WR/01/B – czyli mieć o 11 znaków mniej.
- Nazwa towaru lub usługi pisana szyfrem zrozumiałym tylko dla wystawcy. Owszem, jest sobie hurtownia kosmetyczna, która ma kilkadziesiąt tysięcy asortymentu, w tym samych szamponów 1500 i wpisanie nazwy: Szampon „Marka” przeciwłupieżowy dla włosów farbowanych z olejkiem awokado i nutą cytryny, jest skomplikowane, ale niech to nie wygląda tak: „ZF345-GH111/9” a chociaż tak:„Szampon ZF345-GH111/9”. Księgowa dostaje fakturę, w polu „nazwa towaru” wpisano FF2-1136LM/2010 – skąd ona ma wiedzieć, że to nie towar a koszt, w dodatku koszt związany z samochodem niefirmowym. Skąd ma wiedzieć, że jest to lewy migacz Forda Focusa?
- Zamiana miejsc netto – brutto w podsumowaniu faktury. Zdecydowania większość faktur w tabelce podsumowującej transakcje ma układ netto – vat – brutto. I nagle trafia się mądraliński, który ot tak sobie ma układ brutto – vat – netto. Efekt? Konieczność edycji wprowadzonego dokumentu i poprawienie kwot.
- Drukarka igłowa. Wydruki faktur na drukarkach igłowych same w sobie są nieczytelne, 3.5.6.8.9 wyglądają identycznie a w dodatku taśma wymieniania jest rzadko, tak rzadko że na białym papierze widoczne są bladoszare punkty. Księgowa nosem po fakturze wodzi, ustawia pod światło – może coś zobaczy a ciśnienie skacze.
Kochany przedsiębiorco wystaw fakturę, która nie sprawi przykrości księgowej klienta. Na brzmienie ustaw wpływu nie masz, ale możesz sprawić, że inny człowiek się nie zirytuje, a to już chyba coś?
Zespół IFIRMAKreatywny zespół specjalistów tworzony przez osoby wyróżniające się doświadczeniem oraz wiedzą z różnych obszarów.
Świadomi potrzeb naszych czytelników, skupiamy się na tworzeniu zrozumiałych treści, które będą w stanie przybliżyć im często zawiłe zagadnienia z zakresu rachunkowości, marketingu, ekonomii, księgowości czy zarządzania. Ostateczny dobór bieżącej tematyki uzależniany jest od preferencji docelowych odbiorców, zmian zachodzących w biznesowym środowisku, a także samych doświadczeń i umiejętności specjalistów odpowiadających za proces tworzenia tekstów.
W efekcie zespół ekspertów Ifirma bierze czynny udział w rozwoju różnego rodzaju biznesów, pomagając zarówno ich założycielom, jak i pracownikom efektywniej organizować pracę przy wykorzystaniu jak najbardziej dopasowanych do potrzeb rozwiązań.
Rozumiejąc istotę profesjonalnego podejścia do poruszanych zagadnień, każdy tekst tworzony jest w oparciu o wiarygodne dane. Dodatkowo podejmowana tematyka ujmowana jest w logiczny i przejrzysty sposób, zwiększając tak istotną jasność przekazu, co pozytywnie wpływa na podkreślenie najbardziej użytecznych treści. W efekcie podejmowane przez nasz zespół praktyki w szerszej perspektywie można rozpatrywać jako dążenie do zwiększenia świadomości i wyczucia biznesowego osób aktywnie działających na rynku.