Blog

Nowe przepisy dotyczące kas umieszczanych w automatach od 2023

Co do zasady sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych będzie ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Przepisy ogólne na temat obowiązku stosowania kas fiskalnych wynikają wprost z ustawy o podatku VAT. Dodatkowo wydawane są również przepisy wykonawcze w postaci rozporządzeń, w których jest więcej informacji na konkretny temat. W dzisiejszej publikacji zajmiemy nowymi przepisami dotyczącymi kas umieszczanych w automatach od 2023 roku.

Rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących

Na podstawie ustawy o podatku VAT zostało wydane Rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. W tym dokumencie znajdziemy informacje o:

rodzaju kas fiskalnych,
konstrukcji kas,
zapisywaniu i przechowywaniu danych w pamięciach kas,
dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas,
pracy kas, w tym połączenia i przesyłania danych między kasami a Centralnym Repozytorium Kas,
kasach o zastosowaniu specjalnym.

Nas będą interesowały kasy o zastosowaniu specjalnym, a jednym z rodzajów takich kas są kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług, ponieważ ich właśnie dotyczą nowe przepisy.

Czy do sprzedaży w automatach trzeba wystawiać paragon fiskalny w postaci papierowej?

W urządzeniach do automatycznej sprzedaży instalowane są kasy typu online. W takim przypadku przedsiębiorcy mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej. Kasa umieszczona w automatach może nie wystawiać paragonu fiskalnego i paragonu fiskalnego anulowanego w postaci papierowej, pod warunkiem wyświetlania dla nabywcy kodu graficznego QR przez nie mniej niż 30 sekund lub do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży. Taki przepis obowiązywał wcześniej, jeszcze przed zmianą przepisów w marcu 2023 roku, zobaczmy więc co się zmieniło.

Nowe przepisy dotyczące kas umieszczanych w automatach od 2023

Żeby sprostać wymaganiom przepisów w poprzedniej wersji kasa fiskalna stosowana w automatach musiała posiadać drukarkę, ponieważ paragon fiskalny mógł być wydawany w postaci papierowej i postaci elektronicznej. Po zmianie przepisów kasa fiskalna zamieszczana w automatach może nie zawierać drukarki, ale pod pewnymi warunkami. W Rozporządzeniu zmieniającym zostały szczegółowo opisane wprowadzone zmiany.

Kasy fiskalne umieszczane w automatach nie muszą posiadać drukarki
Kasa nie musi wystawiać papierowego paragonu lub faktury. Na wyświetlaczu kasy pokazują się przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane: numer unikatowy, numer NIP podatnika, datę sprzedaży, numer kolejny paragonu, łączną wartość sprzedaży brutto, łączną wysokość podatku należnego, typ formy płatności, nazwę formy płatności.
Kasa bez drukarki nie wystawia: raportów fiskalnych dobowych, raportów fiskalnych okresowych, raportu fiskalnego rozliczeniowego, łącznych raportów fiskalnych okresowych, łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego, raportów fiskalnych zdarzeń, raportu fiskalnego fiskalizacji, dokumentów niefiskalnych – w postaci papierowej oraz zapewnia możliwość przesłania tych raportów i dokumentów do komputerowych systemów ogólnodostępnych w celu ich zapisu lub wydruku w tych systemach
Kasa nie współpracuje z terminalem płatniczym w zakresie polecenia dotyczącego wydruku potwierdzenia transakcji płatniczej oraz raportów związanych z działaniem terminala płatniczego.

Kasy fiskalne umieszczane w automatach nie muszą posiadać drukarki

Kasa nie musi wystawiać papierowego paragonu lub faktury. Na wyświetlaczu kasy pokazują się przez co najmniej 30 sekund albo do czasu rozpoczęcia kolejnej sprzedaży następujące dane:

numer unikatowy,
numer NIP podatnika,
datę sprzedaży,
numer kolejny paragonu,
łączną wartość sprzedaży brutto,
łączną wysokość podatku należnego,
typ formy płatności,
nazwę formy płatności.

Kasa bez drukarki nie wystawia:

raportów fiskalnych dobowych,
raportów fiskalnych okresowych,
raportu fiskalnego rozliczeniowego,
łącznych raportów fiskalnych okresowych,
łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego,
raportów fiskalnych zdarzeń,
raportu fiskalnego fiskalizacji,
dokumentów niefiskalnych

– w postaci papierowej oraz zapewnia możliwość przesłania tych raportów i dokumentów do komputerowych systemów ogólnodostępnych w celu ich zapisu lub wydruku w tych systemach

Kasa nie współpracuje z terminalem płatniczym w zakresie polecenia dotyczącego wydruku potwierdzenia transakcji płatniczej oraz raportów związanych z działaniem terminala płatniczego.

Obecnie w automatach mogą się znajdować kasy fiskalne zawierające i nie zawierające drukarki. Jak można przeczytać w uzasadnieniu do zmiany Rozporządzenia o wprowadzenie tej zmiany wnioskowali zarówno producenci myjni automatycznych, jak i producenci kas rejestrujących. Pozwoli to na obniżenie kosztów produkcji takiej kasy i usprawni pracę przedsiębiorców, którzy rozliczają sprzedaż w automatycznych urządzeniach.

Podsumowanie

Zmiana Rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących jest korzystna dla właścicieli automatów. Nowe przepisy obowiązują od 16 marca 2023 r. Jednak żeby można było skorzystać z tej opcji przedsiębiorca musi zakupić kasę fiskalną bez drukarki i ją zainstalować w automacie sprzedażowym. Przepisy nie nakładają obowiązku wymiany kas, w obrocie mogą więc być zarówno kasy z drukarkami, jak i bez drukarek. W zależności od modelu posiadanej kasy fiskalnej przedsiębiorca może mieć inne obowiązki o czym napisano w publikacji.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.