Blog

PKPiR w 2023 – prowadzenie papierowo lub elektronicznie

Przedsiębiorcy, którzy w prowadzonej działalności gospodarczej chcą rozliczać koszty podatkowe muszą prowadzić podatkową książkę przychodów i rozchodów (PKPiR). Przez wiele lat ustawodawca nie ingerował w to, czy PKPiR ma być prowadzona papierowo, czy z wykorzystaniem programu komputerowego, to się jednak niedługo ma zmienić. W dzisiejszej publikacji napiszemy na temat PKPiR w 2023 roku – czy ma być prowadzona papierowo czy elektronicznie?

Kto ma obowiązek prowadzić PKPiR?

Książkę przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzić przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie podatkiem według skali podatkowej (12% i 32%) lub podatkiem liniowym (19%). PKPiR jest prowadzona przy jednoosobowej działalności gospodarczej, ale także przez spółki cywilne, spółkę jawną osób fizycznych czy spółkę parterską. Jest również określony ustawowo limit sprzedaży towarów i usług uprawniający do prowadzenia PKPiR.

Limit na 2023 rok wynosi 9.654.400 zł
Limit sprzedaży netto towarów i usług uprawniający do prowadzenia PKPiR wynosi 2.000.000 euro. Po przekroczeniu tej kwoty przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić księgi rachunkowe

Przedsiębiorca zakłada PKPiR na:

dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
na dzień 1 stycznia każdego kolejnego roku podatkowego.

PKPiR w 2023 – prowadzenie papierowo lub elektronicznie

Na chwilę obecną nie ma ograniczeń co do formuły w jakiej ma być prowadzona PKPiR, można więc robić to:

papierowo lub
elektronicznie w programie komputerowym.

O tym , że ma się to zmienić pisaliśmy już na etapie projektowanych zmian w ustawie o Polskim Ładzie. Wówczas mówiło się o obowiązku prowadzenia PKPiR wyłącznie w formie elektronicznej i comiesięcznym przesyłaniu JPK. Czyli wszyscy przedsiębiorcy mieliby obowiązek co miesiąc przesyłać PKPiR w formie pliku, na takich samych zasadach, jak obecnie czynny podatnik VAT przesyła comiesięcznie JPK_V7 do urzędu skarbowego. Jednak z uwagi na liczne protesty termin wprowadzenia zmian został przesunięty na 1 stycznia 2025 roku.

Jak będzie wyglądało przesyłanie PKPiR elektronicznie?

Począwszy od 2025 roku każdy przedsiębiorca, który prowadzi PKPiR będzie miał obowiązek przesyłania do urzędu skarbowego plików JPK_PKPiR. Już obecnie, jak zajrzymy sobie do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajdziemy przepis w wersji oczekującej na 01.01.2025 r. (art. 24a ust.1e ustawy PIT – wersja oczekująca), gdzie znajduje się ten zapis.

Podmioty prowadzące księgi, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać do urzędu skarbowego te księgi i ewidencję, według stanu na:

Ostatni dzień miesiąca – w przypadku ustalania zaliczek PIT miesięcznie

Ostatni dzień kwartału – w przypadku ustalania zaliczek PIT kwartalnie

Termin na przesłanie ksiąg upływa odpowiednio do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przesyłana jest PKPiR lub do 20 dnia miesiąca po upływie kwartału, jeżeli przedsiębiorca rozlicza PIT kwartalnie

Po zakończeniu roku podatkowego termin na przesłanie ksiąg upływa z dniem do złożenia zeznania rocznego, czyli 30 kwietnia

Prowadzenie PKPiR elektronicznie

Obecnie w rozporządzeniu w sprawie prowadzenie PKPiR jest zapis, że jeżeli księgi są prowadzone w systemie teleinformatycznym, to uznanie księgi za prawidlową jest możliwe pod pewnymi warunkami:

Musi być określona na piśmie szczegółowa instrukcja obsługi programu komputerowego, w którym prowadzona jest PKPiR

Funkcjonalność tego programu musi zapewniać bezzwłoczny wgląd w zapisy, musi być zgodny z wzorem księgi a zapisy danych muszą być w porządku chronologicznym

Przechowywane dane muszą być chronione przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony

PKPiR 2023 – podsumowanie

Jak widać przedsiębiorcy nie unikną przekazywania ksiąg w strukturze plików, tak jak to się obecnie dzieje w podatku VAT. Już na dzień dzisiejszy te firmy, które prowadzą PKPiR elektronicznie na żądanie organów podatkowych są zobowiązane do przesłania plików w odpowiedniej strukturze. Cyfryzacja wkracza w nasze życie z impetem i nie jesteśmy w stanie się przed nią ukryć, pozostaje jedynie akceptacja wprowadzanych zmian. Przedsiębiorcy, którzy czują silny opór przed technologią będą mogły skorzystać z usług biur rachunkowych, które w ich imieniu będą wysyłały PKPiR do urzędu skarbowego. Na chwilę obecną warto zrobić rozeznanie i się zastanowić, który program księgowy byłby dla nas optymalny i spełniał nasze oczekiwania.

Małgorzata Jagusiak

Księgowa, specjalista do spraw rozliczeń podatkowych z wieloletnim doświadczeniem pracy w organach podatkowych. Przez kilka lat prowadziła własne biuro rachunkowe. Praca w sektorze prywatnym pozwoliła na zmianę perspektywy postrzegania obowiązujących przepisów podatkowych. Zdobyte doświadczenia pozwalają na łączenie wiedzy teoretycznej z wieloletnią praktyką w zawodzie.

Chętnie dzieli się posiadaną wiedzą z innymi, stara się ją przekazywać w dostępnej dla każdego formie. Z pasja poświęca się pisaniu artykułów o tematyce podatkowej. Częste zmiany przepisów wymagają otwartej głowy, kreatywności i dużej elastyczności, co jest dodatkowym atutem tej pracy, nie ma miejsca na nudę. Większość jej publikacji dotyczy rozliczeń z zakresu podatku dochodowego i podatku VAT, ale nie unika wyzwań z obszarów o innej tematyce.

Dodatkowo jest wykładowcą i szkoleniowcem z zakresu zagadnień o tematyce podatkowej. Ciągle podnosi swoje kwalifikacje, śledzi na bieżąco zmieniające się przepisy podatkowe, żeby przekazywać zawsze aktualne i sprawdzone informacje.