Pobyt w szpitalu a brak L4 – jak naliczyć wynagrodzenie?

Niezdolność do pracy z powodu choroby może spotkać każdego. W takich przypadkach, jeśli dana osoba opłaca ubezpieczenie chorobowe ma prawo do różnego rodzaju świadczeń, w tym tych przysługujących za czas choroby. W dzisiejszej publikacji zastanowimy się, czy za pobyt w szpitalu w razie braku L4 nalicza się wynagrodzenie.

Wynagrodzenie chorobowe a zasiłek choroby

Osoby, które na co dzień nie zajmują się rozliczaniem wynagrodzeń bardzo często mylą te dwa pojęcia – wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy. Obydwa te świadczenia przysługują za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, tylko inne podmioty występują w roli płatnika. Zobaczmy jakie są pomiędzy nimi różnice.

Wynagrodzenie chorobowe	Zasiłek chorobowy
Wypłaca pracodawca ze swoich środków	Wypłaca ZUS ze swoich środków
Okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego: 14 dni – za osoby, które ukończyły 50 lat życia, 33 dni – pozostałe osoby	Zasiłek chorobowy naliczany od 15 dnia i 34 dnia choroby jest już finansowany ze środków ZUS

Zwolnienia lekarskie

Każda nieobecność w pracy z powodu choroby musi być w sposób właściwy udokumentowana. Przez wiele lat były to druki L4 wystawiane ręcznie. Począwszy od 1 grudnia 2018 roku wszystkie osoby uprawnione do wystawiania zwolnień, a więc przede wszystkim lekarze wystawiają zwolnienia elektronicznie i takim kanałem zwolnienia są przekazywane do ZUS. Zwolnienia elektroniczne mogą być wystawiane dwoma kanałami – przez PUE ZUS lub przez aplikację gabinetową zintegrowaną z PUE ZUS, która nazywa się mZUS.

Uwaga! Zwolnienie wystawiane elektroniczne nazywa się e-ZLA
Pracodawcy otrzymują powiadomienie o wystawieniu zwolnienia i dostęp do e-ZLA
Zwolnienie jest widoczne na PUE ZUS w czasie rzeczywistym, przesył następuje online
Jeśli pracodawca nie ma założonego profilu na PUE ZUS lekarz drukuje e-ZLA i przekazuje pacjentowi. Informacja, że należy wydrukować zwolnienie pojawia się na profilu lekarza w momencie wystawiania e-ZLA
Sporządzenie wydruku e-ZLA jest możliwe pod warunkiem wystawienia zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, podpisaniu i wysłaniu do ZUS

Wynagrodzenie za czas pobytu w szpitalu

Za pobyt w szpitalu osoba uprawniona ma naliczane wynagrodzenie na takich samych zasadach, jak w przypadku innego świadczenia chorobowego. Obowiązuje tutaj ta sama zasada wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego w zależności od tego, jak długo w danym roku trwała choroba. W podstawie do naliczania wynagrodzenia lub zasiłku znajdzie się jednak niższa kwota, niż ta należna za czas pracy.

Uwaga! Podstawa zasiłkowa do wypłaty wynagrodzenie za czas pobytu w szpitalu wynosi 80%

Jeśli pobyt w szpitalu: dotyczy ciąży, wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy, ma związek z przeprowadzanym zabiegiem poboru komórek, tkanek, narządów podstawa zasiłkowa wynosi 100%

Jakie dokumenty potwierdzają niezdolność do pracy?

Jak można przeczytać w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, nazywanej ustawą zasiłkową, prawo do zasiłku ustala się na podstawie zaświadczenia lekarskiego.

Z powodu czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, pobytem w szpitalu lub koniecznością sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny wydawane jest zaświadczenie lekarskie

Zaświadczenie lekarskie wystawione jest zgodnie ze wzorem ZUS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w formie dokumentu elektronicznego

Lekarz przesyła tak wystawione zwolnienie na skrzynkę elektroniczną ZUS

Niezależnie od wystawienia zwolnienia lekarskiego przepisy nakładają na pracownika obowiązek powiadamiania pracodawcy. Wynika to wprost z Rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę niezwłocznie o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Pobyt w szpitalu a brak L4 – jak naliczyć wynagrodzenie?

Terminy wystawiania zwolnień lekarskich za czas pobytu w szpitalu zostały wymienione w Rozporządzeniu w sprawie wystawiania zaświadczeń lekarskich. Zobaczmy więc co na ten temat mówią przepisy:

• zaświadczenie lekarskie za okres pobytu ubezpieczonego w szpitalu wystawia się nie później niż w dniu wypisania ubezpieczonego ze szpitala,
• w przypadku pobytu dłuższego niż 14 dni zaświadczenie lekarskie wystawia się co 14 dni.

Może się tak zdarzyć, że z jakiś powodów nie zostanie wystawione zwolnienie lekarskie za pobyt w szpitalu w terminie naliczania wynagrodzenia pracownika. W takich przypadkach służby finansowe mają dylemat czy powinno być naliczone wynagrodzenie. Z przepisów wynika wprost, że dokumentem potwierdzającym m.in. pobyt w szpitalu jest zaświadczenie lekarskie, a więc czytając przepisy literalnie w takich przypadkach nie powinno być wypłacone wynagrodzenie. Na takim stanowisku stoi również ZUS, o czym jest mowa w jednym z wyroków sądowych sygn. akt IV U 129/23 z dnia 21 sierpnia 2023 r. Sąd Rejonowy był jednak innego zdania. W sentencji wyroku można przeczytać m.in., że brak zaświadczenia lekarskiego nie przekreśla automatycznie prawa do zasiłku chorobowego, jeżeli przesłanka niezdolności do pracy została faktycznie spełniona. Ubezpieczony nie miał wpływu na brak pozyskania zaświadczenia lekarskiego w spornym okresie.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji wyjaśniliśmy, w jaki sposób są obecnie wystawiane zwolnienia lekarski. Zwolnienia elektroniczne e-ZLA ułatwiają sprawę płatnikom, którzy na bieżąco mają dostęp do wystawionych zwolnień lekarskich. Bez względu na to pracownik powinien poinformować pracodawcę o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, nie jest zwolniony z tego obowiązku. Sprawy się komplikują w momencie, kiedy do pracodawcy nie dotrze zwolnienie lekarskie. W takim przypadku zgodnie z przepisami brak jest podstawy do wypłaty wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego. Co prawda przywołano wyrok sądowy, w którym sąd wskazał, że brak zaświadczenie lekarskiego nie pozbawia prawa do zasiłku, to należy jednak mieć na uwadze, że jest to rozstrzygnięcie w indywidualnej sprawie.