Jak dokonać rejestracji do TAX FREE?

TAX FREE jest to system zwrotu podróżnym podatku VAT. Cyfryzacja wielu obszarów wkroczyła również na ten teren. Do tej pory obsługa w systemie odbywała się papierowo. To się jednak ma zmienić i od 1 stycznia 2022 roku, TAX FREE będzie obsługiwane elektronicznie. Sprawdź, jak dokonać rejestracji do TAX FREE.

TAX FREE rejestracja – kiedy można jej dokonać?

Pomimo tego, że działanie systemu ma być rozpoczęte dopiero od 2022 roku, to już w tym roku udostępniono przedsiębiorcom możliwość zarejestrowania się do TAX FREE i dostosowania firmy do zmienianych przepisów.

Od 1 lipca 2021 r. przedsiębiorcy, którzy będą chcieli sprzedawać w systemie TAX FREE, mogą się rejestrować na platformie PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych). Obecnie rozpoczęcie sprzedaży w procedurze TAX FREE wiąże się z obowiązkiem poinformowania naczelnika urzędu skarbowego. Od 1 stycznia 2022 roku rejestracja na PUESC zastąpi ten obowiązek, nie będzie potrzeby składania odrębnej informacji.

Jak wygląda rejestracja na PUESC?

Rejestracja polega na wypełnieniu odpowiednich formularzy na PUESC w następującej kolejności:

1. Założenie konta na PUESC.
2. Zarejestrowanie firmy na PUESC – jeśli nie jest zarejestrowana.
3. Powiązanie reprezenta z firmą.

Założenie konta na PUESC

1. Zakładając konto należy wybrać „Rozszerzony zakres uprawnień”.
2. W polu “Cel rejestracji” trzeba zaznaczyć opcję: “Chcę powiązać się z firmą, żeby obsługiwać firmę w TAX FREE.
3. Należy podpisać wniosek rejestracyjny podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. W przypadku braku podpisu wniosku trzeba będzie osobiście udać się do siedziby najbliższego urzędu celno-skarbowego, delegatury urzędu celno-skarbowego lub oddziału celnego i potwierdzić swoją tożsamość.

Zarejestrowanie firmy na PUESC

Jeżeli firma jest już zarejestrowana, to należy jedynie sprawdzić dane, czy są aktualne i ewentualnie je zaktualizować. W przeciwnym wypadku należy firmę zarejestrować. Po dopełnieniu formalności przedsiębiorca uzyska m.in. dostęp do usługi TAX FREE.

Powiązanie reprezentanta z firmą

Reprezentantem może zostać osoba fizyczna bezpośrednio powiązana z firmą, tj. właściciel, pracownik bądź pełnomocnik firmy. Zakres czynności, które należy wykonać, został szczegółowo opisany w tym miejscu. Reprezentanci powinni mieć wcześniej założone konta na PUESC i posiadać nadany nr IDSISC – 17-znakowy numer identyfikacyjny. Ten numer jest niezbędny do uwierzytelnienia na PUESC na etapie logowania do systemu. Jednoczesna rejestracja z reprezentacją wydłuża czas rejestracji, ponieważ należy dostarczyć oryginał upoważnienia.

Jest to bardzo ważna czynność w procesie rejestracji, ponieważ:

Konfiguracja ustawień TAX FREE

1. Logowanie na PUESC.
2. Przejście do ustawień TAX FREE.
   • wybór formularza TAXFREE-PRZ (0) “Zarządzanie profilem przedsiębiorcy obowiązuje od 01.07.2021[TAXFREE]”,
   • dostęp do sekcji „Ustawienia TAX FREE”, gdzie należy wprowadzić wymagane dane.
3. Wybór miejsca sprzedaży i przypisanie im kas fiskalnych:
   • w zakładce „Miejsca sprzedaży” należy wybrać miejsca spośród miejsc prowadzenia działalności gospodarczej zgłoszonych do CEIDG lub do KRS. Zaznaczyć checkbox w miejscu sprzedaży, w którym będzie prowadzona sprzedaż w procedurze TAX FREE oraz dokonywany będzie zwrot podatku VAT,
   • w zakładce “Kasy fiskalne” przypisać tylko kasy online,
   • wybrać miejsce sprzedaży i dostępne kasy fiskalne w tym miejscu sprzedaży, a następnie zatwierdzić przyciskiem “Przypisz”.
4. Dodawanie pracowników i przydział ról:
   • zakładka „Pracownicy”,
   • przycisk „Dodaj”,
   • wpisanie IDSISC lub nr PESEL pracownika, jego imię i nazwisko.

   Pracownik musi mieć założone konto na PUESC, wystarczy, że będzie to konto z podstawowym zakresem uprawnień. Pracownikowi należy nadać rolę w systemie.
   Krok ten można pominąć, jeżeli obsługi w procedurze TAX FREE będzie dokonywał samodzielnie przedsiębiorca. Nie trzeba dodawać siebie jako pracownika.

5. Podanie informacji, czy przedsiębiorca posiada podpisaną umowę z firmą pośredniczącą w zwrocie podatku VAT.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na podmiot pośredniczący, to będzie on miał dostęp tylko do wskazanych przez sprzedawcę dokumentów TAX FREE.

Kontakt w przypadku problemów

Przedsiębiorca, który napotka na problemy lub będzie miał jakieś pytania w związku z obsługą w procedurze TAX FREE może się kontaktować w wykorzystaniem kilku kanałów komunikacji:

• przez servis Help Desk,
• mailowo: helpdesk-eclo@mf.gov.pl,
• telefonicznie 33 483 20 55.

Od 1 stycznia 2022 r. wszyscy przedsiębiorcy, którzy dokonują zwrotu podatku VAT podróżnym będą mieli obowiązek wystawiania dokumentów TAX FREE w formie elektronicznej.