Pracodawca może wysłać pracownika do wykonania pracy w innym miejscu niż jest to zapisane w umowie o pracę. W takim przypadku może to się odbyć na podstawie polecenia wyjazdu służbowego – podróży lub na podstawie oddelegowania do pracy. Oba sposoby wysłania pracownika do pracy w inne miejsce różnią się od siebie pewnymi cechami i przywilejami z tego tytułu. Poniżej opiszę jakie są istotne różnice pomiędzy podróżą służbową a oddelegowaniem do pracy. Istotne jest ustalenie z czym mamy do czynienie, przepisy nie określają tego wprost. Ma to znaczenie w sposobie rozliczenia wynagrodzenia dla takiego pracownika.
Podróż służbowa
Przez podróż służbową w oparciu o kodeks pracy art. 775 § 1 należy rozumieć wykonanie polecenia pracodawcy poza siedzibą firmy lub stałym miejscem wykonywania pracy. Z tego tytułu takiemu pracownikowi przysługuje prawo do zwrotu:
- kosztów podróży,
- kosztów noclegu,
- wypłata diet (art. 775 kodeksu pracy).
Podróż służbową dokumentuje się przez wystawienie dla pracownika polecenia wyjazdu służbowego. Z takiego polecenia musi wynikać z skąd i dokąd oraz w jakim celu jest to zlecone. W takim poleceniu wyjazdu służbowego powinny się znaleźć takie informacje jak:
- imię, nazwisko oraz stanowisko pracownika,
- cel podróży,
- miejsce docelowe podróży,
- określony czas podróży,
- środki lokomocji.
Podróż służbowa, to podróż poza miejsce pracy, nie ma określonego limitu ile taka podróż ma trwać. Pracownik otrzymuje polecenie wyjazdu służbowego a jego umowa o pracę nie ulega zmianie. Jeśli pracownik spełnia kryteria do wypłaty diet, to otrzymuje taką wypłatę. Dieta powinna zostać rozliczona i wypłacona w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Może być wypłacona razem z wynagrodzeniem lub osobno. Ponadto pracownik otrzymuje zwrot kosztów podróży i noclegów.
Przykład 1.
Pracownik Jan Nowak pracuje w firmie we Wrocławiu. W dniu 1 września 2016 otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego do Gdańska w celu wykonania poleceń służbowych. Pracownik w podróż pojechał samochodem firmowym, noclegi miał zapewnione. Podróż służbowa rozpoczęła się w dniu 1 września o godzinie 06:00 i zakończyła 3 września 2016 o godzinie 20:00.
Zgodnie z przepisami dieta za jedną dobę wynosi 30 zł. Jan Nowak w delegacji przebywał trzy dni ( 2 doby i 12 godzin) i otrzymał z tego tytułu dietę w wysokości 90 zł.
Z uwagi na to, że pracownik pojechał samochodem firmowym nie przysługuje mu zwrot kosztów podróży. Ryczałt z tytułu noclegów również nie zostanie wypłacony, gdyż noclegi zostały pracownikowi zapewnione przez pracodawcę. Opisana powyżej sytuacja jest przykładem delegacji pracownika.
Oddelegowanie do pracy
Jeśli pracownik na jakiś czas zmienia miejsce wykonywania pracy, to jest to oddelegowanie pracownika do innego miejsca, gdzie praca będzie wykonywana. Jeśli oddelegowanie będzie na okres dłuższy niż 3 miesiące, to w takim przypadku pracownikowi trzeba dać wypowiedzenie warunków pracy. Reguluje to art. 42 Kodeksu pracy.
Przy oddelegowaniu jest to tylko czasowa zmiana miejsca wykonywania pracy, powinna być podpisana umowa o oddelegowaniu i nie ma limitu czasowego. Nie przysługują dodatkowe należności takie jak np. dieta, zwrot kosztów podróży, noclegu. Taki pracownik może jedynie otrzymać dodatek za rozłąkę.
Wypłata diet i zwrotów podróży jest zwolniona z opodatkowania i oskładkowania ZUS. W przypadku oddelegowania jeśli pracodawca wypłaci z tego tytułu dodatkowe wynagrodzenie dla pracownika, to podlega to opodatkowaniu i oskładkowaniu ZUS.
Przykład 2.
Adam Maj pracuje w firmie, która z dniem 1 sierpnia 2016 wręczyła pracownikom firmy porozumienie zmieniające, w którym zmienione zostało miejsce wykonywania pracy. Nowe miejsce wykonywania pracy to Katowice. Z dniem 1 września 2016 pracownik Adam Maj ma jechać do pracy do Katowic. W tym przypadku pracodawca nie wystawia pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego, ponieważ takie miejsce jest zapisane w warunkach umowy. W tym przypadku mamy do czynienia z oddelegowaniem pracownika a nie delegacją. Pracownik nie ma prawa do otrzymania wypłaty diety. Jest to zgodne z art. 775 § 1 Kodeksu Pracy. Pracodawca może takiemu pracownikowi przyznać dodatkowe wynagrodzenie z tytułu rozłąki, zwrot kosztów zakwaterowania, zwrot kosztów dojazdu.