Czy zleceniobiorca może być w delegacji?

Obecnie podróże służbowe pracowników, czy to zatrudnionych na umowę o pracę, czy na umowę zlecenie są powszechne. Jeżeli chodzi o sposób rozliczania delegacji pracowniczych w zależności od charakteru zawartej umowy, to w świetle obowiązujących przepisów jest nieco zróżnicowany. W przypadku umowy o pracę kwestie rozliczania delegacji wynikają wprost z obowiązujących przepisów. Natomiast w przypadku umowy zlecenie jest to trochę odmienna formuła. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tym tematem.

Czy zleceniobiorca może być w delegacji?

Nie ma przeciwwskazań, aby zleceniobiorca przebywał w podróży służbowej. Pomimo że nie ma specjalnych przepisów dedykowanych tej kwestii, to znajdziemy zapis w ustawie Kodeks cywilny (art. 742), z którego wynika, że zleceniodawca powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Mowa jest o zwrocie wydatków, czyli najpierw koszty powinny być poniesione przez zleceniobiorcę, a później w kwotach faktycznie poniesionych zwrócone przez zlecającego. Dodatkowo informacja o sposobie rozliczania podróży służbowych powinna być zapisana w treści zawieranej umowy zlecenie. Wskazane jest zawarcie informacji m.in. o:

• kategorii kosztów, które będą zwracane,
• sposobie dokumentowania tych kosztów,
• dietach.

Jakie wydatki mogą być zwracane?

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby kategoria wydatków dla zleceniobiorcy była taka sama, jak dla pracownika. Zleceniodawca może w umowie zaznaczyć, że za czas podróży służbowej dokona zwrotu kosztów typu:

• przejazdów/dojazdów – środkiem transportu wskazanym przez zleceniodawcę – na podstawie faktur, rachunków, limitu przejechanych kilometrów,
• noclegów – na podstawie faktur, rachunków,
• diet – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie rozliczania delegacji w jednostkach budżetowych.

Oczywiście zwrot kosztów delegacji zleceniobiorcy będzie stanowił dla przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że podróż ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą zleceniodawcy. Nie będą stanowiły kosztów poniesione wydatki powyżej limitów wynikających z przepisów.

W jaki sposób rozliczać delegację zleceniobiorcy

Nie jest zabronione, aby przedsiębiorca, który wysyła zleceniobiorcę w podróż służbową kierował się regulacjami z rozporządzeń obowiązujących dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Tym bardziej że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych podstawa zwolnienia od podatku diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika i osoby niebędącej pracownikiem jest taka sama. Podatek nie będzie naliczany, jeżeli wypłata z tytułu podróży służbowej nie przekroczy limitów określonych w odrębnych przepisach. To samo dotyczy składek ZUS. Druk, na którym zleceniobiorca rozliczy wyjazd służbowy również może być taki sam, jak dla pracowników. Jedyna różnica jest taka, że jeżeli chodzi o umowę zlecenie nie może to być polecenie wyjazdu, tylko musi wynikać z zawartej umowy zlecenie.

Podsumowując należy stwierdzić, że rozliczanie delegacji pracownika i zleceniobiorcy może być dokonywane na takich samych zasadach. Jedyna znacząca różnica polega na tym, że w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jest to wprost uregulowane w przepisach. Natomiast w przypadku umowy zlecenie ta kwestia będzie unormowana w podpisanej umowie.