Zmiana biura księgowego. Co trzeba wiedzieć?

Zmiana biura rachunkowego – materiał video

Biuro księgowe to jeden z podstawowych kosztów, z jakimi musi się liczyć każdy freelancer prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Owszem, wysokość podatków można obliczać samodzielnie, ale sprowadzanie pomocy profesjonalnego biura do comiesięcznego obliczania VAT-u byłoby błędem. Możesz i powinieneś liczyć na więcej.

Oto, kiedy warto rozważyć zmianę biura księgowego:

Trudno Ci uzyskać niezbędne informacje

Sprawny i przyjazny kontakt z osobą prowadzącą Twoją księgowość, jest niezbędny. Nie musisz wiedzieć, jakie wydatki możesz wliczyć w koszty prowadzenia działalności i możesz, a nawet powinieneś o to pytać w razie wątpliwości. I bynajmniej nie chodzi o to, by Twoi księgowi godzili się na wszystkie Twoje sugestie. Za każdym razem powinieneś jednak otrzymać pełne i wyczerpujące uzasadnienie zajętego przez nich stanowiska. Jeśli zamiast tego otrzymujesz link do Google’a, powinna zapalić Ci się czerwona lampka.

Musisz osobiście dostarczać niezbędne dokumenty

Placówki przywiązane do papieru bardziej niż sam fiskus, zdecydowanie odchodzą już do lamusa, ale wciąż jeszcze się zdarzają. A w przypadku freelancerów, a zwłaszcza cyfrowych nomadów, to zdecydowanie nie rokuje na przyszłość. I nie musi. Faktury, także te papierowe, które trzeba zeskanować, można z powodzeniem przechowywać i dostarczać w formie elektronicznej. Wymaganie od przedsiębiorców dostarczania ich w papierowej wersji jest zbędnym obciążeniem.

Masz problem z dostępem do dokumentacji

Księgowi mają pełną wiedzę o stanie Twojego biznesu, więc ich pomoc jest nieoceniona przy przygotowywaniu dokumentów potrzebnych np. do uzyskania kredytu. Biuro powinno wychodzić naprzeciw takim oczekiwaniom i na życzenie udostępniać np. KPiR lub przygotowywać analizę finansową.

Masz wątpliwości co do aktualności wiedzy Twoich księgowych

Zwłaszcza w przypadku zawodów związanych z technologią, a tych wśród freelancerów przybywa, aktualność wiedzy Twoich księgowych jest bardzo ważna. Pytania „Jak rozliczyć przychody z Google Ads?”, „Jak nawiązać współpracę z zagraniczna agencją SEO?”, „Jak księgować przygody w obcej walucie?” nie powinny pozostawać bez odpowiedzi, bo z całą pewnością się da się to zrobić i dobry księgowy wie, jak.

Wraz z końcem roku

Jeśli nie jesteśmy zadowoleni z dotychczasowych usług księgowych, warto aby nowe biuro przejęło opiekę nad naszą firmą wraz z początkiem roku, czyli po zamknięciu starego roku, okresu rozliczeniowego i opłaceniu podatków. Zmieniając obsługę księgową, należy zwrócić uwagę, jaki jest okres wypowiedzenia w dotychczasowym biurze.

Jak zmienić biuro księgowe w czasie prowadzenia działalności?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, kiedy nie zatrudniasz pracownikom, zmiana jest prosta, ale i tak trzeba się do niej przygotować, a przede wszystkim – mieć na to czas. Dotychczasowy księgowy potrzebuje czasu na zgromadzenie i przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów, a nowy – by się z nimi zapoznać. Tylko wtedy obsługa Twojej firmy prowadzona będzie płynnie, bez żadnych zakłóceń.

Pamiętaj, żeby:

1. Wypowiedzieć umowę z uwzględnieniem odpowiedniego terminu

Bywa, że wynosi on nawet 2 miesiące, ale ten czas można wykorzystać na dogłębny research wszystkich dostępnych na rynku opcji.

2. Podpisać umowy z nowym biurem

Nowa umowa powinna zacząć obowiązywać następnego dnia po tym, jak wygaśnie poprzednia.

3. Zaktualizować wpis do CEiDG

W formularzu CEiDG-1 należy wpisać nazwę i NIP firmy księgowej oraz miejsce przechowywania dokumentacji oraz zaznaczyć datę, w której umowa z nowym biurem rachunkowym weszła w życie.

4. Przekazać dokumentację nowej placówce

W ostatnich dnia wypowiedzenia należy umówić na odebranie dokumentacji od dotychczasowego księgowego i przekazanie jej nowemu. Zadbaj o to, by wszystko przebiegało sprawniej, dlatego, sprawdź, co będzie potrzebne albo – jeśli to możliwe – przekaż ten obowiązek księgowym, z którym rozpoczynasz współpracę.