Praca zdalna – nowelizacja Kodeksu Pracy

Okres pandemii zmusił zarówno pracowników, jak i pracodawców do zmian zasad świadczenia pracy. Wcześniej raczej nie do pomyślenia była sytuacja, żeby pracownik mógł wykonywać swoje obowiązki służbowe w domu. W czasie pandemii stało się to faktem praktycznie z dnia na dzień. Nikt nie był na to przygotowany i nie było również mowy na ten temat w Kodeksie pracy. Po dwóch latach ustawodawca postanowił wprowadzić regulacje w zakresie pracy zdalnej bezpośrednio do przepisów i o tym będziemy pisali w dzisiejszej publikacji.

Dlaczego praca zdalna znajdzie się w Kodeksie pracy?

Praca zdalna była wykonywana w okresie prowadzonych obostrzeń w związku z trwającą pandemią COVID-19. Jednak z uwagi na brak przepisów typowych dla tego typu organizacji pracy rodziło się wiele pytań zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Zapowiedzi wprowadzenia pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy pojawiły się już dawno temu, jednak projekt ustawy zmieniającej Kodeks pracy został przygotowany stosunkowo niedawno. O zmianę przepisów dopytywali zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Po początkowym okresie wprowadzenia pracy zdalnej, taka organizacja pracy spodobała się zarówno jednym, jak i drugim.

Praca zdalna w projekcie ustawy zmieniającej Kodeks pracy

Obecnie obowiązujące przepisy nie zawierają definicji pracy zdalnej. Na okres trwania pandemii i 3 miesięcy po jej odwołaniu, obowiązują przepisy doraźne, które mają zastosowanie tylko we wskazanym okresie. Na temat funkcjonowania pracy zdalnej w okresie pandemii pisano w wielu publikacjach, m.in. w tej, która została podlinkowana. Obecnie praca zdalna jest wykonywana na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy, który w każdym momencie może wycofać polecenie pracy w takiej formie. Zobaczmy w takim razie, jakie istotne kwestie zostaną uregulowane w Kodeksie pracy.

Definicja pracy zdalnej

Do ustawy Kodeks pracy zostanie wprowadzona definicja pracy zdalnej:

Co do sposobu wykonywania pracy zdalnej uzgodnienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem mogą być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienia co do pracy w trybie zdalnym prowadzone w trakcie zatrudnienia mogą być dokonane:

• z inicjatywy pracodawcy,
• na wniosek pracownika.

Jeżeli praca zdalna będzie wykonywana na polecenie pracodawcy, to może on w każdej chwili cofnąć takie polecenie, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Jeżeli pracownik nie będzie mógł wykonywać pracy zdalnej ze względu na zmianę warunków lokalowych czy technicznym będzie miał obowiązek poinformować o tym fakcie pracodawcę, który niezwłocznie cofnie polecenie pracy zdalnej.

Kiedy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną?

Jeżeli zostanie złożony wniosek pracownika o możliwość wykonywania pracy zdalnej, to pracodawca nie jest bezwzględnie nim związany, chyba że taki wniosek złoży:

• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do 4 roku życia,
• pracownik wychowujący dziecko m.in. niepełnosprawne, ciężko lub nieuleczalnie upośledzone, objęte specjalistycznym kształceniem,
• pracownik opiekujący osobą niepełnosprawną członkiem najbliższej rodziny o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inną osobą, która pozostaje z pracownikiem we wspólnym gospodarstwie domowym.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały być określone na piśmie w formie porozumienia z organizacją związkową, jeśli taka funkcjonuje u danego pracodawcy. W innych przypadkach może to być regulamin lub porozumienie zawarte z pracownikiem. W takim porozumieniu muszą się znaleźć m.in.:

Niektóre zapisy porozumienia dotyczącego pracy zdalnej
zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej
zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika przebywającego na pracy zdalnej
zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych

Koszty związane z pracą zdalną

Pracownicy, którzy będą wykonywali pracę zdalną ponoszą podwyższone koszty związane m.in. z kosztami energii elektrycznej, usługami telekomunikacyjnym, materiałami i narzędziami wykorzystywanymi do pracy zdalnej. Dlatego też pracodawca będzie miał obowiązek m.in. zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć takie koszty. Jeżeli będą tego wymagały okoliczności, to również pracodawca powinien zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędną do wykonywania pracy zdalnej.

Kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej

Kontrola pracy zdalnej będzie realizowana na takich samych zasadach, co kontrola pracownika wykonującego pracę stacjonarnie. Jednak w przypadku pracy zdalnej pracownik zachowa prawo do prywatności. W praktyce taka kontrola powinna co do zasady być przeprowadzana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się (np. telefon, poczta elektroniczna, chat). Nie jest zabroniona kontrola w miejscu wykonywania pracy zdalnej, tylko w takim przypadku konieczne będzie uprzednie porozumienie się z pracownikiem. Jeśli w takiej naocznej kontroli pracodawca oceniłby, że nie są przestrzegane warunki bhp czy ochrony danych osobowych, to może zobowiązać pracownika do naprawy tych uchybień lub cofnąć swoją zgodę na pracę zdalną.

Bezpieczeństwo i higiena pracy na pracy zdalnej

Sam fakt wykonywania pracy w miejscu zamieszkania nie zwalnia pracodawcy z obowiązku bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy, jednak ze względu na specyfikę pracy zdalnej ta odpowiedzialność musi zostać scedowana na pracownika. W takim przypadku, to pracownik będzie odpowiadał m.in. za:

• utrzymanie miejsca pracy w czystości,
• zapewnienie bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej,
• wyeliminowanie wpływu osób trzecich na wykonywanie pracy.

Nie zwalnia to jednak pracodawcy z dokonania oceny ryzyka zawodowego. Pracodawca będzie musiał zidentyfikować zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników, uwzględniając m.in. czynniki mechaniczne, fizyczne, chemiczne, biologiczne, występujące lub mogące wystąpić w związku z wykonywaniem pracy, także pracy zdalnej. Po sporządzeniu takiego dokumentu pracodawca powinien zapoznać z nim pracowników, którzy przed pójściem na pracę zdalną powinni potwierdzić zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę informacją. Ocena ryzyka zawodowego powinna być udokumentowana. Przepisy dotyczące wypadku przy pracy będą miały również zastosowanie do pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna

W projekcie ustawy pojawia się też pojęcie okazjonalnej pracy zdalnej. Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik.

W przypadku wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej ustawodawca nie nakłada na pracodawców obowiązku zwrotu kosztów pracy zdalnej. Nie jest jednak wykluczony dobrowolny zwrot kosztów. Przepisy odnoszące się do pracy zdalnej nie będą w większości obowiązywały do okazjonalnej pracy zdalnej, która będzie wykorzystywana przez pracowników doraźnie. Nie będzie więc obowiązku tworzenia przepisów wewnętrznych przez pracodawcę na potrzeby okazjonalnej pracy zdalnej.

Kontrola trzeźwości pracowników

W projekcie ustawy pojawiły się również nowe regulacje uprawniające pracodawcę do dokonywania kontroli pracowników na obecność alkoholu lub środka działającego podobnie, jak alkohol. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami pracodawca może dokonać takiej kontroli jedynie za zgodą pracownika. Jeżeli napotkamy na sprzeciw z jego strony to badanie odbywa się po spełnieniu warunków:

• kierownik zakładu pracy musi zażądać takiego badania i
• badanie na zawartość alkoholu jest przeprowadzone przez uprawniony organ (policję), a pobrania krwi dokonuje osoba z odpowiednimi kwalifikacjami.

Po zmianie przepisów kontrola trzeźwości będzie mogła być dokonana w sposób ustalony przez pracodawcę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Kontroli trzeźwości będzie można dokonać przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Praca zdalna – podsumowanie

Na regulacje dotyczące pracy zdalnej oczekują zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Niewątpliwie, przynajmniej na początku wprowadzenia nowych przepisów, pracodawca będzie miał dodatkowe obowiązki w związku z koniecznością opracowania m.in. zasad wykonywania pracy zdalnej czy dokonania oceny ryzyka zawodowego. Dodatkowo pracodawca będzie musiał opracować odpowiedni klucz zwrotu kosztów ponoszonych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ustawodawca nie wprowadził szczególnych regulacji dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców a to oznacza, że również takie firmy będą zobowiązane stosować nowe przepisy na takich samych zasadach, jak pozostali pracodawcy. Nałożenie obowiązku zwrotu kosztów pracownikom nie będzie stanowiło dodatkowych kosztów dla pracodawcy, ponieważ w ocenie ustawodawcy zostanie to zrekompensowane obniżeniem kosztów prowadzonej działalności. Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy na pewno rozwieje część wątpliwości, jednak niewykluczone, że pojawią się nowe, z którymi pracodawcy będą musieli sobie poradzić. Ustawa ma zacząć obowiązywać po upływie 14 dni od jej ogłoszenia, co nie daje przedsiębiorcom zbyt wiele czasu na dostosowanie się do zmienianych przepisów. Według stanu na 27 września 2022 r. projekt ustawy został odrzucony po I czytaniu w Sejmie i skierowana do Komisji Nadzwyczajnej do spraw zmian w kodyfikacjach.