Pracownicze koszty uzyskania przychodów a rozliczenie roczne na przykładach

Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, to wchodzi w obowiązki płatnika, na którym ciąży dokonywanie rozliczeń zarówno z urzędem skarbowym, jak i z ZUS. Pracodawca musi znać niezbędne przepisy i zasady, a każda zmiana przepisów może mieć wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy, jak i na składki ZUS. Niekiedy jednak umykają nam pewne istotne kwestie, o których warto sobie przypominać. W dzisiejszej publikacji opiszemy temat pracowniczych kosztów uzyskania przychodów i ich rozliczanie na przykładach.

Co ma wpływ na wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów?

Pracownicze koszty uzyskania przychodów są naliczane z tytułu:

• stosunku służbowego,
• stosunku pracy,
• spółdzielczego stosunku pracy,
• pracy nakładczej.

Wysokość kosztów pracowniczych zależy o kilku warunków, które zostały opisane w ustawie.

Na wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów mają wpływ następujące czynniki:
Od ilu pracodawców otrzymujemy wynagrodzenie za pracę – czy od jednego, czy od kilku płatników
Miejsce zamieszkania pracownika – czy się znajduje w tej samej miejscowości co zakład pracy, czy w innej
Czy dochody pracownika korzystają ze zwolnienia od podatku w ramach ulgi: dla młodych, dla powracających z zagranicy, dla rodzin wielodzietnych, dla pracującego seniora

Wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych zostało opisane szczegółowo, jaka jest wysokość kosztów pracowniczych, są to kwoty zryczałtowane i kształtują się następująco:

Czynniki kształtujące wysokość kosztów pracowniczych	Wysokość pracowniczych kosztów
	Miesięczna	Maksymalna roczna
Przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej	250 zł	3.000 zł
Przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej	375 zł	4.500 zł
Jeśli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę	300 zł	3.600 zł
Jeśli pracownik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę	450 zł	5.400 zł

Pracownicze koszty uzyskania przychodów a rozliczenie roczne na przykładach

Każdy pracownik powinien mieć świadomość, że po zakończeniu roku podatkowego na etapie składania zeznania rocznego powinien sprawdzić, czy nie zostały przekroczone roczne limity kosztów pracowniczych i ewentualnie wpisać prawidłową wysokość kosztów. Zobaczmy na przykładach kiedy mogą wystąpić problemy z prawidłowym rozliczeniem kosztów pracowniczych.

Przykład	Zasada naliczania kosztów pracowniczych
Przychód poniżej kwoty kosztów pracowniczych	Koszty pracownicze odlicza się do wysokości osiągniętego przychodu
Wynagrodzenie za czas choroby wypłacane przez pracodawcę	Stosowanie kosztów pracowniczych na zasadach ogólnych
Zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS	Nie można zastosować kosztów pracowniczych, ponieważ pracownik nie osiągnął przychodu ze stosunku pracy
Zatrudnienie przez część roku	Jeśli dana osoba będzie pozostawała bez zatrudnienia przez część roku, to może w zeznaniu wykazać koszty pracownicze pomnożone przez ilość miesięcy pozostawania w zatrudnieniu. Koszty pracownicze są naliczane, o ile będą osiągane przychody ze stosunku pracy
Zatrudnienie na umowę zlecenie	Nie przysługują pracownicze koszty uzyskania przychodów z uwagi na charakter umowy
Pracownik jest zatrudniony u kilku płatników i każdy z nich stosuje koszty pracownicze	Jeśli przykładowo pracownik będzie zatrudniony u 3 pracodawców i każdy potrąci koszty pracownicze w wysokości 3.000 zł, to daje to kwotę 9.000 zł w skali całego roku. Pracownik nie może skorzystać z odliczenia takiej kwoty, ponieważ limit roczny w takim przypadku wynosi 4.500 zł
Pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy	Jeśli pracownik będzie chciał, żeby płatnik stosował wobec niego podwyższone koszty pracownicze w trakcie roku, to powinien przedłożyć pracodawcy stosowny wniosek. Jeśli jednak tego nie zrobi, to będzie miał prawo wpisać w zeznaniu rocznym kwotę 3.600 zł, o ile pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę
Pracownik uzyskał w jednym miesiącu przychody zwolnione od podatku PIT i podlegające opodatkowaniu	W takim przypadku zgodnie z ustawą o PIT stosuje się proporcjonalne koszty pracownicze. Ustala się procent, w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów

Dwie umowy o pracę z tym samym pracodawcą a koszty pracownicze

Pracownicy mają niekiedy wątpliwości, jaka kwota kosztów pracowniczych będzie im przysługiwała, jeśli zostaną zatrudnieni na dwie umowy o pracę u tego samego pracodawcy. Przepisy nie wypowiadają się na ten temat, dlatego będziemy się posiłkować wydaną interpretacja podatkową, w której ten temat był rozstrzygany. Mowa o piśmie z dnia 09.03.2022 r. nr 0113-KDIPT2-3.4011.19.2022.1.KS. Z pytaniem do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zwróciła się kobieta, która znalazła się właśnie w takiej sytuacji. W PIT-11 została wpisana kwota 7.200 zł w miejscu kosztów uzyskania przychodów na co zwróciła uwagę wnioskodawczyni i postanowiła rozliczyć w zeznaniu kwotę 3.600 zł. Dyrektor KIS uznał jednak takie podejście za nieprawidłowe i wskazał, że w tym przypadku przysługują koszty roczne w wysokości 4.500 zł, jeśli pracownik uzyskuje dodatek za rozłąkę lub 5.400 zł, jeśli takiego dodatku nie otrzymuje. Jak się okazuje, prawo do wyższych kosztów pracowniczych przysługuje również pracownikom zatrudnionym na więcej niż jedną umowę u jednego pracodawcy. Jest to niewątpliwa dobra informacja dla osób znajdujących się w takiej sytuacji.

Podsumowanie

Koszty pracownicze zostały ustalone przez ustawodawcę w stałych zryczałtowanych stawkach. Ich wysokość zależy od tego, czy pracownik jest zatrudniony u jednego pracodawcy, czy u kilku. Ponadto wpływ na koszty ma miejsce zamieszkania, koszty są wyższe, jeśli pracownik zamieszkuje poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. W publikacji podane zostały przykłady rozliczania kosztów, które mogą budzić wątpliwości zarówno pracowników, jak i pracodawców. Potwierdza się również prawidłowość stosowania podwyższonych kosztów pracowniczych, jeśli zatrudnia nas ten sam pracodawca na dwóch różnych stanowiskach. Każda pracująca osoba powinna być uczulona i zwracać uwagę na prawidłowość wykazanych kosztów w otrzymanym PIT-11 od pracodawcy, ponieważ za prawidłową wysokość kosztów w zeznaniu rocznym odpowiada osoba składająca to rozliczenie.