Kategorie: ABC przedsiębiorcyBlogPodatkiWłasny biznes

Prywatny samochód osobowy do celów działalności gospodarczej

Samochód niefirmowy to prywatny samochód, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy, wykorzystywany zarówno w celach działalności, jak i prywatnie. Samochodem niefirmowym może być również samochód używany na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia, samochód wynajmowany na podstawie umowy najmu, a także samochód w leasingu operacyjnym. Jeżeli wykorzystujemy prywatny samochód osobowy do celów działalności gospodarczej mamy obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Ewidencja ta dotyczy również użyczonych i wynajmowanych samochodów osobowych, nie obejmuje natomiast samochodów w leasingu operacyjnym oraz samochodów ciężarowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu i Ewidencja wydatków

Wymagane dane w Ewidencji

Przepisy nie określają wzoru takiej ewidencji, a jedynie elementy jakie musi ona zawierać. Ewidencja przebiegu pojazdu musi określać co najmniej:

nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
numer rejestracyjny pojazdu,
pojemność silnika,
kolejny numer wpisu,
datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd),
liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
stawkę za 1 km przebiegu,
podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Zaliczenie w koszty poniesionych wydatków – zasady ogólne

Ewidencja przebiegu pojazdu, na podstawie iloczynu kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr, wyznacza limit wydatków, do którego można je zaliczyć w koszty prowadzenia działalności.
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć albo kwotę faktycznych wydatków albo kwotę limitu w zależności, która z tych wartości jest mniejsza.
Rozliczenia dokonuje się w okresach miesięcznych – narastająco, od początku roku.
Podatnik powinien prowadzić dwa zestawienia: zestawienie przejechanych kilometrów i zestawienie wydatków samochodowych.
Aby zaliczyć wydatki poniesione na eksploatację pojazdu do kosztów uzyskania przychodu trzeba je odpowiednio udokumentować, fakturami VAT, rachunkami oraz innymi dowodami poniesienia wydatku, które spełniają wymagania określone w Rozporządzeniu MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Bardzo ważne jest, aby na fakturach VAT był zamieszczony numer rejestracyjny pojazdu.
W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów w celach działalności gospodarczej nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.
Należy pamiętać, że podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od zakupionego paliwa do samochodów osobowych, tak więc kwoty wydatkowane na zakup paliwa są do ewidencji wydatków samochodowych wpisywane w kwotach brutto.

Co to są koszty eksploatacyjne

Mówiąc o wydatkach z tytułu używania samochodu, należy przez to rozumieć wydatki związane z eksploatacją samochodu, czyli zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy, przeglądy i ubezpieczenia. Nie są takimi wydatkami np. zakup radia, instalacja gazowa.

Limitowanie wydatków na ubezpieczenie pojazdu

Zaliczając do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z ubezpieczeniem samochodu (OC i AC) należy pamiętać o limicie wynikającym z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który mówi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia. Przykład Wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia 100 000 zł kurs euro w dniu zawarcia umowy ubezpieczenia 4,27 20.000 x 4,27 = 85400 składka ubezpieczeniowa 5000 zł Wyliczenie proporcjonalne 85400 – X 100 000 – 5000 X = 4279 zł Kwota 4279 jest tą, którą można wprowadzić do ewidencji wydatków samochodowych. Opisane ograniczenie dotyczy wszystkich samochodów osobowych, także będących przedmiotem leasingu.

Umowy na użytkowanie pojazdu

Samochód osobowy wykorzystywany na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia

Podatnik może wykorzystywać na potrzeby prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej samochód osobowy użyczony na podstawie umowy bezpłatnego użyczenia. Bezpłatne użyczenie może mieć miejsce wówczas, gdy użyczającym jest osoba z pierwszej lub drugiej grupy podatkowej (najbliższa rodzina). Kosztami uzyskania przychodów z tytułu użytkowania nieodpłatnie użyczonego samochodu będą faktycznie poniesione wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu, czyli paliwo, oleje, części zamienne, bieżące naprawy, ograniczone ewidencją przebiegu pojazdu. Zgodnie z Kodeksem Cywilnym umowa użyczenia nie może nakładać na biorącego rzecz obowiązku ponoszenia świadczeń, które z mocy prawa ciążą na właścicielu (użyczającym). Umowę, na podstawie której biorący rzecz opłaca obciążenia użyczającego należy uznać za umowę o odpłatne używanie. Wydatki takie jak, ubezpieczenie samochodu, podatek od środków transportu, spłata odsetek od kredytu udzielonego na zakup samochodu, nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu ponieważ obciążają właściciela pojazdu. Pozostałe koszty związane z bieżącą eksploatacją samochodu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ale do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr.

Samochód osobowy używany na podstawie umowy najmu lub dzierżawy

Umowa najmu różni się od umowy dzierżawy tym, że w ramach umowy najmu, wynajmujący oddaje najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Natomiast przez umowę dzierżawy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz. Koszty związane z eksploatacją pojazdu stanowią koszt uzyskania przychodu ale tylko do wysokości kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. Kosztami tymi mogą być: paliwo, części zamienne, przegląd, ubezpieczenie (jeżeli w umowie jest napisane, że najemca opłaca składkę) oraz czynsz za najem. Faktury za najem samochodu rozliczane są na takich samych zasadach jak w przypadku leasingu operacyjnego, czyli można odliczyć tylko 60% VAT z faktury za najem, a suma odliczeń podatku VAT w całym okresie najmu nie może przekraczać 6 000 zł.

Samochód osobowy w leasingu operacyjnym

Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku samochodów używanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Oznacza to, że korzystający może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie wydatki związane z eksploatacją pojazdu. Mogą to być następujące wydatki: zakup paliwa, zakup części zamiennych, koszty napraw i remontów, zakup ogumienia, ubezpieczenie, opłaty leasingowe. Leasingobiorca ma prawo zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wszystkie opłaty ponoszone w okresie obowiązywania umowy, w tym opłatę manipulacyjną i czynsz inicjalny. W przypadku leasingu nie występuje ograniczenie kwot, które można zaksięgować w koszty (samochody osobowe będące własnością firmy mogą być amortyzowane tylko do kwoty równoważnej 20 tys. euro). Osoby prowadzące księgowość na podstawie KPiR mają prawo zaliczyć wydatki na czynsz inicjalny i opłaty manipulacyjne w całości w miesiącu poniesienia tego kosztu. Przy rozliczaniu rat leasingowych przysługuje odliczenie 60% VAT z faktury za ratę leasingową jednak nie więcej niż 6000zł za cały okres trwania umowy.

Odliczenie podatku VAT z faktur najmu lub leasingu

Jeżeli przedmiotem najmu lub leasingu jest samochód ciężarowy wg definicji zawartej w ustawie o podatku VAT lub samochód „z kratką” posiadający homologację stwierdzającą, że nie jest to pojazd osobowy to kupujący ma prawo do odliczenia podatku VAT na zasadach ogólnych. Ograniczenie w odliczeniu podatku dotyczy najmu i leasingu samochodów osobowych. Ustawo o podatku VAT pozwala na odliczenie tylko 60% podatku VAT wykazanego na fakturze przy czyn suma odliczeń przez cały okres trwania umowy nie może przekroczyć kwoty 6 000 zł. W związku z powyższym od każdej faktury w Ewidencji zakupów VAT księgujemy tylko 60% podatku. Pozostałe 40% powiększa wartość netto wpisywaną do ewidencji wydatków samochodowych, lub bezpośrednio do KPiR (przy umowie leasingu). Gdy suma odliczeń osiągnie poziom 6 000 zł do wartości netto doliczamy cały podatek VAT.

Zespół IFIRMA

Kreatywny zespół specjalistów tworzony przez osoby wyróżniające się doświadczeniem oraz wiedzą z różnych obszarów.

Świadomi potrzeb naszych czytelników, skupiamy się na tworzeniu zrozumiałych treści, które będą w stanie przybliżyć im często zawiłe zagadnienia z zakresu rachunkowości, marketingu, ekonomii, księgowości czy zarządzania. Ostateczny dobór bieżącej tematyki uzależniany jest od preferencji docelowych odbiorców, zmian zachodzących w biznesowym środowisku, a także samych doświadczeń i umiejętności specjalistów odpowiadających za proces tworzenia tekstów.

W efekcie zespół ekspertów Ifirma bierze czynny udział w rozwoju różnego rodzaju biznesów, pomagając zarówno ich założycielom, jak i pracownikom efektywniej organizować pracę przy wykorzystaniu jak najbardziej dopasowanych do potrzeb rozwiązań.

Rozumiejąc istotę profesjonalnego podejścia do poruszanych zagadnień, każdy tekst tworzony jest w oparciu o wiarygodne dane. Dodatkowo podejmowana tematyka ujmowana jest w logiczny i przejrzysty sposób, zwiększając tak istotną jasność przekazu, co pozytywnie wpływa na podkreślenie najbardziej użytecznych treści. W efekcie podejmowane przez nasz zespół praktyki w szerszej perspektywie można rozpatrywać jako dążenie do zwiększenia świadomości i wyczucia biznesowego osób aktywnie działających na rynku.