Środek trwały czy wyposażenie – jak ewidencjonować?

W każdej firmie wcześniej czy później dojdzie do zakupu różnego rodzaju składników majątkowych, które z punktu widzenia podatku dochodowego należy odpowiednio ująć do urządzeń księgowych. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem środków trwałych i wyposażenia w firmie. Podpowiemy również jak powinno wyglądać ich ewidencjonowanie.

Środek trwały w firmie

Ustawodawca nie wprowadził formalno-prawnej definicji środka trwałego. Z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dowiemy się jedynie kiedy z mocy prawa środki trwałe powinny być amortyzowane. Z tego przepisu pośrednio wynika, kiedy mówimy o środku trwałym.

Środkiem trwałym w firmie będą: budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu, inne przedmioty

Przewidywany okres używania środka trwałego jest dłuższy niż rok

Środek trwały jest wykorzystywany przez przedsiębiorcę na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą lub oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze

Środek trwały musi spełniać następujące kryteria: stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy, musi być nabyty lub wytworzony we własnym zakresie, jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, służy prowadzonej działalności gospodarczej

Wartość graniczna środka trwałego 2024

Już od kilku lat wartość graniczna środka trwałego do obowiązkowego naliczania odpisów amortyzacyjnych została przesunięty z 3.500 zł do 10.000 zł. Co to oznacza w praktyce?

Otóż zgodnie z ustawą o PIT, jeśli przedsiębiorca nabędzie składnik majątkowy, którego wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł, to ma do wyboru 3 opcje:

1. Ująć do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (ŚTWNiP) i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych.
2. Dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.
3. Zaliczyć wydatek bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Ustawodawca w żaden sposób nie ogranicza przedsiębiorcy i nie narzuca mu, w jaki sposób powinien dokonać księgowań. Każdy przedsiębiorca ma swoje założenia, którymi się kieruje przy prowadzeniu firmy. Jeśli chce od razu zmniejszyć dochód do opodatkowania, to powinien zakup zaliczyć bezpośrednio do kosztów lub zamortyzować jednorazowo. Jednak jeśli chce koszty rozłożyć w czasie, to może dokonywać cyklicznych odpisów amortyzacyjnych. Pamiętajmy, że przedsiębiorcy na ryczałcie nie rozliczają kosztów uzyskania przychodów, więc w ich przypadku tego typu dylematy nie są aż tak istotne. Chociaż jeśli planują zmianę formy opodatkowania na zasady ogólne, to wówczas decyzja o dokonywaniu okresowych odpisów amortyzacyjnych może być istotna.

Składniki majątkowe o wartości początkowej do 10.000 zł można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów lub ująć w ewidencji ŚTWNiP i je zamortyzować

Środki trwałe, które znajdują się w ewidencji należy wykazać w remanencie likwidacyjnym w przypadku zakończenia działalności gospodarczej

Składniki majątkowe, których wartość początkowa przekracza kwotę 10.000 zł muszą być amortyzowane zgodnie z ustawą o PIT. Odpisy amortyzacyjne są księgowane począwszy od następnego miesiąca po miesiącu wprowadzenia do ewidencji ŚTWNiP

Fabrycznie nowy środek trwały o wartości początkowej pomiędzy 10.000 zł a 100.000 zł można zamortyzować jednorazowo. W takim przypadku odpis amortyzacyjny jest ujmowany w miesiącu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji

Wyposażenie w firmie

W ostatnich latach przepisy zmieniają się dość często, tak też się stało w przypadku ewidencjonowania wyposażenia w firmie. Począwszy od 2020 roku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia, jak to miało miejsce do końca 2019 roku.

Do końca 2019 roku wyposażenie było zdefiniowane jako rzeczowe składniki majątku o wartości początkowej powyżej 1.500 zł, związane z wykonywaną działalnością niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych

Ważne! Od 2020 roku zakupu wyposażenia przedsiębiorca nie ma obowiązku ujmowania w żadnej ewidencji. Taki zakup może od razu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów

Jeśli przedsiębiorca posiada jeszcze starą ewidencję wyposażenia, to powinien ją w dalszym ciągu przechowywać aż do momentu, w którym nie będzie już w niej żadnego składnika majątkowego

Pomimo że nie ma już ustawowego obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia, to nie ma również zakazu jej prowadzenia, przedsiębiorca może taką ewidencję w dalszym ciągu prowadzić

Ważne! Przypominamy, że sprzedaż wyposażenia, którego wartość początkowa jest wyższa od kwoty 1.500 zł stanowi przychód w działalności gospodarczej, który należy opodatkować. Wynika to wprost z ustawy o PIT (art. 14 ust. 2 pkt 1 lit.b) gdzie czytamy, że przychodem z działalności gospodarczej jest również przychód ze zbycia składników majątkowych, których wartość początkowa mieści się w przedziale pomiędzy kwotą 1.500 zł a 10.000 zł

Niskocenne składniki w firmie 2024

Nie ma definicji niskocennych składników majątkowych. W przeszłości za takie składniki uważano wyposażenie, którego wartość początkowa była pomiędzy 1.500 zł a 3.500 zł, a po zmianie 10.000 zł. Przyjmuje się, że będą to takie składniki majątkowe, których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł. W takich przypadkach ustawodawca dał duży margines swobody przedsiębiorcom. Mają oni do wyboru trzy opcje, o których już pisaliśmy wcześniej. Dość powszechną praktyką jest ujmowanie takich wydatków bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Ujęcie niskocennych składników majątkowych w ewidencji środków trwałych oznacza, że taki zakup będzie tam figurował aż do momentu jego sprzedaży lub wycofania.

Niskocenny składnik majątkowy to taki, którego wartość początkowa mieści się w przedziale pomiędzy 1.500 zł a 10.000 zł

Bez względu na to, jak niskocenny składnik majątkowy będzie zaksięgowany, to i tak przedsiębiorca musi wykazać przychód z jego odpłatnego zbycia

Jeśli taki składnik zostanie wycofany z firmy lub znajdzie się w remanencie likwidacyjnym, to jeśli dojdzie do jego zbycia przed upływem 6 lat od wycofania lub zakończenia działalności, to również powstanie przychód do jego opodatkowania

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji przypomnieliśmy definicję środków trwałych w firmie, ale również nawiązaliśmy do składników majątkowych, które często są określane mianem wyposażenia. Co prawda począwszy od 2020 roku nie ma już obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia, to nie oznacza, że przedsiębiorcy nie dokonują zakupu niskocennych składników majątkowych. Każdy zakup powyżej 10.000 zł musi być wprowadzony do ewidencji środków trwałych prowadzonej przez przedsiębiorców, którzy wybrali opodatkowanie na zasadach ogólnych lub wykazu środków trwałych w przypadku przedsiębiorców na ryczałcie. Natomiast zakupy pomiędzy 1.500 zł a 10.000 zł znajdą się albo w kosztach uzyskania przychodów, albo w ewidencji środków trwałych i zostaną zamortyzowane. Przedsiębiorcy mogą sami zdecydować, które rozwiązanie będzie dla nich optymalne. Bez względu na to w jakiej formie składnik majątkowy będzie zaewidencjonowany, to i tak przedsiębiorca musi pamiętać, że jego sprzedaż stanowi przychód w działalności gospodarczej, który należy opodatkować.