Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników mogą również wysyłać ich w delegacje. O wyjeździe służbowym mówimy wówczas, gdy miejsce docelowe podróży znajduje się poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, gdzie pracownik wykonuje swoje zadania. Każda podróż służbowa wiąże się z dodatkowymi kosztami, które leżą po stronie przedsiębiorcy. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem krajowych wyjazdów służbowych pracowników.
Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę może przebywać, na polecenie pracodawcy, w podróży służbowej. Z tego tytułu zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków, do których zalicza się m.in.:
Poniżej opiszemy poszczególne kategorie wydatków, które dla przedsiębiorcy będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w ramach limitów ustawowych.
Rozliczenia podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jeżeli chodzi o delegacje pracowników, to przedsiębiorca określa środek transportu, za który będzie zwracał koszty. Podróż służbową pracownik może odbyć:
W zależności od wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego środka transportu, do rozliczenia delegacji pracownika będą wymagane różne dokumenty:
Obecnie stawki za jeden kilometr kształtują się następująco:
Pracownikowi, który przebywa w podróży służbowej przysługują ryczałty za dojazdy. W przypadku podróży krajowej – za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety (9 zł). Jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem ryczałty za dojazdy nie przysługują.
W podróży krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (900 zł).
Jeśli pracownikowi, który nie przedłożył rachunku, nie zapewniono bezpłatnego noclegu, to będzie mu przysługiwał ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (67,50 zł).
Sposób rozliczania diety został opisany w rozporządzeniu i w przypadku delegacji krajowej kształtuje się następująco:
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
Obecnie wysokość diety krajowej wynosi 45 zł. (stan na rok 2024)
Jeżeli pracownik ma zapewnione wyżywienie w trakcie podróży służbowej, dieta ulega zmniejszeniu odpowiednio o:
Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji, do której ma obowiązek dołączyć faktury, rachunki, bilety, inne dokumenty potwierdzające wydatki. Na tej podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia delegacji.
Jeżeli pracownik otrzymał zaliczkę, pozostaje kwota do wypłaty, jeżeli wydatki przekroczyły zaliczkę. Natomiast w sytuacji odwrotnej, pracownik ma obowiązek zwrócić różnicę z zaliczki pracodawcy. Pracownik, który wybiera się w podróż służbową, zazwyczaj już w momencie wyjazdu otrzymuje druk delegacji, który po powrocie powinien uzupełnić o brakujące dane i przekazać pracodawcy.
Dieta z tytułu podróży służbowej jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych. Jeżeli pracodawca zdecydowałby się wypłacić pracownikowi wyższą dietę, to wówczas pracownik zapłaci zaliczkę na podatek PIT od nadwyżki, a pracodawca nie ujmie nadwyżki w kosztach uzyskania przychodów. Ta sama zasada dotyczy naliczania składek ZUS – do wysokości limitów w rozporządzeniu składek ZUS się nie nalicza, dopiero od nadwyżki naliczane są składki ZUS.
Zastanawiasz się kogo dotyczy przekazywanie wpłat na ZFŚS do 31 maja? W dzisiejszym artykule odpowiemy…
Zasada stanowi, że udziały w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością podlegają dziedziczeniu jak każdy inny składnik…
Wyobraź sobie świat, w którym Twoja firma może tworzyć wciągające, spersonalizowane wideo na każdą okazję,…
Nawet najdoskonalszy produkt czy usługa nie osiągną sukcesu na rynku bez odpowiedniej strategii komunikacji. Jeśli…
Jednym z rozwiązań przyjętych przez Polski Ład jest świadczenie rodzinne, z którego mogą skorzystać rodzice…
Rozpoczynasz ponownie działalność i zastanawiasz się czy masz prawo do niższego ZUSu? W dzisiejszym artykule…