Zdarzy się, że wysłany PIT-11 do pracownika do nas wróci, pytanie co w tej sytuacji zrobić? Pracodawca nie musi po raz kolejny wysłać pocztą PIT-11 lub ponawiać wielokrotnie tych czynności w sytuacji zwrotu dokumentu od pracownika.
Niedostarczenie PIT-11
Jeśli pracodawca nie otrzymał potwierdzenia nadania/otrzymania listu lub wystąpiły inne nieprawidłowości związane z terminowością wykonania usługi przez operatora pocztowego nadawca powinien zareklamować usługę w placówce pocztowej, celem wyjaśnienia sprawy. Zwróconą przesyłkę wraz z dowodem jej nadania należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych informację PIT-11 należy przesłać pracownikowi w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym w formie papierowej lub elektronicznej. Przepisy podatkowe nie precyzują jak płatnik powinien to zrobić.
W praktyce odbywa to się:
- osobiście w miejscu pracy wówczas na kopii pracownik potwierdza kiedy otrzymał i składa podpis,
- za pomocą poczty listem poleconym,
- można też e-mailowo, należy pamiętać aby pracownik potwierdził jego otrzymanie
Najczęściej wykorzystywanym operatorem pocztowym w tych sprawach jest Poczta Polska S. A. Dowodami na wywiązanie się z obowiązku wysłania informacji jest pisemne pokwitowanie odbioru czy potwierdzenie nadania listu poleconego wraz z numerem przesyłki. Pracownik jest zobowiązany powiadomić pracodawcę każdorazowo o zmianie adresu swojego zamieszkania i adresu do korespondencji.
Ważne:
Data stempla pocztowego na kopercie wskazuje czy dochowano terminu przesłania PIT-11 podatnikowi. Jeśli PIT-11 zostanie zwrócony nadawcy po dwukrotnej nieskutecznej awizacji uznaje się, że pracodawca skutecznie dostarczył informację podatkową.
Jeśli dostarczenie listu było nie możliwe z powodu nieprawidłowego, błędnego adresu podanego przez pracownika, warto podjąć próbę wyjaśnienia tego. A w przypadku ustalenia nowego i aktualnego adresu należałoby ponowić wysyłkę PIT-11.