Zmiany 2019: Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019, wraz z nowelizacją Kodeksu pracy, w życie weszły nowe przepisy określające sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co się zmieniło w tym zakresie? O jakich nowych obowiązkach muszą pamiętać pracodawcy i kadry?

Jakie dokumenty musi przechowywać pracodawca?

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika (obowiązek ten obejmuje także dokumentację płacową). Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach zapewniających niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – krótszy okres

Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku jeżeli stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 a przed 1 stycznia 2019, pracodawca ma możliwość złożenia raportu informacyjnego (ZUS OSW), który umożliwi mu skrócenie przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca chce skorzystać z możliwości skrócenia przechowywania dokumentów, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Jest to oświadczenie deklarujące, że pracodawca przekazuje raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przed 31.12.2018 r. Pracodawca może złożyć te dokumenty w dowolnie wybranym przez siebie terminie.

Akta pracownicze teraz także w wersji elektronicznej

Rewolucyjną zmianą jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie możliwości prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników również w wersji elektronicznej (do 31 grudnia 2018 roku akta osobowe musiały być prowadzone w wersji papierowej). Co więcej, nowe przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie mogła nastąpić przez sporządzenie np. skanu i opatrzenie go:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Jeżeli natomiast zmiana nastąpi w odwrotnym kierunku, tzn. z formy elektronicznej na papierową, wówczas pracodawca będzie mógł sporządzić wydruk akt osobowych i opatrzeć go:

• podpisem pracodawcy lub
• podpisem osoby upoważnionej przez pracodawcę.