Jak wypełnić druk ZUS ZAA?

Druk ZUS ZAA jest urzędowym formularzem, z którego wykorzystaniem można wskazać nowy lub zmieniony adres, pod którym prowadzona jest działalność gospodarcza, zgłosić zakończenie prowadzenia tejże działalności pod wskazanym wcześniej adresem lub dokonać korekty tych danych. Również w przypadku, gdy adres prowadzenia działalności jest odmienny od tego, pod którym znajduje się siedziba, konieczne jest złożenie formularza ZUS ZAA. Obowiązek ten wynika z art. 43. ust. 4. i 5. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.  

ZUS ZAA krok po kroku

Kto i kiedy wypełnia ZUS ZAA?

ZUS ZAA składany jest w następujących sytuacjach: 

• adres prowadzenia firmy zgłaszany jest do ZUS-u po raz pierwszy;
• wskazany uprzednio adres uległ zmianie (mowa o zmianie stanu faktycznego) bądź też do formularza wkradły się błędy, wskutek których stan ujawniony i rzeczywisty nie pokrywają się (wówczas konieczna jest korekta druku);
• nastąpiła likwidacja działalności pod uprzednio wskazanym adresem. 

Niekiedy formularz ZUS ZAA pozostaje w bezpośrednim związku z innymi wzorami urzędowymi. Tak jest w przypadku wystąpienia rozbieżności między adresem siedziby spółki oraz adresem, pod którym działalność jest rzeczywiście prowadzona. Wówczas, oprócz wypełnienia druku ZUS ZAA, konieczne jest również zaznaczenie odpowiednich pól druków ZUS ZPA lub ZUS ZFA.

W sytuacji, gdy będąc osobą fizyczną, dopiero rozpoczyna się prowadzenie działalności gospodarczej, miejsce na wskazanie wspomnianej rozbieżności znajduje się w części CEIDG-MW wniosku o wpis. Dopiero ewentualne późniejsze zmiany wiążą się z koniecznością złożenia ZUS ZAA.  

Wzór ZUS ZAA znaleźć można online – na stronie ZUS.

Istnieje możliwość wysłania go na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu – korzystając z Platformy Płatnik lub aplikacji ePłatnik. Do dokonania zgłoszenia zobowiązany jest płatnik – w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany lub dostrzeżenia nieścisłości w zakresie ujawnionych danych. 

Kiedy nie trzeba wypełniać ZUS ZAA? 

• W przypadku zmiany lub korekty siedziby płatnika – wówczas dokonuje się jej odpowiednio na formularzu ZUS ZPA lub ZUS ZFA. Zmiana siedziby osoby fizycznej wymaga z kolei wypełnienia wniosku CEIDG-1;
• W przypadku zarejestrowania w Krajowym Rejestrze Sądowym – właściwy wówczas jest wniosek rejestrowy w KRS, zawierający “dane podstawowe” odnośnie do prowadzonej działalności. Następnie w terminie 7-dniowym od dnia rejestracji konieczne jest złożenie wniosku NIP-8 wraz ze wszelkimi “danymi uzupełniającymi”. Po dokonaniu tych czynności Zakład Ubezpieczeń Społecznych sporządzi ZAA z urzędu.

Jak wypełnić ZUS ZAA?

I – dane organizacyjne – sekcję tę należy pominąć – wypełnia ją jednostka Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

II – dane identyfikacyjne płatnika składek – sekcja ta wymaga dokładnego wypełnienia danych, które powinny być tożsame z tymi ujawnionymi w ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG‑1, w razie zaś chęci zgłoszenia zmiany lub korekty danych – z danymi ujawnionymi w bloku III formularza ZUS ZIPA lub CEIDG‑1 (dane te to: NIP, REGON, PESEL, dane identyfikujące dowód osobisty, paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość). Pola 03 – 05 oraz 07 – 09 sekcji wypełnia wyłącznie płatnik będący osobą fizyczną. 

III – VIII – adres prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika – w polu 01 należy wpisać “1” w razie chęci zgłoszenia nowego adresu firmy, pod którym prowadzi ona działalność, podczas gdy “2” oznacza chęć zgłoszenia likwidacji działalności pod uprzednio zgłoszonym adresem. W sekcji tej wskazuje się kolejno:

• kod pocztowy (nie dotyczy działalności prowadzonej za granicą),
• miejscowość,
• nazwę gminy lub dzielnicy (nie dotyczy działalności prowadzonej za granicą), 
• nazwę ulicy, 
• numer domu, 
• numer lokalu, 
• numer telefonu wraz z numerem kierunkowym, 
• symbol państwa oraz zagraniczny numer pocztowy – gdy adres płatnika jest zagraniczny. 

Kolejne sekcje wypełnia się analogicznie. 

IX – oświadczenie płatnika składek – w miejscu tym płatnik poświadcza swoim podpisem zgodność zawartych w formularzu danych ze stanem prawnym i faktycznym pod groźbą odpowiedzialności karnej.  

X – adnotacje ZUS – sekcję tę należy pozostawić pustą – wypełnia ją jednostka Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.