Czy można przenieść urlop wypoczynkowy na inny termin?

Sezon wakacyjny to zasadniczo sezon urlopowy dla pracowników. W tymże okresie zazwyczaj realizują swoje plany urlopowe, które nie zawsze jednak mogą dojść do skutku. Mogą zdarzyć się bowiem okoliczności losowe, które uniemożliwią pracownikowi odbycie w danym terminie urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy – omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Co w takim przypadku? Czy urlop wypoczynkowy można przenieść na inny termin? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w poniższym artykule.

Urlop wypoczynkowy jako prawo pracownika

Regulacje dotyczące urlopu wypoczynkowego znajdują się w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Jednym z praw pracownika jest prawo do wypoczynku, z kolei obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.

Prawo do urlopu charakteryzuje się tym, że jest prawem:

corocznym,
nieprzerwanym,
płatnym,
niezbywalnym.

W zakresie urlopu wypoczynkowego należy zapamiętać, że:

urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę w wymiarze:

20 dni, gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
26 dni, gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat;

urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika;
urlop wypoczynkowy udziela się z dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
urlop wypoczynkowy może być podzielony na części również na uprzednio złożony wniosek przez pracownika (jednakże w takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych);
udzielenie urlopu wypoczynkowego pracownikowi jest kwestią uznaniową pracodawcy, który może odmówić udzielenia urlopu we wnioskowanym przez pracownika terminie;
urlop wypoczynkowy powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów;
gdy pracownik nie zdoła wykorzystać urlopu wypoczynkowego (również tego 14-dniowego) w danym roku kalendarzowym, to musi on skorzystać z wypoczynku najpóźniej do końca 30 września następnego roku kalendarzowego;
uwzględniony w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracodawcą okres dni wypoczynkowych pracownika nie jest bezwzględnie wiążący, co oznacza, iż może zostać przesunięty.

Dwutygodniowy urlop wypoczynkowy

Przepis art. 162 Kodeksu pracy wprowadza wyjątek od zasady nieprzerwanego urlopu. Przepisy omawianej ustawy dopuszczają możliwość podziału urlopu na części pod dwoma warunkami, tj.:

wniosek o podział urlopu na części powinien być złożony przez pracownika;
co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

WAŻNE – pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop wypoczynkowy w ten sposób, że jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Plan urlopów wypoczynkowych

Z kolei zgodnie z przepisem art. 163 Kodeksu pracy:

urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy;
planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi będącemu w okresie wypowiedzenia;
pracodawca nie ustala planu urlopów, jeśli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę;
brak konieczności ustalania planu urlopów obejmuje także pracodawcę, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa – wówczas pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem;
plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Przesunięcie urlopu wypoczynkowego

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić:

na wniosek pracownika;
w związku z zaistnieniem szczególnych potrzeb pracodawcy.

Przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika, który musi być umotywowany ważnymi przyczynami. Zasadą jest, że pracodawca może uwzględnić wniosek pracownika, jeśli nie sprzeciwia się temu konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie.

Przesunięcie urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę

Z kolei przesunięcie terminu urlopu pracownika przez pracodawcę możliwe jest pod warunkiem zaistnienia szczególnie uzasadnionych potrzeb pracodawcy, kiedy nieobecność pracownika negatywnie wpłynęłaby na tok pracy w zakładzie.

Przykładem uzasadnionych potrzeb pracodawcy wymagających obecności pracownika w zakładzie pracy mogą być m.in.:

zaplanowane inspekcje bądź kontrole właściwych organów;
awarie wymagające specjalistycznej wiedzy pracownika;
wzrost nakładu pracy i mała ilość pracowników o odpowiedniej kwalifikacji;
inne nagłe sytuacje.

WAŻNE – przez potrzeby pracodawcy należy rozumieć sytuacje, które nie były znane w czasie sporządzania planu urlopów, co oznacza, że pracodawca nie może bez uzasadnionego powodu, w sposób dowolny, zmienić ustalonego z pracownikiem terminu urlopu wypoczynkowego. Co ważniejsze, decyzję o przesunięciu urlopu z powodu szczególnie uzasadnionych potrzeb pracodawcy podejmuje samodzielnie pracodawca.

Należy zapamiętać, że zmiana terminu urlopu zobowiązuje pracodawcę do zwrotu kosztów związanych bezpośrednio z jego urlopem wypoczynkowym. Pod pojęciem kosztów należy rozumieć wydatki, które pracownik poniósł w związku z zaplanowanym urlopem, np. koszt biletów lotniczych. Jednakże konieczność udowodnienia poniesionych kosztów spoczywa zawsze na pracowniku.

Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z przepisem art. 165 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy, jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a przede wszystkim z powodu wystąpienia okoliczności takich jak:

czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby;
odosobnienie w związku z chorobą zakaźną;
powołanie na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie na czas do 3 miesięcy;
urlop macierzyński.

Powyższe okoliczności są tylko przykładowym wyliczeniem sytuacji, kiedy to pracodawca ma obowiązek przesunąć termin urlopu pracownika. Podkreślić należy, że zasadniczo każda szczególnie ważna przyczyna usprawiedliwiająca nieobecność pracownika w pracy daje możliwość przesunięcia przez pracodawcę urlopu na późniejszy termin. Jednakże to na pracowniku spoczywa obowiązek udokumentowania przyczyny uniemożliwiającej rozpoczęcie urlopu w ustalonym terminie.

Odwołanie pracownika z urlopu przez pracodawcę

Przepisy prawa pracy przyznają również pracodawcy możliwość odwołania pracownika z urlopu pod warunkiem wystąpienia okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczęcia urlopu przez pracownika i które to okoliczności wymagają obecności pracownika w zakładzie. Przykładowo gdy zepsuje się nieoczekiwanie maszyna, której naprawą wyłącznie zajmuje się ten konkretny pracownik, to istnieje uzasadniona możliwość odwołania pracownika z tegoż urlopu.

W tym przypadku również istnieje możliwość dokonania przez pracodawcę zwrotu kosztów. Jednakże warto również pamiętać, iż w przypadku gdy pracodawca odwołał pracownika z urlopu niezgodnie z przepisami prawa pracy, to ponosi odpowiedzialność cywilną wyznaczoną regulacjami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Podsumowanie

Plan urlopów stanowi niejako podstawę do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w konkretnym terminie. Jednakże nie stanowi on bezwzględnego obowiązku odbycia urlopu w tymże terminie, albowiem wystąpienie szczególnych potrzeb po stronie pracodawcy czy ważnych powodów po stronie pracownika daje możliwość przesunięcia urlopu wypoczynkowego na późniejszy termin. Warto również zapamiętać, że w sytuacji gdy pracownik nie zdoła wykorzystać całego urlopu wypoczynkowego do końca roku kalendarzowego, to ten niewykorzystany urlop stanie się urlopem zaległym, który należy uwzględnić w planie urlopów na następny rok i go wykorzystać do 30 września kolejnego roku.