Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. – czym jest i jak zawiadomić o zgromadzeniu?

×

Czym jest zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.?

Zgromadzenie wspólników zostało uregulowane w oddziale 3, a w szczególności w przepisie art. 227 i nast. ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych. W przepisach tych ustawodawca uregulował kwestię zgromadzeń wspólników w spółce z o.o. w zakresie zwoływania, przebiegu oraz podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników. Jest to jeden z kluczowych elementów działalności spółki, który ma na celu określenie zasad podejmowania decyzji na poziomie właścicielskim, czyli przez wspólników spółki.

• zwoływanie zgromadzenia wspólników – kto ma obowiązek zwoływania zgromadzeń, w jakim terminie i na jakich zasadach;
• przebieg zgromadzenia wspólników – procedura związana z odbywaniem zgromadzenia, w tym m.in. zasady głosowania, quorum, uprawnienia uczestników oraz sposób podejmowania uchwał;
• prawa wspólników – jakie prawa przysługują wspólnikom w kontekście zgromadzenia, w tym prawo do udziału, głosowania oraz składania wniosków;
• zakres spraw wymagających uchwał – kiedy wspólnicy muszą podejmować uchwały, co do jakich kwestii decyzje są podejmowane w tej formie.

Zgromadzenie wspólników jest formalnym spotkaniem wspólników, które może mieć charakter zwyczajny lub nadzwyczajny. Wspólnicy na tego typu zgromadzeniach podejmują istotne decyzje dla spółki z o.o. w formie uchwał. Co więcej:

• zwoływanie zgromadzeń wspólników należy do obowiązków zarządu spółki, a miejsce zgromadzenia zazwyczaj znajduje się w siedzibie spółki;
• wspólnicy mogą brać udział w zgromadzeniu osobiście lub przez pełnomocników, co oznacza, że mają możliwość delegowania innych osób do reprezentowania ich na spotkaniu i oddania głosu.

Jeśli chodzi o podstawowe sprawy wymagające uchwał, to w zgromadzeniu wspólników podejmowane są decyzje dotyczące ważnych kwestii dla spółki, takich jak:

• zatwierdzenie sprawozdań zarządu, sprawozdań finansowych oraz udzielenie absolutorium członkom zarządu i nadzoru;
• roszczenia związane z naprawieniem szkód przy zawiązywaniu spółki lub sprawowaniu jej organów;
• zbycie, wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
• nabycie i zbycie nieruchomości lub udziału w nieruchomości, chyba że umowa spółki stanowi inaczej;
• zwrot dopłat.

Zwyczajne i nadzwyczajne zgromadzenie wspólników

Uchwały podejmowane przez wspólników odbywają się na zwyczajnych i nadzwyczajnych zgromadzeniach wspólników.

Elektroniczne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Z przepisu art. 234(1) KSH wynika, iż istnieje możliwość odbycia zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. w formie elektronicznej, co oznacza, że udział w zgromadzeniu wspólników może odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (w formie zdalnej), pod warunkiem że umowa spółki tego nie wyklucza.

O takim udziale decyduje zwołujący zgromadzenie, a udział ten obejmuje:

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, umożliwiającą wspólnikom wypowiadanie się podczas obrad zgromadzenia, nawet jeśli znajdują się w innym miejscu niż miejsce zgromadzenia;
• możliwość głosowania osobiście lub przez pełnomocnika przed lub w trakcie zgromadzenia.

Ponadto, jeśli spółka ma radę nadzorczą, to ona będzie odpowiedzialna za określenie szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniu za pomocą komunikacji elektronicznej. W przypadku braku rady nadzorczej, te zasady ustalą wspólnicy. Regulamin ustalający te zasady musi być zgodny z wymaganiami identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej, a także nie może zawierać wymogów, które nie są niezbędne. Regulamin taki może zostać przyjęty uchwałą wspólników bez odbywania zgromadzenia, jeśli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na jego treść.

Miejsce zgromadzenia wspólników spółki z o.o.

Zgromadzenie wspólników odbywa się:

• co do zasady w siedzibie spółki z o.o. , chyba że umowa spółki wskazuje inne miejsce na terytorium Polski, co oznacza, że domyślnym miejscem zgromadzenia jest siedziba spółki, a tylko wtedy, gdy umowa spółki stanowi inaczej, może ono odbyć się w innym miejscu;
• w innym miejscu na terytorium Polski, jeśli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie, co oznacza to, że zgoda wszystkich wspólników jest niezbędna do zmiany lokalizacji zgromadzenia, a zgoda ta musi być wyrażona na piśmie, co zapewnia formalność i jednoznaczność decyzji.

Zwołanie zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. jest kluczowym elementem w podejmowaniu decyzji dotyczących jej funkcjonowania, jednak w przypadku, gdy organy spółki, takie jak zarząd, rada nadzorcza czy komisja rewizyjna, nie wykonają swoich obowiązków w zakresie zwoływania zgromadzeń, prawo przewiduje szczególne procedury umożliwiające wspólnikom oraz sądom interwencję w tej kwestii.

• Zarząd jest głównym organem odpowiedzialnym za zwoływanie zgromadzenia wspólników.
• Rada nadzorcza lub komisja rewizyjna mają prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeśli zarząd nie zwoła go w wyznaczonym terminie.
• Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia może również nastąpić, jeśli organy te uznają to za konieczne, a zarząd nie zwoła zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od złożenia żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną.
• Umowa spółki może przyznać prawo zwoływania zgromadzenia wspólników innym osobom oprócz zarządu i organów nadzorczych.
• Osoba zwołująca zgromadzenie ma prawo do jego odwołania, z uwzględnieniem art. 236 § 3 KSH, z którego wynika, że wspólnik lub wspólnicy, którzy zażądali zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, mają wyłączne prawo jego odwołania.

Żądanie zwołania zgromadzenia przez wspólników:

• Wspólnicy posiadający co najmniej 10% kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz umieszczenia określonych spraw w porządku obrad.
• Żądanie musi być złożone na piśmie zarządowi najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia.
• Wspólnicy posiadający co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą żądać, by określone sprawy zostały umieszczone w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników.
• Żądanie musi być złożone najpóźniej na trzy tygodnie przed terminem zgromadzenia.
• Umowa spółki może przyznać wspólnikom mniejsze uprawnienia niż te przewidziane w art. 236 § 1 i 1(1), z których wynika, że wspólnicy spółki z o.o. posiadający określoną część kapitału zakładowego mają prawo żądać zwołania zgromadzenia wspólników oraz umieszczenia określonych spraw w porządku obrad. Wspólnicy posiadający co najmniej 10% kapitału zakładowego mogą żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia i umieszczenia spraw w porządku obrad na miesiąc przed planowanym terminem, natomiast ci, którzy reprezentują co najmniej 5% kapitału zakładowego, mają prawo zgłosić sprawy do porządku obrad najbliższego zgromadzenia, składając żądanie na piśmie najpóźniej trzy tygodnie przed jego terminem.
• Wspólnicy, którzy zażądali zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia, mają wyłączne prawo jego odwołania.

Sądowe upoważnienie do zwołania zgromadzenia wspólników:

• Jeśli w ciągu dwóch tygodni od przedstawienia żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia przez wspólników, zgromadzenie nie zostanie zwołane, sąd rejestrowy może upoważnić wspólników do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia.
• Sąd wyznacza przewodniczącego tego zgromadzenia.
• Zgromadzenie podejmuje uchwałę dotyczącą tego, kto ponosi koszty zwołania i odbycia zgromadzenia.
• Wspólnicy, którzy zażądali zwołania zgromadzenia, mogą wystąpić do sądu o zwolnienie z obowiązku pokrycia kosztów.
• W zawiadomieniu o zwołaniu nadzwyczajnego zgromadzenia musi znaleźć się odniesienie do postanowienia sądu rejestrowego, który upoważnił do zwołania zgromadzenia.

Tryb zwołania zgromadzenia wspólników

Zgodnie z przepisem art. 238 KSH zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. musi być zwołane w sposób formalny, za pomocą listów poleconych, przesyłek kurierskich lub, po wcześniejszej zgodzie wspólnika, za pomocą poczty elektronicznej lub adresu do doręczeń elektronicznych, przynajmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem.

Zawiadomienie musi zawierać dokładne informacje o dacie, godzinie, miejscu zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zmiany umowy spółki należy szczegółowo wskazać proponowane zmiany. Jeżeli zgromadzenie odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, zawiadomienie musi również zawierać informacje na temat sposobu uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się oraz wykonywania prawa głosu.

Przebieg podejmowania uchwał przez wspólników spółki z o.o.

Podejmowanie uchwał musi przebiegać zgodnie z kilkoma zasadami, niezależnie od tego, czy odbywa się na zgromadzeniu zwyczajnym, czy nadzwyczajnym:

• Zwołanie zgromadzenia wspólników:
  • dokonuje tego zarząd;
  • zawiadomienie wspólników powinno być wysłane minimum 14 dni przed planowanym zgromadzeniem;
  • porządek obrad musi zostać ustalony i przedstawiony we wspomnianym zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia.
• Przedstawienie uchwały:
  • należy przedstawić treść uchwały, która ma zostać podjęta;
  • w niektórych przypadkach konieczne jest także przedstawienie uzasadnienia dla podjęcia uchwały.
• Głosowanie nad przyjęciem uchwały:
  • wspólnicy głosują „za”, „przeciw” lub wstrzymują się od głosu;
  • głosowanie może mieć formę tajną, jawną lub elektroniczną;
  • należy zapewnić kworum;
  • uchwała zostaje przyjęta większością głosów.
• Sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników, który powinien zawierać:
  • treść uchwały podjętej przez zgromadzenie;
  • wyniki głosowania;
  • imiona i nazwiska uczestników zgromadzenia, datę i miejsce odbycia zgromadzenia;
  • podpisy przewodniczącego zgromadzenia oraz protokolanta (jeśli obecny).
• Podpisanie uchwały:
  • przez przewodniczącego zgromadzenia;
  • przez protokolanta (jeśli jest obecny);
  • przez członków zarządu (w zależności od rodzaju uchwały).

W zakresie uchwał należy również zwrócić uwagę na następujące możliwości uregulowane w KSH przez ustawodawcę:

• Powzięcie uchwały nieobjętej porządkiem obrad – w sprawach nieobjętych porządkiem obrad zgromadzenia wspólników uchwała nie może zostać podjęta, chyba że:
  • cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu;
  • nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały;
  • mimo że wnioski o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników lub wnioski porządkowe nie były umieszczone w porządku obrad, mogą być uchwalone.
• Powzięcie uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia – uchwały mogą być powzięte nawet bez formalnego zwołania zgromadzenia, pod warunkiem, że:
  • cały kapitał zakładowy jest reprezentowany;
  • nikt nie zgłosił sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
• Zawarcie uchwały przy wykorzystaniu wzorca uchwały:
  • w spółce, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, uchwały wspólników mogą być podejmowane przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym, bez formalnego zwołania zgromadzenia. Warunkiem jest jednak, że wszyscy wspólnicy wykonają swoje prawo głosu poprzez system teleinformatyczny, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym;
  • przy głosowaniu wspólnicy mogą zgłaszać sprzeciw, a uchwała podjęta w systemie teleinformatycznym jest równoważna z uchwałą podjętą w formie pisemnej.

Elementy protokołu zgromadzenia wspólników

Wszystkie uchwały zgromadzenia wspólników, zarówno te podejmowane w tradycyjny sposób, jak i te przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, muszą być odpowiednio udokumentowane w protokole. Protokół ten jest publiczny i wspólnicy mają prawo do dostępu do niego. Dodatkowo proces ten zapewnia transparentność decyzji podejmowanych przez wspólników oraz umożliwia ich późniejsze weryfikowanie.

Więcej na temat księgi protokołów przeczytasz tutaj.

Podsumowanie

Zgromadzenie wspólników to kluczowy organ spółki, który podejmuje decyzje mające wpływ na jej działalność, w tym zatwierdzenie sprawozdań, zarządzanie majątkiem czy obowiązki zarządu. Wspólnicy mają możliwość głosowania osobiście bądź przez ich pełnomocników, a umowa spółki z o.o. może rozszerzać katalog spraw wymagających uchwał.