Opodatkowanie przychodów z najmu w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego

Opodatkowanie przychodów z najmu - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Osoby, które wynajmują lokale mieszkalne, jak i niemieszkalne mogą to robić prywatnie lub w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Zasady rozliczania przychodów z najmu mogą się różnić, szczególnie jeśli chodzi o sposób ujmowania kosztów mediów. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem opodatkowania przychodów z najmu w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego ze szczególnym uwzględnieniem opodatkowania zwrot kosztów eksploatacyjnych.

Co jest charakterystyczne dla ryczałtu?

Osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą, mają możliwość wyboru różnych form opodatkowania dochodów/przychodów, jedną z nich jest zryczałtowany podatek dochodowy. W przypadku ryczałtu kluczowe jest to, że w podstawie do opodatkowania znajduje się przychód, a nie dochód. Oznacza to, że przedsiębiorca nie pomniejszy przychodu o koszty uzyskania przychodów. Przychodem będą otrzymane przez przedsiębiorcę należności wyrażone w pieniądzu, w naturze lub nieodpłatnej formie.

Zgodnie z ustawą o ryczałcie opodatkowaniu podlegają otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale chcą wynajmować nieruchomość, również korzystają z opodatkowania przychodów zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Nie mają możliwości wybrania innej formy opodatkowania.

Stawki ryczałtu dla najmu

Jeśli najem jest w ramach prowadzonej działalności, a przedsiębiorca wybrał ryczałt, jako formę opodatkowania, to do najmu stosuje się takie same stawki ryczałtu jak dla najmu prywatnego. Stawki ryczałtu stosowane do najmu:

8,5% – przychód do kwoty 100.000 zł,
12,5% – przychód powyżej 100.000 zł.

Ważne!
Ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych są opodatkowane otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W kontekście omawianej tematyki rodzi się pytanie, czy koszt mediów znajdzie się w podstawie do opodatkowania ryczałtem?

Koszt mediów, kaucja a ryczałt od przychodów z najmu

Podmioty, które dokonują wynajmu nieruchomości, mają uzasadnione obawy co do kwalifikowania kosztów tzw. mediów, takich jak przykładowo: czynsz, opłaty za wodę, ścieki, energię, ogrzewanie wywóz śmieci. Bazując na wcześniej zacytowanych przepisach z ustawy, należałoby się zastanowić, czy mieszczą się one w definicji “innych nieodpłatnych świadczeń”. Oczywiście nie znajdziemy takiej definicji w ustawach podatkowych, jednak ugruntowało się podejście, z którego wynika, że świadczenie nieodpłatne oznacza powstanie przysporzenia majątkowego, któremu można przypisać określony wymiar finansowy. Rodzi się więc pytanie, czy taki charakter mają koszty mediów, które są ponoszone w związku z użytkowaniem wynajmowanych lokali? Jak się okazuje podejście organów podatkowych w tym obszarze, nie jest jednolite, do czego odniesiemy się poniżej.

Refakturowanie kosztów

Refakturowanie nie zostało zdefiniowane w przepisach podatkowych i jak do tej pory nie doczekaliśmy się jakiegoś oficjalnego stanowiska Ministerstwa Finansów w tym temacie. Okazuje się, że wbrew pozorom nie jest to wcale takie marginalne zjawisko, o refakturowaniu słyszymy relatywnie często i nie tylko w kontekście mediów.

Podstawowe informacje na temat refakturowania:

Pod pojęciem refakturowania należy rozumieć przeniesienie kosztów usługi z podmiotu, który jest w posiadaniu faktur od dostawcy usługi na podmiot, który faktycznie korzysta z tej usługi.
W obrocie gospodarczym refakturowanie oznacza odsprzedaż usług na rzecz finalnego odbiorcy.
Podmiot wystawiający refakturę wchodzi w rolę pośrednika pomiędzy dostawcą a faktycznym odbiorcą usługi.
Refaktura powinna zawierać wszystkie elementy, takie jak “zwykła” faktura.

Refakturowanie kosztów przy najmie

W przypadku najmu wypracowane zostały dwa modele rozliczania kosztów eksploatacyjnych związanych z wynajmowanym lokalem:

Najemcy rozliczają koszty bezpośrednie z dostawcą mediów.
Wynajmujący jest pośrednikiem pomiędzy dostawcą a odbiorcą mediów – dokonuje refakturowania kosztów.

W przypadku najmu refaktura najczęściej obejmuje:

Co znajduje się w przychodzie z najmu?

Tak naprawdę przychodem wynajmującego będzie czynsz najmu w kwocie ustalonej w umowie. Pobrana kaucja, która stanowi zabezpieczenie dla wynajmującego, jeśli najemca nie wywiązuje się z umowy stanie się przychodem, ale dopiero wówczas, kiedy dojdzie do jej zatrzymania, co potwierdza fiskus w interpretacji nr 0114-KDIP3-2.4011.208.2023.2.M z 28 kwietnia 2023 r. W tej interpretacji zadano pytanie, czy kaucja stanowi przychód do opodatkowania? Jeśli kaucja zostanie zwrócona najemcy, to jest neutralna podatkowo. Jednak jeśli kaucja zostanie wykorzystana, to stanowi przychód do opodatkowania.

Natomiast koszty eksploatacyjne czy zwrot czynszu do spółdzielni, czy wspólnoty mieszkaniowej jest traktowany, jako zwrot wydatku i wydawałoby się, że nie stanowi przysporzenia majątkowego podlegającego opodatkowaniu. Jednak jak się okazuje, nie zawsze tak jest, co zostanie wyjaśnione w dalszej części naszej publikacji. Co do zasady będzie to zależało od tego, czy mamy do czynienia z najmem prywatnym, czy najmem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Koszty mediów a ryczałt od najmu w interpretacjach podatkowych

Brak precyzyjnych przepisów już niejednokrotnie odbijał się rykoszetem na przedsiębiorcach. Tak samo jest w temacie rozstrzygnięcia, czy koszty najmu znajdą się w podstawie do opodatkowania ryczałtem. Wcześniej dowodziliśmy, że świadczenie nieodpłatne może mieć charakter przysporzenia majątkowego, ale czy taki charakter ma refundacja kosztów za media, jakie wynajmujący otrzymuje od najemcy? Jak się okazuje, organy podatkowe stoją na stanowisku, że koszty mediów:

Stanowią przychód do opodatkowania, jeśli najem odbywa się w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Nie stanowią przychodu do opodatkowania, jeśli jest to najem prywatny.

Na infolinii podatkowej można uzyskać informację, że takie jest stanowisko Ministerstwa Finansów w tej sprawie, co przewija się również w wydawanych interpretacjach podatkowych.

Najem w działalności gospodarczej	Najem prywatny
0112-KDIL2-2.4011.686.2022.1.AA z dnia 21.10.2022 r. Pytanie dotyczy ujmowania mediów w podstawie do opodatkowania ryczałtem. Przedsiębiorca stał na stanowisku, że nie ma takiego obowiązku, ponieważ nie stanowi to dla niego przysporzenia majątkowego. Jednak w tym przypadku odmiennego zdania był Dyrektor KIS. Uznał on bowiem, że podstawą opodatkowania zryczałtowanym podatkiem jest zarówno czynsz najmu, jak i kwota wynikająca z faktur mediów (prąd, woda, ścieki, gaz) oraz podatku od nieruchomości, zarówno w przypadku gdy w budynku/lokalu założony jest oddzielny licznik, a najemca jest tylko jeden, jak też jeżeli w budynku jest kilku lokatorów i lokali, a licznik jest założony jeden na cały budynek bez podliczników.	0113-KDIPT2-1.4011.1278.2021.3.ID z dnia 28.03.2022 r. Wnioskodawca zadał pytanie, czy czynsz administracyjny, opłata za wodę, CO, energię elektryczną znajdą się w podstawie do opodatkowania ryczałtem. W jego ocenie nie stanowią przychodu do opodatkowania, ponieważ wynajmujący pełni jedynie rolę pośrednik w regulowaniu tych należności. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się z takim stanowiskiem i uznał, że jedynie czynsz najmu znajdzie się w podstawie do opodatkowania na ryczałcie.
0115-KDIT3.4011.771.2022.1.JG z dnia 28.12.2022 r. Dyrektor KIS uznał m.in., że wszelkie przysporzenia majątkowe uzyskane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, stanowią przychód z tej działalności. W uzasadnieniu zostało m.in. napisane, że zarówno, gdy wydatki z tytułu opłat eksploatacyjnych, na które składają się: zużycie energii elektrycznej, ogrzewanie/gaz, ciepła i zimna woda, wywóz nieczystości stałych, koszt administracyjny, są uwzględnione w kwocie czynszu, jak również w przypadku ich refakturowania odrębnie od czynszu, uzyskany przychód z tego tytułu zaliczany jest do przychodów z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.	0114-KDIP3-2.4011.613.2023.2.MG z dnia 13.09.2023 r. Z umowy najmu wynika, że to najemcy są zobowiązani do ponoszenia opłat eksploatacyjnych i to na nich spoczywa ciężar opłacenia. W niektórych przypadkach najemcy rozliczają się bezpośrednio z dostawcą mediów, w innych wynajmujący pełni rolę pośrednika w płatnościach. W ocenie wnioskodawcy ciężar ekonomiczny opłat eksploatacyjnych ponosi najemca, dlatego nie stanowią one przychodów do opodatkowania. Z tym stanowiskiem zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, a w uzasadnieniu napisał m.in., że nie ma znaczenia fakt czy wynajmujący otrzyma od najemcy kwotę czynszu najmu i kwotę opłat eksploatacyjnych w jednym przelewie czy też w dwóch oddzielnych przelewach, gdyż kwota opłat eksploatacyjnych w żadnym przypadku nie będzie przysporzeniem majątkowym wynajmującego. Nielogicznym byłoby opodatkowywanie czynności pośrednictwa w ramach przekazywania tych opłat ich faktycznym odbiorcom przez wynajmującego.

Takie podejście organów podatkowych już się ugruntowało, dlatego warto o tym pamiętać. Z ustawy o podatku dochodowym wynika, że przychód z działalności gospodarczej i najmu prywatnego, to dwa odrębne źródła przychodów, co może tłumaczyć takie stanowisko w tej sprawie.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszyliśmy temat opodatkowania przychodów z najmu w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego.

Bez względu na to czy jest to najem prywatny, czy w działalności gospodarczej do opodatkowania stosuje się stawkę 8,5%, jeśli przychody nie przekraczają kwoty 100.000 zł i 12,5% powyżej 100.000 zł przychodów. W przypadku opodatkowania ryczałtem ważne jest ustalenie, czy w przychodach do opodatkowania znajdzie się tylko kwota czynszu najmu, czy również zwrot kosztów za media.

Analizując przepisy podatkowe, wydaje się, że w przychodach powinien się znaleźć jedynie czynsz najmu, ponieważ rozliczenie kosztów mediów nie stanowi dla wynajmującego przysporzenia majątkowego. Jednak organy podatkowe uważają, że dotyczy to tylko najmu prywatnego. Najem w działalności na ryczałcie oznacza, że przedsiębiorca powinien ująć w przychodach również refundację kosztów eksploatacyjnych.

Jeśli ktoś jeszcze ma wątpliwości, to warto rozważyć złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, żeby mieć pewność, w jaki sposób postąpić i uniknąć ewentualnych sporów z fiskusem w przyszłości.

Stan prawny na dzień: 29.04.2025 r.