Czy można wystawić fakturę pro forma w KSeF?

Jednym z najczęściej powracających wątków, m.in. w branży e-commerce i w firmach pracujących na przedpłatach, jest właśnie kwestia faktury pro forma. Dlatego w niniejszym artykule odpowiemy na pytanie, czy faktury pro forma mogą być wystawiane w KSeF?

Sprawdź nasz materiał wideo o KSeF:

Czym jest faktura pro forma?

W pierwszej kolejności należy wskazać, że żaden przepis ustawy o VAT nie definiuje faktury pro forma, co oznacza, że próżno szukać w tej ustawie definicji tegoż dokumentu. Dlatego dokument ten ,faktura pro forma, nie jest fakturą VAT i nie rodzi skutków podatkowych.

Zgodnie z przepisem art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

• sprzedaż towarów,
• świadczenie usług,
• dostawę towarów lub usług, o których mowa w art. 106a ustawy o VAT wykonywaną na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem VAT.

Z kolei obowiązkowe elementy faktury VAT określa art. 106e ustawy o VAT, a faktura jest prawidłowa materialnie tylko wtedy, gdy odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i jest wprowadzona do obrotu prawnego.

Warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach:

• FAKTURA VAT – dokument sformalizowany i rzetelny, potwierdzający czynność opodatkowaną VAT lub powodującą obowiązek podatkowy
• FAKTURA PRO FORMA – dokument handlowy, niepodatkowy, który:
  • nie generuje obowiązku podatkowego w VAT
  • nie daje prawa do odliczenia VAT
  • nie ujmuje się jej w ewidencjach VAT ani w JPK
  • nie księguje się jej jako faktury VAT
• PRO FORMA A KSeF – KSeF obsługuje wyłącznie faktury VAT ustrukturyzowane (FA(2)), które wywołują skutki podatkowe, zatem pro forma:
  • nie jest obsługiwana przez KSeF
  • nie może uzyskać numeru KSeF
  • nie zastępuje faktury VAT
• OTRZYMANIE ZAPŁATY – po otrzymaniu zapłaty należy wystawić fakturę VAT lub fakturę zaliczkową, jeśli transakcja podlega VAT (pro forma nie dokumentuje wpłaty)
• CEL FAKTURY PRO FORMA – potwierdzenie oferty lub zamówienia oraz wezwanie do zapłaty (mimo, że wygląda jak faktura, nie dokumentuje sprzedaży i nie wywołuje skutków w podatku VAT)
• SKUTKI W VAT – nawet jeśli dokument zawiera słowo „faktura”:
  • nie powstaje obowiązek zapłaty VAT
  • kontrahent nie może odliczyć podatku
  • KSeF jej nie przyjmie ani nie nada numeru

A jeśli chcesz wiedzieć, jak wystawić fakturę pro forma (krajową i eksportową), to przeczytaj ten artykuł.

Faktury pro forma a KSeF

Skoro już wiemy, czym jest faktura pro forma, pojawia się naturalne pytanie: czy faktury pro forma mogą być wystawiane w KSeF? Odpowiedź brzmi nie! Jak wskazaliśmy powyżej, faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, tylko stanowi niejako dokument handlowy, który nie wywołuje skutków podatkowych (czyli nie powstaje na jego podstawie obowiązek odprowadzenia podatku ani prawo do odliczenia VAT).

Dlatego wystawianie i wysyłanie faktur pro forma nie jest przewidziane w KSeF, który został stworzony wyłącznie do obsługi faktur VAT ustrukturyzowanych (XML, zgodnych z FA(2)).

Faktura pro forma:

• Nie jest fakturą VAT – dlatego KSeF jej nie obsługuje – system przyjmuje wyłącznie dokumenty mające znaczenie podatkowe.
• Nie generuje obowiązku podatkowego w VAT – co wyklucza jej przesyłanie do KSeF, bo system służy tylko fakturom ustrukturyzowanym, które wywołują skutki w VAT.
• Nie spełnia standardu faktury ustrukturyzowanej FA(2) – czyli nie ma struktury XML wymaganej przez KSeF, dlatego nie może zostać w nim wystawiona ani przetworzona.
• Nie może otrzymać numeru KSeF – który jest nadawany tylko fakturom VAT mającym znaczenie dla rozliczeń podatkowych, tj. pro forma nie ma żadnego miejsca w systemie KSeF.

Czy pro forma musi mieć numer KSeF?

Skoro już wiemy, że faktura pro forma nie jest dokumentem VAT i nie trafia do KSeF, to odpowiadając na pytanie, czy pro forma musi mieć numer KSeF, odpowiedź brzmi nie. Pro forma pozostaje dokumentem handlowym, a nie podatkowym i dlatego nie otrzymuje numeru KSeF.

Jakie dokumenty trafiają do KSeF, a jakie nie?

Faktura pro forma a KSeF w e-commerce – jak działa w praktyce?

Temat KSeF 2026 w e-commerce budzi wiele pytań, szczególnie wśród sklepów internetowych obsługujących zakupy firmowe. Jednym z najczęściej pojawiających się jest: czy można wystawić pro formę w KSeF i czy należy ją wysyłać do systemu?

Wyjaśnijmy to na przykładzie.

Firma składa w sklepie internetowym zamówienie na 10 laptopów i chce zapłacić przelewem z odroczonym terminem:

• PROCES WEDŁUG STANU NA GRUDZIEŃ 2025 ROK:
  • Sklep online wysyła fakturę pro forma do klienta
  • Klient dokonuje płatności
  • Po otrzymaniu wpłaty sklep wystawia fakturę VAT
• PROCES WEDŁUG STANU NA STYCZEŃ 2026 ROKU:
  • Sklep online może nadal wysłać pro formę jako dokument handlowy, ale poza KSeF
  • Otrzymaniu płatności sklep musi wygenerować fakturę VAT ustrukturyzowaną w KSeF lub fakturę zaliczkową, jeśli wysyłka towaru jest uzależniona od przedpłaty
  • System KSeF nadaje numer KSeF fakturze VAT
  • Towar zostaje wysłany do klienta
  • Faktura VAT zasila system KSeF po stronie kupującego

Więcej na temat KSeF w e-commerce i faktur B2B i B2C przeczytasz tutaj.

Faktura zaliczkowa w KSeF – kiedy zastępuje pro formę?

Wielu sprzedawców online może również się zastanawiać, czy faktury zaliczkowe są w KSeF. Odpowiedź brzmi tak! Faktury zaliczkowej często zastępują funkcjonalnie pro formę, gdy firma chce:

• Wysłać potwierdzenie do klienta firmowego przed wydaniem towaru
• Udokumentować zapłatę, która rodzi obowiązek VAT
• Upewnić się, że cały proces jest zgodny z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur

Proces przy przedpłatach w sklepie online:

• Pro forma (opcjonalna, poza KSeF)
• Płatność
• Faktura zaliczkowa w KSeF z numerem KSeF
• Faktura końcowa w KSeF po wysyłce towaru (opcjonalnie)

Integracje KSeF w sklepie internetowym – co planować?

Choć pro formy nie wejdą do KSeF, to w branży e-commerce musi przygotować swoje systemy na:

• Wystawianie faktur ustrukturyzowanych FA(2)
• Odbieranie i przechowywanie numerów KSeF
• Integracje API z platformami typu np. Shopify
• Mapowanie przedpłat i łączenie ich z fakturami zaliczkowymi i końcowymi w KSeF

Podsumowanie

Faktury pro forma nie trafiają do KSeF i nie mają numeru KSeF. Sklepy internetowe po 2026 roku nadal mogą je stosować jako dokumenty handlowe, ale należy jednak pamiętać, że faktury VAT (w tym zaliczkowe i końcowe) muszą być w KSeF i mieć postać ustrukturyzowaną.

Jeśli chcesz wiedzieć, czy fakturę uproszczoną trzeba wystawiać w KSeF, to przeczytaj ten artykuł.