Nazwa usługi na fakturze ustrukturyzowanej w KSeF - zasady i interpretacja przepisów VAT

Nazwa usługi na fakturze ustrukturyzowanej w KSeF – zasady i interpretacja przepisów VAT

Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z wieloma obowiązkami wobec klientów, w tym z zapewnieniem w sklepie online zwrotów zgodnych z prawem oraz możliwości składania reklamacji. Dzięki odpowiednio przygotowanym formularzom zwrotu i reklamacji możesz nie tylko ułatwić klientom realizację ich praw, ale także chronić swój biznes przed nieporozumieniami. W dalszej części artykułu wyjaśniam, czym różnią się te dwa procesy, jakie informacje powinny zawierać formularze i jak je przygotować krok po kroku. Na końcu czekają gotowe wzory do pobrania.

Nazwa usługi na fakturze w KSeF – omówione zagadnienia

Faktury i faktury korygujące w KSeF

Faktury ustrukturyzowane i korygujące – znaczenie prawidłowego odzwierciedlenia zdarzeń gospodarczych a KSeF

Faktury dokumentują rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, dlatego ich prawidłowe wystawienie jest kluczowe zarówno dla celów podatkowych, jak i dla rzetelnego odzwierciedlenia przebiegu transakcji. Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 listopada 2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.640.2025.2.MGO płynie szereg ciekawych wniosków i praktycznych wskazówek dla przedsiębiorców dotyczących fakturowania jednej usługi realizowanej w wielu lokalizacjach oraz wystawiania faktur korygujących.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 listopada 2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.640.2025.2.MGO

Sprawdź również: Playlistę o KSeF na naszym kanale.

Stan faktyczny – jedna usługa w wielu lokalizacjach

Przedsiębiorca świadczył usługę sprzątania i odśnieżania w kilkunastu obiektach dla jednego nabywcy.
Początkowo faktury zawierały osobne pozycje dla każdego obiektu.
Nabywca zażądał zmiany sposobu fakturowania: jedna pozycja na fakturze, łączna kwota za wszystkie obiekty.
Następnie, w związku ze wzrostem kosztów realizacji usługi (waloryzacja umowy), pojawiła się konieczność wystawienia faktur korygujących – pierwotne pozycje miały być skorygowane „do zera”, a nowa pozycja obejmowała łączną kwotę za całość usługi.

Wnioski z interpretacji DKIS

Faktura powinna odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie gospodarcze:
- przedmiotem sprzedaży jest jedna usługa, nawet jeśli obejmuje wiele lokalizacji;
- nie trzeba wyszczególniać każdej lokalizacji jako osobnej pozycji (lista obiektów może być podana w opisie faktury lub w załączniku).
Faktura korygująca przy waloryzacji wynagrodzenia:
- poprzednie pozycje należy skorygować „do zera”;
- należy dodać jedną nową pozycję obejmującą całą usługę z prawidłową kwotą;
- faktura korygująca powinna zawierać numer i datę wystawienia, dane z faktury pierwotnej, numer KSeF faktury korygowanej oraz prawidłową treść korygowanych pozycji (art. 106j ust. 2 ustawy o VAT).
Nieprawidłowe podejście:
- wystawienie kilku odrębnych pozycji dla każdego obiektu przy jednej usłudze lub nierzetelne korygowanie części pozycji jest sprzeczne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych i uznane za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje na fakturze:
- lista obiektów może być podana w części opisowej faktury lub w osobnym dokumencie;
- nie wpływa to na zgodność z VAT ani KSeF, jeśli faktura pozostaje czytelna i spełnia wymogi ustawowe.
Podział faktur korygujących:
- mogą dotyczyć zmniejszenia podstawy opodatkowania („in minus”) lub jej zwiększenia („in plus”);
- korekty mogą wynikać z przyczyn istniejących w momencie wystawienia faktury pierwotnej lub z przyczyn późniejszych (rozliczane w deklaracji za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą).

Wytyczne praktyczne dla przedsiębiorców

Przy jednej usłudze realizowanej w wielu lokalizacjach wystarczy jedna pozycja na fakturze.
W przypadku waloryzacji wynagrodzenia faktura korygująca powinna wyzerować stare pozycje i wskazać nową, całościową kwotę.
Lista obiektów może być umieszczona w opisie lub załączniku – zwiększa czytelność, nie wpływa na zgodność z VAT.
Takie podejście upraszcza fakturowanie, zapewnia zgodność z przepisami VAT i KSeF oraz minimalizuje ryzyko nieporozumień z nabywcą usług.

Podsumowanie

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2025 r. pokazuje, że faktury ustrukturyzowane powinny wiernie odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. W przypadku jednej usługi realizowanej w wielu lokalizacjach wystarczy jedna pozycja na fakturze, a lista obiektów może być podana w opisie lub załączniku. Faktury korygujące przy waloryzacji wynagrodzenia powinny skorygować stare pozycje „do zera” i wskazać nową, całościową kwotę. Takie podejście upraszcza fakturowanie, zapewnia zgodność z przepisami VAT i KSeF oraz minimalizuje ryzyko nieporozumień z nabywcą usług.

A jeśli chcesz wiedzieć w jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF i jak odbierać faktury z systemu, to przejdź tutaj.