Nazwa usługi na fakturze ustrukturyzowanej w KSeF – zasady i interpretacja przepisów VAT

Faktury i faktury korygujące w KSeF

Faktury ustrukturyzowane i korygujące – znaczenie prawidłowego odzwierciedlenia zdarzeń gospodarczych a KSeF

Faktury dokumentują rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, dlatego ich prawidłowe wystawienie jest kluczowe zarówno dla celów podatkowych, jak i dla rzetelnego odzwierciedlenia przebiegu transakcji. Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 listopada 2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.640.2025.2.MGO płynie szereg ciekawych wniosków i praktycznych wskazówek dla przedsiębiorców dotyczących fakturowania jednej usługi realizowanej w wielu lokalizacjach oraz wystawiania faktur korygujących.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 listopada 2025 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.640.2025.2.MGO

Stan faktyczny – jedna usługa w wielu lokalizacjach

• Przedsiębiorca świadczył usługę sprzątania i odśnieżania w kilkunastu obiektach dla jednego nabywcy.
• Początkowo faktury zawierały osobne pozycje dla każdego obiektu.
• Nabywca zażądał zmiany sposobu fakturowania: jedna pozycja na fakturze, łączna kwota za wszystkie obiekty.
• Następnie, w związku ze wzrostem kosztów realizacji usługi (waloryzacja umowy), pojawiła się konieczność wystawienia faktur korygujących – pierwotne pozycje miały być skorygowane „do zera”, a nowa pozycja obejmowała łączną kwotę za całość usługi.

Wnioski z interpretacji DKIS

• Faktura powinna odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenie gospodarcze:
  • przedmiotem sprzedaży jest jedna usługa, nawet jeśli obejmuje wiele lokalizacji;
  • nie trzeba wyszczególniać każdej lokalizacji jako osobnej pozycji (lista obiektów może być podana w opisie faktury lub w załączniku).
• Faktura korygująca przy waloryzacji wynagrodzenia:
  • poprzednie pozycje należy skorygować „do zera”;
  • należy dodać jedną nową pozycję obejmującą całą usługę z prawidłową kwotą;
  • faktura korygująca powinna zawierać numer i datę wystawienia, dane z faktury pierwotnej, numer KSeF faktury korygowanej oraz prawidłową treść korygowanych pozycji (art. 106j ust. 2 ustawy o VAT).
• Nieprawidłowe podejście:
  • wystawienie kilku odrębnych pozycji dla każdego obiektu przy jednej usłudze lub nierzetelne korygowanie części pozycji jest sprzeczne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych i uznane za nieprawidłowe.
• Dodatkowe informacje na fakturze:
  • lista obiektów może być podana w części opisowej faktury lub w osobnym dokumencie;
  • nie wpływa to na zgodność z VAT ani KSeF, jeśli faktura pozostaje czytelna i spełnia wymogi ustawowe.
• Podział faktur korygujących:
  • mogą dotyczyć zmniejszenia podstawy opodatkowania („in minus”) lub jej zwiększenia („in plus”);
  • korekty mogą wynikać z przyczyn istniejących w momencie wystawienia faktury pierwotnej lub z przyczyn późniejszych (rozliczane w deklaracji za okres, w którym wystawiono fakturę korygującą).

Wytyczne praktyczne dla przedsiębiorców

• Przy jednej usłudze realizowanej w wielu lokalizacjach wystarczy jedna pozycja na fakturze.
• W przypadku waloryzacji wynagrodzenia faktura korygująca powinna wyzerować stare pozycje i wskazać nową, całościową kwotę.
• Lista obiektów może być umieszczona w opisie lub załączniku – zwiększa czytelność, nie wpływa na zgodność z VAT.
• Takie podejście upraszcza fakturowanie, zapewnia zgodność z przepisami VAT i KSeF oraz minimalizuje ryzyko nieporozumień z nabywcą usług.

Podsumowanie

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2025 r. pokazuje, że faktury ustrukturyzowane powinny wiernie odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. W przypadku jednej usługi realizowanej w wielu lokalizacjach wystarczy jedna pozycja na fakturze, a lista obiektów może być podana w opisie lub załączniku. Faktury korygujące przy waloryzacji wynagrodzenia powinny skorygować stare pozycje „do zera” i wskazać nową, całościową kwotę. Takie podejście upraszcza fakturowanie, zapewnia zgodność z przepisami VAT i KSeF oraz minimalizuje ryzyko nieporozumień z nabywcą usług.

A jeśli chcesz wiedzieć w jaki sposób uzyskać dostęp do KSeF i jak odbierać faktury z systemu, to przejdź tutaj.