KSeF a Split Payment – zmiany w mechanizmie podzielonej płatności?

KSeF a split payment – omówione zagadnienia:

Od 2026 roku KSeF i mechanizm podzielonej płatności będą elementami jednego cyfrowego systemu obsługi VAT.

Faktura w KSeF, oznaczenie MPP oraz płatność w split payment zostaną powiązane w procesie automatycznej weryfikacji danych

Brak monitorowania dokumentów w systemie nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za prawidłowe zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności.

Identyfikacja płatności będzie coraz bardziej zautomatyzowana, co powoduje, że ryzyko podatkowe staje się w większym stopniu ryzykiem operacyjnym.

Czym jest mechanizm podzielonej płatności (split payment)?

Mechanizm podzielonej płatności, w praktyce staje się elementem zarządzania ryzykiem podatkowym w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że MPP nie powinien być traktowany wyłącznie jako jedno z oznaczeń księgowych, ponieważ jego zastosowanie lub brak może wpływać na bezpieczeństwo podatkowe transakcji. Istotnym skutkiem jest częściowe przeniesienie obowiązku weryfikacji przesłanek podatkowych na nabywcę.

W mechanizmie podzielonej płatności kupujący musi samodzielnie ocenić, czy dana faktura powinna zostać opłacona w MPP. Jeżeli tego nie zrobi, naraża się na sankcję finansową oraz utratę prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. W praktyce oznacza to, że dział księgowości lub osoba odpowiedzialna za płatności powinna analizować nie tylko kwotę brutto (czy przekracza 15 tys. zł), lecz także przedmiot transakcji, w szczególności czy obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.

Co więcej:

Pierwszym skutkiem stosowania MPP jest więc przeniesienie ciężaru weryfikacji podatkowej na nabywcę – faktura przestaje być wyłącznie dokumentem księgowym, staje się dokumentem wymagającym analizy pod kątem obowiązków publicznoprawnych. Procedura płatności przestaje mieć charakter czysto techniczny, a zaczyna mieć wymiar compliance.
Drugim istotnym skutkiem jest wpływ MPP na płynność finansową przedsiębiorstwa – środki trafiające na rachunek VAT nie pozostają w pełnej dyspozycji podatnika. Mogą być wykorzystane wyłącznie na określone zobowiązania publicznoprawne (VAT, CIT, PIT, ZUS, akcyza itd.), co w praktyce oznacza częściowe „zamrożenie” gotówki.

Przedsiębiorstwa działające na niskiej marży lub w branżach objętych załącznikiem nr 15 muszą uwzględniać ten mechanizm przy planowaniu cash flow, zwłaszcza w sytuacji, gdy same regulują zobowiązania w MPP, ale otrzymują zapłatę od kontrahentów częściowo poza mechanizmem podzielonej płatności. Co ważniejsze, zapłata w split payment ogranicza ryzyko odpowiedzialności solidarnej za cudzy VAT, wzmacnia dochowanie należytej staranności i w wielu sytuacjach neutralizuje negatywne skutki zapłaty na rachunek spoza białej listy. W praktyce przedsiębiorcy coraz częściej stosują MPP dobrowolnie właśnie z powodów bezpieczeństwa, a nie z obowiązku.

OBSZAR	CO TRZEBA WIEDZIEĆ / ZROBIĆ	KONSEKWENCJE / KORZYŚCI
ZAKRES OBOWIĄZKU MPP	transakcje B2B, faktury > 15.000 zł brutto, towary/usługi z załącznika nr 15	brak spełnienia warunków → brak obowiązku MPP
OZNACZENIE FAKTURY	dodanie „mechanizm podzielonej płatności” przy obowiązkowym MPP	dobrowolne oznaczenie → brak obowiązku płatności w MPP
OBOWIĄZKI NABYWCY	sprawdzić, czy faktura wymaga płatności w MPP zapłacić w MPP, jeśli obowiązek występuje	nieprzestrzeganie → sankcja 30% VAT z pozycji objętej MPP
KOREKTY FAKTUR	ocenić każdą korektę pod kątem obowiązkowego MPP	częściowa zapłata w MPP możliwa tylko dla pozycji objętej obowiązkiem
ZALICZKI I FAKTURY PRO FORMA	zaliczki → obowiązkowe MPP przy towarach/usługach z załącznika 15 faktura pro forma → brak obowiązku	brak sankcji przy fakturze pro forma; zaliczki muszą być w MPP
ŚRODKI NA RACHUNKU VAT	można je wykorzystać np. na VAT, PIT/CIT, ZUS, akcyzę, należności celne	ograniczona dyspozycyjność → planowanie płynności możliwość wniosku o uwolnienie środków
PODATEK DOCHODOWY (PIT/CIT)	faktury z obowiązkowym MPP niezapłacone w tym mechanizmie → mogą być wyłączone z kosztów uzyskania przychodów	uniknięcie sankcji przy zapłacie w MPP zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego
KORZYŚCI DLA PRZEDSIĘBIORCY	dochowanie należytej staranności, brak konsekwencji wyłączenia kosztów, przyspieszony zwrot VAT, brak sankcji w VAT przy płatności w MPP	zwiększenie bezpieczeństwa transakcji, ograniczenie ryzyka odpowiedzialności finansowej
PROCEDURY WEWNĘTRZNE	checklista przed płatnością, automatyczne oznaczenie w systemie księgowym, edukacja pracowników	minimalizacja błędów, zgodność z przepisami, łatwiejsza kontrola podatkowa

Czy KSeF zastępuje split payment?

Wprowadzenie KSeF wprowadza istotne zmiany w momencie powstania obowiązku split payment (MPP). Do tej pory obowiązek płatności w MPP pojawiał się w momencie fizycznego otrzymania faktury przez nabywcę. Teraz obowiązek powstaje już w chwili udostępnienia faktury w systemie KSeF, niezależnie od tego, czy nabywca ją pobrał lub zobaczył.

Najważniejsze zmiany w praktyce:

MOMENT POWSTANIA OBOWIĄZKU MPP PRZESUNIĘTY – odpowiedzialność podatkowa zaczyna biec od chwili nadania numeru KSeF
AUTOMATYCZNE DORĘCZENIE FAKTURY – nie ma już potrzeby wysyłania faktury e-mailem czy pocztą. System uznaje fakturę za doręczoną
STAŁE MONITOROWANIE SYSTEMU – dział księgowości musi regularnie sprawdzać KSeF, aby wiedzieć, które faktury wymagają MPP
ZMIANA W ZARZĄDZANIU RYZYKIEM – sankcje nie zależą od tego, czy faktura fizycznie dotarła; kluczowe jest zarządzanie danymi i przepływem informacji w systemie

Sprawdź nasz materiał wideo o KSeF:

Więcej instrukcji oraz inne materiały na temat KSeF, znajdziesz: tutaj.

Co zmienia KSeF w procedurze split payment?

Porównanie procedury split payment – przed i po KSeF

ELEMENT	PRZED KSeF	PO KSeF
MOMENT POWSTANIA FAKTURY	faktura powstaje w momencie jej wystawienia przez sprzedawcę	faktura powstaje dopiero po nadaniu numeru KSeF przez administrację skarbową
DATA WYSTAWIENIA	data wpisana na fakturze przez sprzedawcę	data nadania numeru KSeF
DORĘCZENIE FAKTURY NABYWCY	faktyczne doręczenie (odbiór e-mail/poczta) decyduje o rozpoczęciu obowiązków podatkowych	doręczenie następuje automatycznie z chwilą udostępnienia w KSeF – Nabywca jest uznany za odbiorcę od razu
MOMENT POWSTANIA OBOWIĄZKU MPP	po otrzymaniu faktury przez nabywcę	od momentu udostępnienia faktury w systemie KSeF, niezależnie od pobrania
ODPOWIEDZIALNOŚĆ (KARY)	dopiero po faktycznym otrzymaniu faktury – brak wiedzy chronił przed karami	stała odpowiedzialność – brak pobrania faktury nie zwalnia z obowiązku
ZARZĄDZANIE	obieg dokumentów papierowych lub e-mailowy – kontrola w dziale księgowości	zarządzanie danymi w systemie monitoring KSeF i statusów faktur
RYZYKO BŁĘDÓW	błędne oznaczenie lub opóźnienie doręczenia faktury mogło przesunąć obowiązek MPP w czasie	błędy w oznaczeniu lub brak monitoringu systemu skutkują natychmiastową odpowiedzialnością

Co zmienia KSeF w procedurze split payment?

I OZNACZENIE MPP W STRUKTURZE FAKTURY

Pole MPP staje się elementem struktury XML faktury ustrukturyzowanej – skutki:
- mniej sporów dowodowych,
- większa automatyzacja weryfikacji,
- wyższa wykrywalność błędów.

II Numer KSeF w komunikacie przelewu

Przy przelewie w split payment należy wskazać:
- NIP sprzedawcy,
- kwotę brutto,
- kwotę VAT,
- numer faktury – w KSeF identyfikator KSeF
- ważne – brak obsługi numeru KSeF w systemach bankowych i ERP zwiększa ryzyko błędnych płatności

III Korekty i split payment

Faktura korygująca powstaje w KSeF – skutki:
- moment korekty VAT = moment przyjęcia korekty w systemie,
- ewentualna korekta płatności MPP zależy od systemu,
- zmniejsza się liczba sporów dotyczących daty otrzymania faktury korygującej.

IV Automatyczne kontrole

Administracja skarbowa ma równoczesny dostęp do:
- faktury z oznaczeniem MPP,
- danych nabywcy,
- informacji o braku płatności w MPP,
- ważne – kontrola staje się analizą algorytmiczną, a nie klasycznym postępowaniem dowodowym.

V Czy KSeF zmienia zakres obowiązkowego split payment?

Odpowiedź brzmi nie, bowiem MPP nadal obowiązuje przy:
- transakcjach krajowych B2B,
- fakturach powyżej 15 000 zł brutto,
- towarach i usługach z załącznika nr 15,
- ważne – KSeF nie zastępuje split payment, a jedynie czyni jego stosowanie bardziej przejrzystym i systemowym.

VI Środki z rachunku VAT – praktyczne wykorzystanie

Rachunek VAT można wykorzystać m.in. na:
- zapłatę VAT z faktur kosztowych,
- podatek PIT i CIT,
- składki ZUS,
- należności celne i akcyzę,
- ważne – oznacza to, że środki z rachunku VAT mogą wspierać płynność finansową firmy, jeśli są odpowiednio zarządzane.

VII Biała lista a KSeF i MPP

Formalnie obowiązek weryfikacji rachunku pozostaje, ale w praktyce:
- KSeF identyfikuje fakturę,
- MPP identyfikuje płatność,
- rachunek VAT automatycznie powiązany jest z rachunkiem firmowym,
- rola białej listy w praktyce może być ograniczona.

VIII Wpływ KSeF na płynność finansową

Pełna elektronizacja faktur pozwala na:
- większą przewidywalność zobowiązań,
- szybszą identyfikację faktur wymagających MPP,
- łatwiejsze tworzenie harmonogramów płatności.

Jednocześnie wymaga:

stałego monitorowania systemu,
integracji ERP z KSeF,
procedur wewnętrznych zapobiegających opóźnieniom.

WAŻNE – od 1 stycznia 2027 r. mechanizm zostanie dodatkowo uszczelniony:

przelewy w mechanizmie split payment będą powiązane z numerem KSeF faktury,
banki umożliwią wpisanie numeru KSeF w komunikacie przelewu,
identyfikacja płatności stanie się jednoznaczna i automatyczna.

W praktyce oznacza to domknięcie cyfrowego obiegu: numer KSeF stanie się wspólnym identyfikatorem faktury i płatności, co ograniczy możliwość rozbieżności pomiędzy dokumentem a przepływem środków.

Więcej na temat: KSeF dla podatników zwolnionych z VAT.

Podsumowanie

Relacja mechanizm podzielonej płatności a KSeF pokazuje, że od 2026 roku oba rozwiązania tworzą spójny system nadzoru nad VAT. Faktura w KSeF, jej oznaczenie MPP i płatność w split payment stają się elementami jednego zautomatyzowanego procesu.

Zmiany w split payment w 2026 roku powodują, że dane o fakturze ujętej w KSeF oraz informacje o płatności w mechanizmie podzielonej płatności będą łatwiej powiązane w systemach administracji skarbowej. W praktyce oznacza to możliwość szybszej weryfikacji, czy faktura wymagająca zastosowania MPP została opłacona zgodnie z obowiązującymi zasadami. Ewentualne nieprawidłowości, takie jak brak płatności w MPP mimo takiego obowiązku, mogą zostać wykryte niemal na bieżąco, a nie dopiero podczas kontroli podatkowej po dłuższym czasie. W konsekwencji prawidłowe rozliczenia podatkowe będą w większym stopniu zależne od bieżącej organizacji procesów płatniczych i konfiguracji systemów księgowych.