Praktyczny przewodnik: Jaki program do KSeF najlepszy dla JDG?

×

Decyzja jest o tyle ważna, że fakturowanie nawet w małej jednoosobowej firmie jest procesem nie do uniknięcia. Pobierasz faktury i wystawiasz je – możliwe, że robisz codziennie. Program do KSeF ma Ci ułatwić proces dostosowania się do zmian w przepisach a następnie być narzędziem, które ułatwia codzienną pracę.

Pytania jakie musisz sobie zadać wybierając program do KSeF dla swojej JDG

W praktyce jako przedsiębiorca gdy prowadzisz własną jednoosobową firmę, zapewne szukasz rozwiązań, które działają szybko, są proste w obsłudze i nie wymagają dodatkowego czasu na obsługę systemu. Jak wybrać opcję dostosowaną do specyfiki Twojej branży oraz sposobu w jaki prowadzisz biznes? Wystarczy, że odpowiesz sobie na kilka ważnych pytań!

Pytanie pierwsze: Czy automatyzacja jest dla mnie ważna?

Dla właściciela jednoosobowej firmy kluczowe pytanie brzmi: czy chcesz obsługiwać KSeF w sposób ręczny czy automatyczny?

Korzystanie bezpośrednio z systemu rządowego oznacza konieczność logowania, przesyłania plików i sprawdzania statusów faktur. Wszystko będziesz obsługiwać ręcznie i przeznaczysz dużą część czasu na proces fakturowania, zamiast na rozwój swojego biznesu.

Dlatego w praktyce większość osób prowadzących jednoosobową działalność wybiera program, który robi to w sposób zautomatyzowany. Masz bazę klientów, najczęściej obsługiwane firmy, dane do faktur – jednym kliknięciem możesz i wystawić i wysyłać je do kontrahenta i KSeF. Mało tego! Możesz to zrobić będąc na mieście, lub w domu – z poziomu własnego smartfona i aplikacji mobilnej.

Musisz więc odpowiedzieć sobie szczerze: potrzebuje rozwiązania, które ułatwi mi pracę i będzie dostosowane do zmian w prawie? Jeśli odpowiedź brzmi tak – w IFIRMA masz obie opcje: Program do KSeF oraz aplikacja mobilna w której równeiż obsłużysz faktury w KSeF.

Pytanie numer dwa: Jak ważna jest dla mnie prostota obsługi?

W jednoosobowej działalności nie ma czasu na skomplikowane systemy.

Program do KSeF powinien umożliwiać szybkie wystawienie faktury, a resztę – czyli wysyłkę i komunikację z systemem – realizować szybko i w sposób prosty. Zrobisz raz i wiesz jak robić to z każdą kolejną fakturą.

A jeśli nie wiesz? Masz instrukcję lub numer telefonu do konsultantów (np. BOK), który poprowadzą, pokażą pomogą. Najlepsze rozwiązania pozwalają wystawić fakturę w kilka kliknięć i nie wymagają znajomości technicznych aspektów KSeF. Odpowiednie wsparcie techniczne czy pomocne instrukcje również ważne.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto zapoznać sie jak program faktycznie działa. Będziesz z niego korzystać przy każdej fakturze!

Pytanie trzecie: Czy moja faktura od razu trafi do KSeF? Jak to sprawdzę?

Dla JDG ogromnym ułatwieniem jest możliwość wysyłania faktur bez konieczności logowania się do systemu rządowego.

Program powinien samodzielnie przesyłać dokumenty do KSeF i informować o ich statusie, który możesz sprawdzić w dowolnym momencie. Logujesz się i wiesz wszystko: wysyłane – jest w KSeF. Spokojnie mogę pracować dalej!

Dzięki dobrze wybranemu programowi do KSeF przedsiębiorca może skupić się na pracy, a nie na obsłudze skomplikowanych systemów.

Pytanie czwarte: Odbieranie faktur kosztowych – jak i co dalej?

W JDG nie możesz też zapomnieć “o drugiej stronie KSeF” – czyli odbieraniu faktur od kontrahentów.

Dobry program automatycznie pobiera dokumenty kosztowe i pozwala je od razu przejrzeć lub przekazać do Twojej księgowej lub rozliczyć samodzielnie.

Pytanie piąte: Co z rozliczeniami? Czy to dobry moment na zmianę?

Prowadząc jednoosobową działalność nie chcesz pewnie korzystać z kilku systemów jednocześnie? To może wprowadzić chaos, nawet jeśli korzystasz z nich tylko Ty.

Najwygodniejsze rozwiązania łączą fakturowanie, KSeF i księgowość w jednym narzędziu, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi przenosić danych ręcznie.

Wsparcie w rozliczeniach doświadczonej księgowej lub program do księgowości jest świetnym rozwiązaniem. Zwłaszcza w obliczu zmiany przepisów, warto rozważyć nowe opcje i możliwości takie jak: nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym czy zmianę oprogramowania do prowadzenia księgowości.

 

Wygodnie wysyłaj i wystawiaj faktury w KSeF

To i więcej w jednej aplikacji IFIRMA

Księgowość internetowa Program do fakturowania Biuro rachunkowe

Akceptuję regulamin

Wystaw pierwszą fakturę  

Aż 30 dni testów bezpłatnie!

Pytanie szóste: Kontrola bez stresu – czy ważny jest monitoring statusu Twoich faktur?

W JDG ważne jest poczucie kontroli bez konieczności sprawdzania wszystkiego ręcznie. Jeśli sam prowadzisz swoją firmę usługową czy mały sklep online, każda decyzja i zależy od Ciebie.

To duża odpowiedzialność! Więc poczucie kontroli i spokój związany z odpowiednim dostarczaniem dokumentów jest dla Ciebie ważny. Program powinien pokazywać, czy faktura została przyjęta przez KSeF i informować o ewentualnych problemach.

Pytanie siódme: Jak przebiega proces wdrożeniowy?

W jednoosobowej działalności nie zasobów i czasu na długie wdrożenia.

Dobry program powinien umożliwiać rozpoczęcie pracy w krótkim czasie – najlepiej w kilku krokach, bez konieczności wsparcia specjalisty IT. Program do obsługi KSeF jest prosty do wdrożenia. Wystarczy, że zapoznasz się z krótką instrukcją np. w formie video.

Wybór programu do KSeF – praktyczny przewodnik

1. Sprawdź ile faktur miesięcznie wystawiasz – w praktyce JDG potrzebuje prostego, szybkiego rozwiązania.
2. Oceń ile zaangażowania chcesz poświęcać na obsługę e-faktur? Pełna automatyzacja czy ręczna obsługa?
3. Sprawdź czy program działa w tle – wysyła faktury po ich zapisaniu, pobiera dokumenty, wymaga dodatkowych działań? Jeśli tak to jakich i ile.
4. Upewnij się, że będziesz mieć kontrolę nad fakturami.
5. Zobacz czy masz wszystko w jednym miejscu? Czy warto rozważyć zmianę lub wybór usługodawcy który daje taką opcję.
6. Poznaj proces – jak działa, ile kroków ma i czy proste jest wystawienie i wysłanie faktury do KSeF.
7. Sprawdź jak wygląda wdrożenie? Czy potrafisz sam zrobić wszystko aby e-fakturowanie działało poprawnie?
8. Jeśli masz szansę na przetestowanie – zrób to (wersja demo? próbny okres?) – to świetne opcje! Skorzystaj zanim zdecydujesz się na zakup.
9. Porównaj opcje – zapoznaj się z ofertą i porównaj opcje. Wybór jednej odpowiedniej usługi ma wpływ na funkcjonowanie Twoje i Twojej firmy.
10. Posłuchaj co mówią inni: poczytaj opinie, sprawdź oceny, komentarze lub obejrzyj webinar lub wypowiedzi ekspertów w temacie.

Im więcej wiesz tym lepszą możesz podjąć decyzje!

Podsumowanie:

W praktyce przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową firmę szukają rozwiązań, które działają szybko i nie wymagają dodatkowego czasu na obsługę systemu.

W przypadku jednoosobowej działalności najlepszy program do KSeF to taki, który maksymalnie upraszcza procesy i działa w tle.

Decyzja jest o tyle ważna, że fakturowanie nawet w małej jednoosobowej firmie jest procesem nie do uniknięcia. Pobierasz faktury i wystawiasz je – możliwe, że robisz codziennie. Program do KSeF ma Ci ułatwić proces dostosowania się do zmian w przepisach a następnie być narzędziem, które ułatwia codzienną pracę.