UPO a KSeF – co zawiera urzędowe poświadczenie odbioru KSeF? Najważniejsze informacje

×

UPO – formalne potwierdzenie odbioru faktury w KSeF

UPO KSeF to oficjalne, urzędowe poświadczenie odbioru, że e-faktura wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) została pomyślnie odebrana przez system.

Otrzymanie UPO oznacza więc, że:

• faktura została poprawnie wysłana do KSeF,
• dokument został przetworzony przez system,
• faktura jest oficjalnie wystawiona w KSeF.

Dlaczego UPO jest ważne?

UPO KSeF (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to dokument, który potwierdza, że faktura została prawidłowo wystawiona i przyjęta przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zawiera m.in. numer KSeF oraz datę i godzinę wystawienia faktury, co pozwala sprawdzić jej terminowość i może chronić podatnika w razie wątpliwości organów skarbowych co do terminu lub poprawności faktury.

Po przetworzeniu faktury w systemie, KSeF nadaje jej unikalny numer – numer KSeF, który jednoznacznie identyfikuje dokument w systemie. W tym momencie status faktury zmienia się na „200”, co oznacza, że została poprawnie przyjęta i zapisana w KSeF-ie.

UPO to odrębny dokument, który można pobrać w Rządowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a także w programie ifirma – jeśli faktura została wysłana do KSeF z tej platformy.

Co zawiera UPO KSeF?

Opis elementów UPO:

1. Numer referencyjny wysłanego zbioru dokumentów. W przypadku wysyłki interaktywnej jest to numer referencyjny sesji. W przypadku wysyłki wsadowej jest to numer referencyjny paczki Uwaga! Numer referencyjny sesji nie jest numerem KSeF przesłanej faktury.
2. Typ identyfikatora, który został wskazany na etapie uwierzytelnienia w systemie. Kontekstem może być np. NIP lub identyfikator wewnętrzny.
3. Wartość identyfikatora kontekstu uwierzytelnienia (np. numer NIP)
4. Numer identyfikujący fakturę w KSeF – numer nadawany automatycznie po weryfikacji i przyjęciu pliku e-Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.
5. Kolejny numer faktury określony przez wystawcę dokumentu – wartość znajdująca się w polu P_2 pliku xml e-Faktury przesłanej do KSeF.
6. Identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy wskazany w polu Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne/NIP.
7. Data wystawienia faktury wskazana przez wystawcę. Wartość znajdująca się w polu P_1 pliku xml e-Faktury przesłanej do KSeF. Jest to data wystawienia faktury w trybie offline24, trybie offline-niedostępność KSeF oraz trybie awaryjnym.
8. Data przesłania pliku e-Faktury do KSeF. Jest to data wystawienia faktury w trybie online (jeśli jest zgodna z datą w polu P_1 pliku e-faktury).
9. Data nadania numeru KSeF (tj. moment jej otrzymania przez system), która jednocześnie stanowi datę otrzymania e-Faktury przez nabywcę.Uwaga! Przepisy wskazują także szczególne zasady określania daty otrzymania e-Faktury, m.in. w przypadku wystawienia na rzecz konsumenta.
10. Unikalny ciąg znaków obliczony na podstawie skrótu kryptograficznego faktury o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2.
11. Tryb wysyłki faktury – wskazuje automatycznie, czy faktura została wysłana w trybie „online” czy „offline”. Gdy w tym polu pojawia się „online”, daty w kolumnach 7, 8 i 9 powinny być zasadniczo takie same. Taka sama powinna być również data w kolumnie 4 – ciąg znaków zawierający datę (podkreśliliśmy na niebiesko).

Źródło: Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) z KSeF, pobrane z programu IFIRMA

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) wygenerowane w systemie ifirma jest dokumentem wystawionym przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) i zawiera dokładnie te same dane, które znajdują się w urzędowym UPO wygenerowanym bezpośrednio w KSeF.

Jak pobrać UPO KSeF w IFIRMA?

Aby pobrać dokument UPO w IFIRMA, należy wybrać fakturę, którą wysłaliśmy do KSeF (za pośrednictwem IFIRMA) i która została zatwierdzona, co potwierdza oznaczenie „KSeF: zaakceptowano”.

Widok wystawionych faktur wysyłanych do KSeF – program IFIRMA

Po wybraniu danej faktury, należy przejść do bloku “KSeF” oraz wybrać opcję “Pobierz UPO” znajdującą się w wierszu “status: zaakceptowano”.

Widok statusu faktury w KSeF wraz z możliwością pobrania UPO – program IFIRMA