Jak zacząć sprzedaż na Allegro i w sklepie internetowym? Import produktów, integracje i automatyzacja z IFIRMA

W poprzedniej części naszego cyklu omówiliśmy najważniejsze kwestie prawno-podatkowe związane ze sprzedażą internetową, w tym VAT, kasę fiskalną i automatyzację księgowości. Czas jednak przejść od formalności do praktyki.

W tym poradniku pokażemy, jak zacząć sprzedaż na Allegro i we własnym sklepie internetowym, szybko zaimportować asortyment oraz połączyć różne kanały sprzedaży z IFIRMA. Przyjrzymy się również masowemu wystawianiu ofert, zarządzaniu cenami i zamówieniami oraz automatyzacji dokumentów sprzedaży i procesów księgowych.

Cel jest prosty – zbudować proces, w którym produkty, zamówienia, marketplace’y, sklep i księgowość współpracują ze sobą, niewymagając obsługi kilku niezależnych paneli.

Sklep internetowy czy Allegro – od czego zacząć sprzedaż w sieci?

Jedną z pierwszych decyzji przy rozpoczynaniu sprzedaży online jest wybór kanału, w którym zaoferujesz swoje produkty. Możesz postawić na własny sklep internetowy, rozpocząć sprzedaż na Allegro lub innym marketplace’ie albo już od początku połączyć oba rozwiązania.

Każdy z tych modeli ma swoje zalety. Marketplace pozwala stosunkowo szybko dotrzeć do osób, które już korzystają z platformy i aktywnie poszukują produktów. Nie musisz więc od początku budować całego źródła ruchu wokół własnej strony. Z drugiej strony sprzedaż na Allegro czy innych platformach wiąże się z koniecznością działania według zasad danego serwisu oraz uwzględnienia w kalkulacji m.in. prowizji i innych opłat związanych ze sprzedażą.

Własny sklep daje natomiast większą kontrolę nad sposobem prezentowania oferty, komunikacją oraz budowaniem rozpoznawalności marki. Możesz samodzielnie projektować ścieżkę zakupową, prowadzić działania SEO i reklamowe czy rozwijać własne kanały pozyskiwania klientów. Trzeba jednak pamiętać, że uruchomienie sklepu to nie tylko dodanie produktów. Konieczne jest również skonfigurowanie m.in. domeny, płatności, dostaw czy wymaganych elementów regulaminowych, a następnie systematyczne pozyskiwanie ruchu.

Nie ma więc jednej odpowiedzi na pytanie, czy lepiej zacząć od Allegro, czy własnego sklepu internetowego. Wiele zależy od rodzaju produktów, budżetu, rozpoznawalności marki i tego, jak szybko chcesz dotrzeć do pierwszych klientów.

Jeśli dopiero sprawdzasz zainteresowanie ofertą, marketplace może być jednym ze sposobów na wejście na rynek i dotarcie do istniejącej grupy kupujących. Jeżeli natomiast zależy Ci na rozwijaniu własnej marki i kanału sprzedaży, który możesz kształtować zgodnie ze swoją strategią, warto równolegle inwestować we własny sklep.

Nie trzeba jednak traktować tych możliwości wyłącznie jako alternatyw.

Strategia „1+1” w praktyce e-commerce

Allegro i własny sklep mogą pełnić różne, uzupełniające się role w sprzedaży internetowej. Podczas gdy marketplace stanowi istotny kanał, by docierać do nowych klientów, sprawdzając zainteresowanie poszczególnymi produktami, własny sklep pozwala rozwijać niezależny kanał sprzedaży i konsekwentnie budować markę.

W praktyce możesz więc rozpocząć sprzedaż na Allegro, jednocześnie rozwijając sklep internetowy, albo dodać marketplace jako kolejny kanał do już działającego e-commerce. Podobny model łatwo później rozszerzać o kolejne platformy, np. Erli czy Empik. Wraz z każdym kolejnym kanałem pojawia się jednak nowe wyzwanie – jak nad nim wszystkim zapanować?

Wyobraź sobie, że ten sam produkt oferujesz we własnym sklepie i na Allegro. Zamówienie złożone w jednym kanale wpływa na dostępność produktu również w drugim. Do tego dochodzą różne ceny, oferty, dane klientów, płatności oraz dokumenty sprzedaży. Jeżeli każda platforma jest obsługiwana osobno, wraz ze wzrostem liczby zamówień zwiększa się również ilość ręcznej pracy.

Dlatego przy sprzedaży wielokanałowej istotny jest nie tylko wybór miejsc, w których pojawi się oferta, ale również sposób zarządzania produktami i zamówieniami pomiędzy nimi. Zamiast traktować sklep i każdy marketplace jako osobne środowisko warto połączyć je z jednym systemem, do którego będą trafiały informacje z poszczególnych kanałów.

Centralne zarządzanie zamówieniami i ekosystem integracji

Sprzedaż na Allegro i we własnym sklepie internetowym nie musi oznaczać obsługi każdego kanału osobno. Dzięki bazie gotowych integracji możesz połączyć wykorzystywane platformy z IFIRMA i zarządzać kluczowymi elementami sprzedaży z jednego miejsca.

Zamówienia z podłączonych kanałów trafiają na wspólną listę, gdzie łatwo sprawdzisz m.in. źródło zakupu, sprzedane produkty, status płatności czy informacje dotyczące dokumentów sprzedaży.

IFIRMA integruje się z popularnymi platformami sklepowymi, takimi jak WooCommerce, Shoper czy PrestaShop, marketplace’ami, m.in. Allegro, Etsy, Erli, Empik i OLX, a także rozwiązaniami wspierającymi wysyłkę, np. InPost, Wysyłam z Allegro, Apaczka czy Furgonetka. Dzięki temu możesz zacząć od własnego sklepu i Allegro, a wraz z rozwojem biznesu dodawać kolejne kanały i narzędzia bez organizowania całego procesu sprzedaży od nowa.

Szybki import produktów – jak zbudować bazę w IFIRMA?

Zanim zaczniesz wystawiać oferty w kolejnych kanałach sprzedaży, potrzebujesz uporządkowanej bazy produktów. Nie oznacza to jednak, że wszystkie towary musisz dodawać do IFIRMA ręcznie. Jeśli masz już asortyment w sklepie internetowym, aktywne oferty na Allegro albo otrzymujesz katalog produktów od hurtowni, możesz wykorzystać istniejące dane.

Ma to szczególne znaczenie przy większym asortymencie. Ręczne przenoszenie nazw, cen, stawek VAT, kodów SKU czy EAN nie tylko zajmuje czas, ale również zwiększa ryzyko pomyłek. Wystarczy literówka w identyfikatorze produktu, aby późniejsze powiązanie go z odpowiednią ofertą czy zamówieniem stało się trudniejsze.

Dzięki IFIRMA e-commerce możesz podejść do tego na dwa sposoby: zaimportować produkty bezpośrednio z obsługiwanego kanału sprzedaży lub wykorzystać plik CSV. Wybór zależy przede wszystkim od tego, gdzie obecnie znajduje się Twoja baza produktowa.

Automatyczny import produktów na przykładzie WooCommerce i Allegro

Jeśli masz już aktywny sklep internetowy albo sprzedajesz na Allegro, nie musisz tworzyć identycznej bazy produktów od początku. Możesz wykorzystać importer produktów, który pozwala pobrać informacje o istniejącym asortymencie z połączonego kanału.

To rozwiązanie sprawdzi się np. wtedy, gdy od kilku miesięcy prowadzisz sklep na WooCommerce, a teraz chcesz zintegrować sprzedaż z IFIRMA. Zamiast ponownie dodawać każdy produkt, wykorzystujesz dane, które zostały już wcześniej wprowadzone do sklepu. Sytuacja wygląda podobnie, gdy punktem wyjścia są istniejące oferty na Allegro. Import pozwala wykorzystać dotychczasowy katalog przy konfiguracji dalszej obsługi sprzedaży w IFIRMA.

Jednak sam import to tylko część procesu. Przy sprzedaży wielokanałowej istotne jest również prawidłowe powiązanie produktu znajdującego się w IFIRMA z odpowiadającym mu produktem lub ofertą w zewnętrznym kanale sprzedaży.

Dlaczego ma to znaczenie? Ten sam produkt może funkcjonować jednocześnie w kilku miejscach – np. w magazynie IFIRMA, sklepie WooCommerce oraz ofercie Allegro. System musi wiedzieć, że w każdym kanale sprzedaży chodzi o ten sam element. Gdy w danym serwisie brakuje danych lub są one nieobsługiwane (np. dotyczące stawki ryczałtu), przy wystawianiu dokumentu sprzedaży informacje zostaną automatycznie uzupełnione z pełnej karty produktu w IFIRMA.

Importer ułatwia ten etap, samoczynnie tworząc powiązania produktów z ofertami podczas pobierania danych. Dzięki temu nie trzeba później ręcznie przypisywać każdego produktu do odpowiadającej mu pozycji.

W identyfikacji produktów pomagają również takie dane jak:

• SKU – indywidualny kod produktu stosowany przez sprzedawcę,
• EAN – kod pozwalający jednoznacznie identyfikować konkretny produkt,
• nazwa produktu i inne dane znajdujące się w katalogu.

Kody SKU i EAN mogą być widoczne przy produktach również na liście zamówień. Jest to szczególnie przydatne przy większej liczbie podobnych wariantów – np. tego samego modelu produktu dostępnego w kilku rozmiarach lub wersjach. W szerszej perspektywie uzupełnione kody EAN pozwalają również na korzystanie ze skanera i Asystenta Pakowania, eliminując ryzyko pomyłki. W efekcie osoba realizująca zamówienie może łatwiej zweryfikować, który dokładnie towar powinien zostać przygotowany do wysyłki.

Importer przydaje się również wtedy, gdy rozwijasz sprzedaż o kolejne kanały. W zależności od obsługiwanej integracji możesz wykorzystać go do pobierania nowych produktów lub automatycznego powiązania istniejących pozycji w IFIRMA pochodzących z popularnych platform sklepowych jak m.in. WooCommerce, Shoper, Shopify czy PrestaShop i marketplace’ów – przykładowo Allegro czy Erli.

Masowy import produktów z pliku CSV

Nie każdy sprzedawca ma jednak gotowy katalog w sklepie lub marketplace. Częstym scenariuszem, szczególnie przy współpracy z hurtownią, jest otrzymanie pliku zawierającego kilkaset lub nawet kilka tysięcy pozycji. Również i w takim przypadku nie ma konieczności ręcznego dodawania każdego produktu. Bazę możesz przygotować za pomocą masowego importu z pliku CSV.

Dzięki opcji auto-wykrywania kolumn, już podczas wgrywania pliku CSV, system samodzielnie rozpoznaje nazwy pól (np. Nazwa, Cena, SKU, EAN, VAT), usprawniając przyporządkowanie danych z pliku do odpowiednich pól w IFIRMA.

Import z pliku często służy również do pracy z produktami, które znajdują się już w bazie IFIRMA. To ważne, ponieważ wraz z rozwojem sklepu zmieniają się ceny zakupu, dane produktów czy oferta dostawcy.

Załóżmy, że hurtownia przesyła Ci nowy cennik. Zamiast otwierać każdy produkt i ręcznie zmieniać jego cenę zakupu, możesz przygotować odpowiedni plik i zaktualizować wiele pozycji jednocześnie, wykorzystując np. kod SKU jako identyfikator produktu.

Jak masowo wystawiać oferty na Allegro i kontrolować marżę?

Masz już uporządkowaną bazę produktów w IFIRMA – co dalej? Najczęściej kolejnym krokiem staje się przygotowanie oferty i rozpoczęcie sprzedaży na Allegro. Przy kilku produktach wystawianie ich pojedynczo nie musi stanowić dużego problemu. Sytuacja wygląda jednak inaczej, gdy katalog obejmuje dziesiątki, setki lub tysiące pozycji. Zamiast przygotowywać każdą ofertę osobno warto wykorzystać ich masowe wystawianie.

Przy takiej skali ważna jest jednak nie tylko szybkość publikowania ofert. Trzeba również odpowiednio ustalić ich ceny.

Sprzedaż tego samego produktu w kilku kanałach może generować różne koszty. Cena, która zapewnia oczekiwaną marżę we własnym sklepie internetowym, nie zawsze będzie więc odpowiednia na Allegro.

W przypadku marketplace’u należy wziąć pod uwagę m.in. prowizję od sprzedaży, której wysokość może różnić się w zależności od kategorii produktu, a także pozostałe opłaty związane z korzystaniem z platformy czy promocją ofert. Aktualne informacje na ten temat znajdziesz w oficjalnym cenniku i tabeli opłat Allegro.

Dlatego przed wystawieniem produktów warto policzyć, jaka cena pozwoli pokryć koszty charakterystyczne dla danego kanału i jednocześnie zachować zakładaną rentowność sprzedaży. Właśnie w takim przypadku przydatne są Cenniki Zależne w IFIRMA.

Pozwalają one określić sposób wyliczania ceny na podstawie innej wartości – ceny bazowej produktu znajdującego się w magazynie lub jego ceny zakupu (np. Cena na Allegro = Cena bazowa + 12%). W efekcie system automatycznie wylicza kwoty dla wszystkich produktów, uwzględniając prowizję marketplace’u już w momencie publikacji aukcji.

Masowe wystawianie ofert na Allegro z IFIRMA

Po przygotowaniu produktów i odpowiedniego cennika czas przejść do wystawiania ofert. Potrzebujesz masowych działań? Z poziomu IFIRMA możesz wykorzystać wcześniej skonfigurowane cenniki, dzięki czemu odpowiednie ceny zostaną przypisane do produktów zgodnie z ustalonymi regułami.

Takie podejście jest szczególnie przydatne, gdy:

• uruchamiasz sprzedaż na Allegro i chcesz wystawić większą część istniejącego katalogu,
• rozszerzasz asortyment o nową grupę produktów,
• masz dużą bazę produktów i nie chcesz przygotowywać każdej oferty osobno,
• stosujesz inne ceny w sklepie internetowym i na marketplace,
• chcesz uporządkować zasady ustalania cen dla poszczególnych kanałów.

Zamiast więc wykonywać schemat „produkt → obliczenie ceny → wystawienie oferty” osobno dla każdej pozycji zyskujesz opcję przygotowania produktów i reguł cenowych, by następnie wykonać operacje zbiorczo.

Zrzut z Integratora e-commerce IFIRMA

Dzięki IFIRMA szybko wystawisz wiele ofert jednocześnie, korzystając z gotowych szablonów. System automatycznie rozpoznaje produkty w katalogu Allegro i pomaga uzupełnić wymagane przez serwis elementy, takie jak parametry oferty, dane producenta czy informacje dotyczące bezpieczeństwa.

Z poziomu IFIRMA możesz także wygodnie zarządzać ofertami pobranymi z marketplace, wprowadzając zmiany nazw, cen, stanów czy promowania ofert bez potrzeby logowania się do serwisu.

Więcej informacji znajdziesz tutaj.

Automatyzacja księgowości – scenariusze przetwarzania zamówień i KSeF

Zamówienia z Allegro, sklepu internetowego i innych podłączonych kanałów trafiają już do jednego miejsca. Co jednak dzieje się z nimi dalej? Przy rosnącej liczbie transakcji ręczne sprawdzanie danych każdego kupującego, wystawianie dokumentu, drukowanie paragonu i przekazywanie informacji do księgowości szybko staje się kolejnym czasochłonnym etapem obsługi sprzedaży.

W IFIRMA proces e-commerce jest połączony z księgowością, dlatego dane pochodzące z zamówienia mogą zostać wykorzystane również na kolejnych etapach jego obsługi. Pomagają w tym scenariusze księgowania, czyli reguły określające, jakie działania system powinien wykonać po spełnieniu określonych warunków.

W zależności od konfiguracji proces może obejmować:

• weryfikację kontrahenta – np. sprawdzenie danych przedsiębiorcy w GUS lub VIES,
• wystawienie dokumentu sprzedaży na podstawie danych pobranych z zamówienia,
• obsługę faktury w KSeF, jeśli dany dokument podlega temu procesowi,
• automatyczną wysyłkę dokumentu do klienta po spełnieniu określonych warunków,
• przekazanie danych do dalszej obsługi księgowej w IFIRMA.

Korzystając z Biura rachunkowego IFIRMA, masz pewność, że Twoja księgowa automatycznie widzi wszystkie poprawne dokumenty sprzedażowe. Dzięki temu nie musisz kompletować, drukować ani przesyłać faktur pod koniec każdego miesiąca.

W najprostszym ujęciu ścieżka wygląda więc następująco:

zamówienie ze sklepu lub marketplace’u → analiza według scenariusza → weryfikacja danych → uzupełnienie odpowiedniego dokumentu→ wysyłka do klienta / obsługa KSeF

Dzięki temu dane z zamówienia mogą być wykorzystywane na kolejnych etapach bez konieczności ich ponownego przepisywania. Zamiast ręcznie obsługiwać każdą transakcję od początku do końca, konfigurujesz odpowiednie reguły, które automatyzują powtarzalne czynności i łączą sprzedaż internetową z księgowością.

Checklista e-sprzedawcy na start

• Przeczytaj: Kompendium e-sprzedawcy: Jak prawidłowo rozliczać sprzedaż krajową i zautomatyzować księgowość?.
• Użyj importera, aby automatycznie pobrać towary ze sklepu lub marketplace i utworzyć powiązania produktów w IFIRMA
• Skorzystaj z importu CSV z auto-wykrywaniem kolumn, jeśli dodajesz nową bazę z hurtowni lub masz własnego excela.
• Skonfiguruj cenniki zależne, aby przy masowym wystawianiu ofert uwzględnić prowizje Allegro.
• Sprawdź listę dostępnych integracji e-commerce w IFIRMA i podłącz swoje kanały sprzedaży.
• Włącz scenariusze księgowania, aby zautomatyzować weryfikację GUS/VIES, fakturowanie oraz wysyłkę e-faktur do KSeF i klientów.