Jak wyrejestrować kasę fiskalną? Likwidacja kasy fiskalnej krok po kroku

×

Jak wygląda cała procedura? Co należy zrobić przed zakończeniem pracy kasy, jakie obowiązki ma podatnik, kiedy potrzebny jest serwisant i jakie dokumenty trzeba przekazać do urzędu skarbowego? W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak wyrejestrować kasę fiskalną i na co zwrócić szczególną uwagę, aby zakończenie jej użytkowania przebiegło bez zbędnych komplikacji.

Co to jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna, czyli kasa rejestrująca, jest urządzeniem służącym do ewidencjonowania sprzedaży dokonywanej przez przedsiębiorcę na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Za pomocą kasy rejestrowane są poszczególne transakcje, a urządzenie umożliwia m.in. wystawianie dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży oraz sporządzanie raportów fiskalnych.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej wynika z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: Ustawa o VAT). Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, z uwzględnieniem przewidzianych w przepisach zwolnień.

Kasa rejestrująca nie jest przy tym wyłącznie urządzeniem służącym do wystawiania paragonów, albowiem rejestruje ona dane dotyczące sprzedaży i podatku, a w zależności od rodzaju kasy przechowuje je w odpowiedniej pamięci lub przekazuje do Centralnego Repozytorium Kas. Z tego względu przepisy szczegółowo regulują zarówno sposób korzystania z kasy, jak i zasady zakończenia jej pracy.

Więcej na temat: Kto ma obowiązek posiadania kasy fiskalnej? Przeczytaj koniecznie.

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej – co to oznacza?

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej oznacza formalne zakończenie jej pracy w trybie fiskalnym. Samo zaprzestanie korzystania z urządzenia, np. przestanie wystawiania paragonów, nie powoduje automatycznie jego wyrejestrowania. Zakończenie pracy kasy wymaga wykonania określonych czynności technicznych i formalnych, których zakres zależy od rodzaju kasy oraz przyczyny zakończenia jej używania. Mogą one obejmować m.in. wykonanie raportów fiskalnych, odczyt pamięci fiskalnej z udziałem serwisanta, sporządzenie protokołu oraz złożenie wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji.

Szczegółowe zasady zakończenia używania kas określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących, wydane na podstawie art. 111 ust. 7a ustawy o VAT. Oznacza to, że faktyczne zaprzestanie używania kasy i jej formalne wyrejestrowanie to dwie odrębne czynności. Dopiero przeprowadzenie wymaganej procedury pozwala prawidłowo zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym.

Jak wyrejestrować kasę fiskalną krok po kroku?

Procedura zależy od rodzaju kasy, ale w typowym przypadku przedsiębiorca powinien przejść przez następujące etapy.

KROK I – USTAL OSTATNI DZIEŃ EWIDENCJONOWANIA SPRZEDAŻY

• najpierw należy ustalić, kiedy kasa przestanie być wykorzystywana do ewidencjonowania sprzedaży
• jeżeli przedsiębiorca likwiduje działalność, będzie to co do zasady moment związany z zakończeniem prowadzenia sprzedaży. Jeżeli natomiast firma nadal
• działa, ale przedsiębiorca wycofuje konkretną kasę, należy ustalić dzień zakończenia pracy właśnie tej kasy

KROK II – POWIADOM SERWISANTA

• przed zakończeniem pracy kasy warto odpowiednio wcześniej skontaktować się z serwisantem,
• jest to szczególnie istotne dlatego, że czynności związane z zakończeniem używania kasy i odczytem pamięci fiskalnej wymagają udziału serwisanta. Ministerstwo Finansów zaleca, aby przedsiębiorca planujący zakończenie działalności z wyprzedzeniem powiadomił serwisanta

KROK III – WYSTAW RAPORT FISKALNY DOBOWY

• w przypadku kasy on-line w ostatnim dniu, po zakończeniu pracy kasy, należy wystawić raport fiskalny dobowy
• jest to ostatni raport dobowy związany z pracą kasy przed przeprowadzeniem procedury jej zamknięcia

KROK IV – PRZEPROWADŹ ODCZYT PAMIĘCI FISKALNEJ

• następnie należy wykonać czynności związane z odczytem pamięci fiskalnej
• w przypadku kasy on-line odczyt wykonywany jest przy pomocy serwisanta, po przejściu kasy w tryb tylko do odczytu

KROK V – SPORZĄDŹ PROTOKÓŁ Z ODCZYTU

• po wykonaniu odczytu pamięci fiskalnej sporządzany jest protokół
• dokument ten jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających prawidłowe zakończenie pracy kasy

KROK VI – PRZYGOTUJ RAPORT FISKALNY ROZLICZENIOWY

• w zależności od rodzaju kasy należy również wykonać odpowiedni raport fiskalny rozliczeniowy albo łączny raport fiskalny rozliczeniowy

KROK VII – ZŁÓŻ WNIOSEK O WYREJESTROWANIE KASY

• po wykonaniu czynności serwisowych podatnik powinien złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji
• w przypadku kasy on-line wniosek należy złożyć w terminie 5 dni od sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej

KROK VIII – ZACHOWAJ DOKUMENTACJĘ

• dokumentację dotyczącą kasy należy przechowywać zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentacji podatkowej

Ile czasu jest na wyrejestrowanie kasy fiskalnej?

W przypadku procedury zakończenia pracy kasy on-line wniosek o wyrejestrowanie kasy składa się w terminie 5 dni od sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej. Termin ten warto odróżnić od terminu dotyczącego samego zakończenia działalności gospodarczej. Są to bowiem dwie odrębne procedury.

Gdzie złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy?

Wniosek można złożyć do właściwego urzędu skarbowego:

• elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy jako załącznik do pisma ogólnego,
• osobiście,
• listownie.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że w przypadku złożenia elektronicznego wniosku należy pamiętać o opatrzeniu elektronicznym podpisem samego załącznika zawierającego wniosek o wyrejestrowanie kasy.

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej w JDG

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sposób postępowania zależy przede wszystkim od tego, czy przedsiębiorca całkowicie kończy działalność, czy jedynie rezygnuje z używania konkretnej kasy fiskalnej.

Zakończenie działalności gospodarczej

Jeżeli przedsiębiorca całkowicie kończy prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, powinien pamiętać również o obowiązkach związanych z używaną kasą fiskalną.

W takiej sytuacji należy:

• zakończyć ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy,
• przeprowadzić procedurę zakończenia pracy kasy,
• wykonać wymagany odczyt pamięci fiskalnej,
• uzyskać od serwisanta wymaganą dokumentację,
• złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji,
• dopełnić pozostałych formalności związanych z zakończeniem działalności gospodarczej.

Samo złożenie formularza CEIDG-1 nie powoduje automatycznego wyrejestrowania kasy fiskalnej. Zakończenie działalności i zakończenie używania kasy to odrębne czynności, które należy przeprowadzić zgodnie z właściwą procedurą.

Jeżeli przedsiębiorca korzystał z kilku kas fiskalnych, zakończenie działalności oznacza konieczność uwzględnienia wszystkich kas wykorzystywanych do ewidencjonowania sprzedaży.

Wycofanie kasy bez zamykania działalności

Przedsiębiorca nie musi jednak kończyć działalności, aby wyrejestrować kasę fiskalną. Może nadal prowadzić JDG, ale zrezygnować z używania konkretnego urządzenia.

Przykładowo, przedsiębiorca korzysta z trzech kas fiskalnych, ale w związku ze zmianą organizacji sprzedaży chce pozostawić tylko dwie. W takim przypadku działalność gospodarcza jest nadal prowadzona, ale jedna z kas zostaje wycofana z użytkowania. Dla wycofywanej kasy należy przeprowadzić właściwą procedurę zakończenia jej używania, a następnie złożyć wniosek o jej wyrejestrowanie z ewidencji. Pozostałe kasy, które nadal są wykorzystywane do ewidencjonowania sprzedaży, pozostają w ewidencji i mogą być dalej używane.

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej w spółce

W przypadku spółki sposób postępowania zależy również od tego, czy podmiot kończy działalność, czy jedynie rezygnuje z używania konkretnej kasy fiskalnej.

Zakończenie działalności spółki

Jeżeli spółka całkowicie kończy prowadzenie działalności i zaprzestaje ewidencjonowania sprzedaży, powinna również prawidłowo zakończyć używanie kas fiskalnych.

W takiej sytuacji należy:

• zakończyć ewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kas,
• przeprowadzić procedurę zakończenia pracy każdej kasy,
• wykonać wymagany odczyt pamięci fiskalnej,
• uzyskać od serwisanta wymaganą dokumentację,
• złożyć wnioski o wyrejestrowanie kas z ewidencji,
• dopełnić pozostałych formalności związanych z zakończeniem działalności spółki.

Tak jak w przypadku JDG, samo zakończenie działalności spółki nie powoduje automatycznego wyrejestrowania kas fiskalnych. Konieczne jest również przeprowadzenie procedury związanej z zakończeniem ich używania. Jeżeli spółka korzystała z kilku kas, procedura powinna objąć wszystkie urządzenia wykorzystywane do ewidencjonowania sprzedaży.

Wycofanie kasy bez zakończenia działalności spółki

Spółka może zrezygnować z używania konkretnej kasy fiskalnej, jednocześnie kontynuując działalność gospodarczą. W takim przypadku stosuje się procedurę zakończenia pracy kasy analogiczną jak przy wycofaniu kasy w JDG. Jeżeli spółka posiada kilka kas i wycofuje tylko jedną z nich, procedura dotyczy wyłącznie kasy, której używanie zostaje zakończone. Pozostałe kasy mogą być nadal wykorzystywane w działalności.

Zawieszenie działalności a kasa fiskalna

Samo zawieszenie działalności nie powoduje konieczności przeprowadzenia procedury likwidacji kasy. Nie należy zatem wykonywać odczytu pamięci fiskalnej wyłącznie dlatego, że działalność została zawieszona.

Więcej na temat: Zawieszenie działalności firmy – czyli kto, kiedy i jak może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej?

Co z przeglądem technicznym kasy podczas zawieszenia?

W okresie zawieszenia działalności, jeżeli nie jest prowadzona ewidencja na kasie, nie ma obowiązku wykonywania terminowego przeglądu technicznego. Jeżeli jednak termin przeglądu przypadnie w okresie zawieszenia, przegląd należy wykonać po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży na kasie.

Co dzieje się z kasą po wznowieniu działalności?

Kasa pozostaje w ewidencji. Po wznowieniu działalności należy sprawdzić, czy spełnione są wszystkie warunki pozwalające na ponowne rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży, w tym kwestie związane z obowiązkowym przeglądem technicznym.

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej a zwrot ulgi na jej zakup

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej może wiązać się z koniecznością zwrotu ulgi wykorzystanej na jej zakup. Obowiązek ten nie powstaje jednak w każdym przypadku. Kluczowe znaczenie ma przede wszystkim to, kiedy zakończono pracę kasy oraz czy podatnik korzystał z ulgi na jej zakup.

Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany do zwrotu odliczonych lub zwróconych mu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, jeżeli w określonych w przepisach przypadkach, w szczególności w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu danej kasy, zaprzestanie jej używania albo nie dopełni określonych obowiązków związanych z jej użytkowaniem. Ministerstwo Finansów wskazuje, że jeżeli podatnik zakończy pracę kasy rejestrującej w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania i wcześniej skorzystał z ulgi na jej zakup, powinien dokonać jej zwrotu.

Dlatego przed wyrejestrowaniem kasy warto sprawdzić:

• datę rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu danej kasy,
• czy podatnik skorzystał z ulgi na zakup kasy, a jeżeli tak – w jakiej wysokości,
• czy od rozpoczęcia ewidencjonowania upłynęły już 3 lata,
• czy kasa była użytkowana i poddawana wymaganym obowiązkowym przeglądom technicznym,
• czy nie wystąpiły inne okoliczności powodujące obowiązek zwrotu ulgi.

Kiedy trzeba zwrócić ulgę na kasę fiskalną?

Obowiązek zwrotu ulgi może powstać przede wszystkim wtedy, gdy podatnik zaprzestanie używania kasy przed upływem 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy jej zastosowaniu.

Przepisy przewidują również inne sytuacje powodujące obowiązek zwrotu, w tym niedopełnienie określonych obowiązków związanych z użytkowaniem kasy. Szczegółowe przypadki określa art. 111 ust. 6 ustawy o VAT oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.

W praktyce oznacza to, że przed wyrejestrowaniem kasy należy ustalić, czy nie upłynął jeszcze trzyletni okres ochronny. Jeżeli podatnik zakończył pracę kasy przed jego upływem i korzystał z ulgi, może powstać obowiązek jej zwrotu.

Czy po upływie 3 lat zawsze można wyrejestrować kasę bez zwrotu ulgi?

Co do zasady upływ 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania ma kluczowe znaczenie dla obowiązku zwrotu ulgi z tytułu zaprzestania używania kasy. Nie oznacza to jednak, że po upływie tego okresu można całkowicie pominąć pozostałe warunki i obowiązki dotyczące kasy. Przed jej wyrejestrowaniem należy zatem sprawdzić, czy nie wystąpiła inna przesłanka powodująca obowiązek zwrotu ulgi.

Utylizacja kasy po jej wyrejestrowaniu

Samo wyrejestrowanie kasy fiskalnej nie jest równoznaczne z obowiązkiem jej fizycznego zniszczenia. Po prawidłowym zakończeniu pracy kasy i dopełnieniu wymaganych formalności podatnik może zdecydować o dalszym sposobie zagospodarowania urządzenia, w tym o jego sprzedaży lub przekazaniu do utylizacji. Przed przekazaniem kasy do utylizacji należy jednak upewnić się, że zostały wykonane wszystkie czynności związane z zakończeniem jej używania, w szczególności wymagany odczyt pamięci fiskalnej lub zapis danych z pamięci chronionej, sporządzenie odpowiedniej dokumentacji oraz wyrejestrowanie kasy z ewidencji.

Czy trzeba przechowywać wyrejestrowaną kasę fiskalną?

Istotne jest rozróżnienie pomiędzy obowiązkiem przechowywania dokumentacji i danych podatkowych a obowiązkiem przechowywania samego urządzenia, za pomocą którego prowadzono ewidencję sprzedaży. Przepisy dotyczące zakończenia używania kas rejestrujących określają szczegółowy sposób postępowania z kasą oraz jej pamięcią. Nie wynika z nich natomiast obowiązek dalszego przechowywania wycofanej kasy fiskalnej ani jej pamięci fiskalnej przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przypadku zakończenia używania kasy on-line podatnik powinien zapewnić odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrznym nośniku danych. Natomiast w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii konieczne jest wykonanie odczytu zawartości pamięci fiskalnej, sporządzenie protokołu oraz przekazanie wymaganych dokumentów właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

Dopiero po wykonaniu tych czynności podatnik może zdecydować o dalszym sposobie zagospodarowania urządzenia.

Czy można zutylizować kasę po jej wyrejestrowaniu?

Potwierdza to stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w piśmie z 13 grudnia 2023 r., nr 0112-KDIL3.4012.625.2023.1.MC, dotyczącym możliwości przekazania wycofanej z pracy w trybie fiskalnym kasy wraz z modułem fiskalnym do utylizacji. Organ wskazał, że po dokonaniu odczytu modułu kasy i dopełnieniu wymaganych formalności dalsze rozporządzanie kasą pozostaje w gestii podatnika, bowiem z przepisów nie wynika obowiązek przechowywania pamięci fiskalnej wycofanej kasy przez cały okres przechowywania dokumentacji podatkowej. „Zatem Spółka może przekazać kasę rejestrującą wraz z modułem fiskalnym do utylizacji bądź dokonać jej zbycia do firmy serwisującej/producenta kas. Po dokonaniu odczytu modułu i dokonaniu wszelkich formalności określonych przepisami prawa, rozporządzenie danym modułem fiskalnym pozostaje w gestii Spółki, tym samym Spółka może przekazać moduł fiskalny do utylizacji, gdyż z przepisów nie wynika obowiązek przechowywania pamięci kasy fiskalnej likwidowanych kas fiskalnych. Reasumując, Spółka może po wycofaniu kasy rejestrującej z pracy w trybie fiskalnym (bez względu na to czy jest to kasa rejestrująca z elektronicznym zapisem kopii czy kasa on-line) oraz po dokonaniu odczytu modułu kasy fiskalnej, przekazać kasę fiskalną wraz z modułem fiskalnym do utylizacji przy zachowaniu wszystkich wytycznych ujętych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.”

Stanowisko to znajduje również potwierdzenie w piśmiennictwie, gdzie wskazano, iż: W przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonuje odczytu zawartości pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządza z tej czynności protokół, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do rozporządzenia oraz składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. Podatnik nie ma obowiązku przechowywania takiej kasy rejestrującej ani przechowywania modułu fiskalnego. Może więc przekazać tę kasę, w raz z modułem fiskalnym do utylizacji niezwłocznie po wykonaniu wszelkich czynności związanych z wyrejestrowaniem kasy w urzędzie skarbowym
tak K. Różycki, Kiedy można przekazać kasę rejestrującą wraz z modułem fiskalnym do utylizacji?, QA 2500349, LEX, 24.02.2024].

Tym samym po wykonaniu czynności związanych z zakończeniem używania kasy i jej wyrejestrowaniem podatnik może przekazać urządzenie, wraz z modułem fiskalnym w przypadku kas, których taki moduł występuje – do utylizacji.

Podsumowanie

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej wymaga dopełnienia określonych czynności technicznych i formalnych. Samo zaprzestanie korzystania z urządzenia lub zakończenie działalności nie powoduje automatycznego wyrejestrowania kasy. Przedsiębiorca powinien ustalić rodzaj kasy i przyczynę zakończenia jej używania, a następnie wykonać wymagane raporty i odczyty, sporządzić dokumentację oraz złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji. Przed wycofaniem urządzenia warto również sprawdzić, czy nie powstanie obowiązek zwrotu ulgi na zakup kasy. Po prawidłowym zakończeniu procedury urządzenie może zostać odpowiednio zagospodarowane, w tym przekazane do utylizacji, przy zachowaniu obowiązku przechowywania wymaganej dokumentacji podatkowej.