Wydłużenie okresu ochronnego przy wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur

Ministerstwo Finansów proponuje wydłużenie do końca 2027 roku okresu ochronnego w KSeF, w którym nie będą nakładane sankcje pieniężne. Nie oznacza to jednak przesunięcia terminu obowiązkowego wejścia do KSeF. Brak kar za błędy w związku z niestosowaniem KSeF nie jest również równoznaczny z pełną bezkarnością podatkową.

Przesunięcie kar za błędy w KSeF

Zgodnie z obecnymi przepisami, kary za błędy związane ze stosowaniem KSeF mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Ministerstwo Finansów zdecydowało jednak o przygotowaniu zmian, które mają odroczyć stosowanie sankcji do 31 grudnia 2027 roku.

W praktyce przedsiębiorcy zyskaliby dodatkowy rok na naukę systemu i poprawienie procesów związanych z wystawianiem i odbieraniem faktur.

Ministerstwo Finansów wskazuje, że wydłużenie okresu ochronnego ma ograniczyć ryzyko finansowe związane z błędami w początkowym okresie funkcjonowania systemu. Celem jest zapewnienie podatnikom dodatkowego czasu na dostosowanie się do nowych obowiązków i ograniczenie ryzyka sankcji w okresie, w którym mogą występować trudności techniczne lub organizacyjne.

Przeczytaj także: KSeF a odpowiedzialność przedsiębiorcy – ryzyka i kary za błędy i nieprzestrzeganie przepisów związanych z KSeF

Jakich naruszeń dotyczy odroczenie kar w KSeF?

Projektowane odroczenie kar w KSeF o dodatkowy rok obejmuje tzw. szczególne kary pieniężne związane z nieprawidłowym stosowaniem KSeF. Chodzi m.in. o sytuacje, w których przedsiębiorca:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, mimo że ma taki obowiązek;
• wystawi fakturę w okresie awarii, niedostępności KSeF albo w innym ustawowo określonym przypadku poza systemem niezgodnie z udostępnionym wzorem;
• nie prześle w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline, w tym w ramach procedury offline24, albo w związku z awarią lub niedostępnością KSeF.

Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć w drodze decyzji karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktury bez wykazanego podatku VAT górna granica kary wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Są to wartości maksymalne. Kara nie jest automatycznie nakładana w takiej wysokości za każdy pojedynczy błąd.

Jeżeli projektowane rozwiązania wydłużenia czasu ochronnego w KSeF wejdą w życie, sankcje pieniężne będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2028 roku.

Harmonogram KSeF bez zmian

Wydłużenie okresu bez kar w KSeF nie oznacza jednak przesunięcia obowiązku korzystania z KSeF. Proponowana przez Ministerstwo Finansów, zmiana dotyczy wyłącznie sankcji pieniężnych za nieprawidłowości związane ze stosowaniem systemu.

Przypomnijmy, że od 1 kwietnia 2026 roku KSeF objął zdecydowaną większość przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 roku obejmie również ostatnią grupę podmiotów, którzy do końca 2026 roku mogą korzystać ze zwolnienia z KSeF dla sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Dodatkowo, od 1 stycznia 2027 r. nie będzie już możliwe wystawianie faktur z kas fiskalnych, co oznacza, że paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł nie będzie już fakturą uproszczoną. Taki paragon stanie się jedynie potwierdzeniem sprzedaży. Chcąc udokumentować transakcję B2B fakturą, przedsiębiorca będzie musiał wystawić ją poza kasą i wysłać do KSeF. Paragon z NIP do 450 zł nie będzie też uprawniał do odliczenia VAT.

Sprawdź: KSeF 2027 – co zmieni się, kogo dotyczyć będzie ostatni z etapów wdrożenia KSeF

Ostatnia grupa przedsiębiorców ma jeszcze czas na przygotowanie

Dla najmniejszych firm nadchodzące miesiące będą więc szczególnie ważne. To właśnie one staną przed obowiązkiem korzystania z KSeF od stycznia 2027 roku.

Odroczenie czasu bez kar w KSeF może być dla nich szansą na spokojniejsze przygotowanie się do nowych zasad. Przedsiębiorcy mogą w tym czasie sprawdzić, czy ich program do fakturowania współpracuje z KSeF, ustalić sposób odbierania faktur, przygotować pracowników i księgowych oraz przetestować nowe procedury.

To również czas na wyłapanie problemów, które w praktyce mogą pojawić się dopiero podczas codziennego korzystania z systemu.

Brak kar w KSeF to nie brak obowiązków

Warto przy tym rozdzielić dwie kwestie. Pierwsza to obowiązek korzystania z KSeF, a druga to sankcje za błędy związane z jego stosowaniem.

Obowiązek korzystania z KSeF pozostaje, zgodnie z terminami przytoczonymi powyżej.

Zmienić ma się natomiast termin rozpoczęcia stosowania kar pieniężnych. Zgodnie z projektem przygotowanym przez resort finansów sankcje miałyby być stosowane dopiero od 1 stycznia 2028 roku.

Nie oznacza to także całkowitej bezkarności w przypadku ignorowania obowiązku.

Ministerstwo Finansów zapowiada, że od 2027 roku “Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) będzie w pierwszej kolejności wspierać przedsiębiorców w prawidłowym stosowaniu KSeF oraz przypominać o obowiązkach wynikających z ustawy o VAT. Z uwagi jednak na obowiązkowy charakter systemu organy KAS będą reagować w przypadkach wystawiania faktur poza KSeF (z wyjątkiem ustawowo określonych przypadków) oraz badać, czy niestosowanie systemu nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku”.

W praktyce oznacza to, że odroczenie szczególnych kar za naruszenia związane z KSeF nie oznacza odroczenia obowiązków podatkowych. Prawidłowe wykazanie sprzedaży, rozliczenie VAT i rzetelne prowadzenie dokumentacji pozostają obowiązkiem przedsiębiorcy.

Dodatkowy czas warto wykorzystać

Dla firm, które już korzystają z KSeF, może to być okazja do poprawienia procesów i usunięcia problemów, które pojawiły się podczas pierwszych miesięcy działania systemu. Dla najmniejszych przedsiębiorców, których obowiązek obejmie od stycznia 2027 roku, to natomiast ostatni etap przygotowań przed wejściem do systemu.

Sam KSeF nie znika i termin jego objęcia ostatniej grupy przedsiębiorców również pozostaje bez zmian. Przedsiębiorcy mogą dostać więcej czasu na nauczenie się nowych zasad, zanim za błędy zaczną grozić finansowe konsekwencje.

Komunikat Ministerstwa Finansów nie zmienia prawa

Dnia 16 września 2026 roku Ministerstwo Finansów poinformowało o zamiarze przedłużenia odroczenia kar za błędy w KSeF do końca 2027 roku. Sam komunikat nie zmienił jednak obowiązujących przepisów.

Niewykluczone jednak, że urzędy skarbowe otrzymają wytyczne, aby w praktyce powstrzymywać się od nakładania kar, mimo braku odpowiednich zmian ustawowych.

Obecnie (na moment publikacji artykułu) wydłużenie okresu bez kar w KSeF jest rozwiązaniem projektowanym przez Ministerstwo Finansów, a nie obowiązującym prawem. Proponowane wydłużenie okresu odroczenia kar w KSeF wymaga zmian ustawowych, których przebieg znajdziemy tutaj.