Działalność nierejestrowana a reklamacje produktów – obowiązki sprzedawcy i prawa kupującego

Co zrobić, gdy kupujący zgłosi wadę produktu? W jakim terminie należy odpowiedzieć na reklamację i kiedy klient może żądać naprawy, wymiany towaru, obniżenia ceny lub zwrotu pieniędzy? W poniższym artykule wyjaśniamy, jak wygląda rozpatrywanie reklamacji w działalności nierejestrowanej, jakie prawa przysługują kupującemu i o czym powinien pamiętać sprzedawca.

Czym jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana (NDG) to drobna działalność zarobkowa osoby fizycznej, która po spełnieniu warunków określonych w przepisach nie wymaga rejestracji w CEIDG.

W 2026 roku przychód należny z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę w żadnym kwartale. Przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym 4806 zł limit ten wynosi 10 813,50 zł na kwartał. Konieczne jest również spełnienie pozostałych warunków ustawowych, w tym dotyczącego niewykonywania działalności gospodarczej w okresie ostatnich 60 miesięcy.

Brak wpisu do CEIDG nie zwalnia sprzedawcy z obowiązków wobec klientów, co oznacza, że jeżeli sprzedaje towary konsumentom, musi przestrzegać przepisów dotyczących ochrony konsumentów, w tym zasad odpowiedzialności za niezgodność towaru z umową.

Więcej na temat: Działalność nierejestrowana. Wszystko, co musisz wiedzieć na temat NDG

Reklamacja produktu w działalności nierejestrowanej

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, która sprzedaje produkty konsumentom, nie może odmówić rozpatrzenia reklamacji wyłącznie dlatego, że nie prowadzi zarejestrowanej firmy. Jeżeli towar jest niezgodny z umową, kupujący może skorzystać z uprawnień przewidzianych w ustawie z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Odpowiedzialność sprzedawcy dotyczy zarówno sprzedaży stacjonarnej, jak i internetowej, np. za pośrednictwem platform sprzedażowych, mediów społecznościowych czy własnego sklepu internetowego.

Podstawowym trybem reklamacji jest obecnie odpowiedzialność za niezgodność towaru z umową. Należy odróżnić ją od gwarancji, która stanowi odrębną podstawę dochodzenia roszczeń.

Za co odpowiada sprzedawca prowadzący działalność nierejestrowaną?

Sprzedawca działający w ramach działalności nierejestrowanej odpowiada za to, aby sprzedany towar był zgodny z umową. Oznacza to, że produkt powinien odpowiadać między innymi uzgodnionemu opisowi, rodzajowi, ilości, jakości i funkcjonalności. Powinien również nadawać się do zwykłego użytku i posiadać cechy, których kupujący może rozsądnie oczekiwać od towaru danego rodzaju.

Przykładowo, niezgodność towaru z umową może wystąpić, gdy:

• zamówiony produkt ma inne właściwości niż wskazane w ofercie;
• zakupiony przedmiot nie działa prawidłowo;
• towar jest niekompletny lub uszkodzony;
• produkt nie nadaje się do celu, o którym kupujący poinformował sprzedawcę przed zawarciem umowy, a sprzedawca zaakceptował ten cel;
• rzeczywista jakość produktu odbiega od próbki lub wzoru przedstawionego przed zakupem.

W praktyce oznacza to, że osoba sprzedająca rękodzieło, odzież, dekoracje czy inne produkty w mediach społecznościowych lub na platformach sprzedażowych również musi uwzględniać ustawowe prawa kupujących. Odpowiedzialność sprzedawcy nie oznacza jednak, że każda reklamacja musi zostać uwzględniona, bowiem jeżeli produkt jest zgodny z umową, a zgłoszenie nie wskazuje na występowanie niezgodności, sprzedawca może odmówić spełnienia żądania, przedstawiając odpowiednie uzasadnienie.

Jakie roszczenia może zgłosić kupujący?

W przypadku stwierdzenia niezgodności towaru z umową konsument może skorzystać z uprawnień określonych w ustawie o prawach konsumenta.

W pierwszej kolejności może zażądać naprawy lub wymiany towaru. Sprzedawca może zaproponować drugi z tych sposobów, jeżeli sposób wybrany przez konsumenta jest niemożliwy do wykonania albo wiązałby się z nadmiernymi kosztami. Jeżeli zarówno naprawa, jak i wymiana są niemożliwe lub wymagałyby nadmiernych kosztów, sprzedawca może odmówić doprowadzenia towaru do zgodności z umową.

W określonych ustawowo przypadkach konsument może również zażądać obniżenia ceny albo odstąpić od umowy, dotyczy to m.in. sytuacji, w których sprzedawca odmówił naprawy lub wymiany, nie doprowadził towaru do zgodności z umową w rozsądnym czasie albo niezgodność nadal występuje mimo podjętej próby jej usunięcia. Jeżeli niezgodność jest istotna, konsument może żądać obniżenia ceny lub odstąpić od umowy bez wcześniejszego żądania naprawy albo wymiany. Odstąpienie od umowy nie jest możliwe, jeżeli niezgodność jest nieistotna; ustawa przewiduje jednak domniemanie, że niezgodność jest istotna.

Jakie informacje powinna zawierać reklamacja?

Reklamacja powinna zawierać przede wszystkim:

• dane konsumenta i sprzedawcy,
• datę zakupu oraz nazwę produktu,
• opis niezgodności towaru z umową,
• informację, kiedy problem został zauważony,
• konkretne żądanie, np. naprawę lub wymianę produktu,
• dowody zakupu, jeśli konsument je posiada.

Przepisy jednak nie wymagają przedstawienia konkretnego dokumentu potwierdzającego zapłatę, co oznacza, że konsument może posłużyć się np. potwierdzeniem przelewu, korespondencją dotyczącą zamówienia lub innym dowodem zakupu.

Czy do reklamacji potrzebny jest paragon?

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie mają obowiązku każdorazowego wystawiania faktury dokumentującej sprzedaż towarów lub świadczenie usług – obowiązek ten powstaje co do zasady na żądanie nabywcy, zgłoszone w terminie przewidzianym przepisami.

Co więcej, brak paragonu fiskalnego nie pozbawia konsumenta prawa do złożenia reklamacji. Fakt dokonania zakupu można potwierdzić również innymi dowodami, takimi jak potwierdzenie przelewu, historia transakcji bankowej, korespondencja ze sprzedawcą, potwierdzenie zamówienia czy faktura. Sprzedawca nie może uzależniać przyjęcia reklamacji od przedstawienia paragonu fiskalnego

Więcej na temat: Jaki dokument sprzedaży wystawia osoba prowadząca działalność nierejestrowaną?

Jak rozpatrywać reklamacje w działalności nierejestrowanej?

Sprzedawca prowadzący działalność nierejestrowaną powinien:

• przyjąć zgłoszenie reklamacyjne i ustalić, na czym polega wskazana przez konsumenta niezgodność
• przeanalizować reklamację i ocenić ją w świetle przepisów oraz okoliczności sprawy
• udzielić odpowiedzi w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji
• zrealizować obowiązki wynikające z uznanej reklamacji, z uwzględnieniem rodzaju żądania konsumenta i ustawowych zasad odpowiedzialności

Konsument powinien udostępnić sprzedawcy towar, jeżeli jest to potrzebne do jego naprawy lub wymiany. Sprzedawca odbiera towar na własny koszt i ponosi koszty naprawy lub wymiany, w tym koszty transportu, robocizny i materiałów.

Więcej na temat: Czym jest reklamacja? Jak wygląda proces reklamacji krok po kroku

W jakim terminie sprzedawca musi rozpatrzyć reklamację?

Co do zasady, sprzedawca ma 14 dni od dnia otrzymania reklamacji na udzielenie konsumentowi odpowiedzi. Jeżeli nie dotrzyma tego terminu, przyjmuje się, że uznał reklamację – obowiązek ten wynika z art. 7a ustawy o prawach konsumenta.

Należy jednak pamiętać, że uznanie reklamacji nie oznacza jednak, że sprzedawca musi automatycznie spełnić każde żądanie konsumenta w wybrany przez niego sposób. Zakres dalszych obowiązków zależy od okoliczności sprawy oraz przepisów regulujących odpowiedzialność za niezgodność towaru z umową. Jeżeli konsument zażądał naprawy lub wymiany towaru, sprzedawca powinien zrealizować to żądanie w rozsądnym czasie od chwili poinformowania go o niezgodności i bez nadmiernych niedogodności dla konsumenta. Koszty naprawy lub wymiany ponosi sprzedawca. W określonych ustawowo przypadkach konsument może również żądać obniżenia ceny albo odstąpić od umowy.

Przykład

Sprzedaż internetowa na NDG a zwroty i reklamacje

Jeżeli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną sprzedaje towary przez Internet konsumentom, musi przestrzegać przepisów dotyczących umów zawieranych na odległość. Nie ma przy tym znaczenia, czy sprzedawca prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą, czy działalność nierejestrowaną – istotne są charakter sprzedaży i status stron umowy. Konsumentowi co do zasady przysługuje 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny. W przypadku umowy sprzedaży termin ten liczy się zasadniczo od otrzymania towaru. Jednakże należy pamiętać, że przepisy przewidują jednak wyjątki, np. dla rzeczy nieprefabrykowanych, wyprodukowanych według specyfikacji konsumenta lub służących zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb.

Należy rozróżnić dwie sytuacje:

Więcej na temat: Odpowiedzialność sprzedawcy w sprzedaży online – na czym polega?

O czym powinien pamiętać sprzedawca w działalności nierejestrowanej w zakresie reklamacji produktów?

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna zadbać o kilka podstawowych kwestii:

• przygotowywać rzetelne opisy produktów, wskazujące ich właściwości, wymiary, materiał i ewentualne ograniczenia;
• jasno informować klientów o cenie, kosztach dostawy oraz warunkach zawarcia umowy;
• przekazywać dane umożliwiające identyfikację sprzedawcy i kontakt z nim;
• przy sprzedaży na odległość przekazywać wymagane informacje dotyczące prawa odstąpienia od umowy i procedury reklamacyjnej;
• monitorować zgłoszenia reklamacyjne i pilnować ustawowych terminów odpowiedzi;
• przechowywać dokumentację dotyczącą zamówień, płatności oraz korespondencji z klientami;
• nie zamieszczać w regulaminie postanowień, które bezprawnie ograniczają ustawowe prawa konsumentów.

Warto również pamiętać, że działalność nierejestrowana nie zwalnia automatycznie z innych obowiązków prawnych związanych ze sprzedażą. W zależności od rodzaju produktów i sposobu prowadzenia sprzedaży mogą mieć zastosowanie dodatkowe przepisy, np. dotyczące bezpieczeństwa produktów, obowiązków informacyjnych czy rozliczeń podatkowych.

Podsumowanie

Działalność nierejestrowana pozwala rozpocząć sprzedaż bez rejestracji firmy w CEIDG, ale nie zwalnia z obowiązków wobec konsumentów. Sprzedawca musi przestrzegać zasad odpowiedzialności za niezgodność towaru z umową, terminów rozpatrywania reklamacji oraz przepisów dotyczących sprzedaży na odległość. Najważniejsze jest rozróżnienie reklamacji od zwrotu bez podania przyczyny. Reklamacja dotyczy niezgodności towaru z umową, natomiast prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość pozwala konsumentowi zrezygnować z zakupu w ustawowym terminie, nawet jeśli produkt nie ma wad.