Koszty prowadzenia działalności gospodarczej: czy mogę rozliczyć catering pudełkowy dla siebie i pracowników?

Catering pudełkowy w kosztach firmy

Koszt uzyskania przychodu a koszty reprezentacji

Zgodnie z art. 15. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Odnosząc to do usług cateringu pudełkowego, można stwierdzić, iż zapewnienie pracownikom posiłków w miejscu pracy podnosi ich efektywność, nie tylko dostarczając im niezbędnych składników odżywczych, ale też zapewniając okazję do integracji i poprawy atmosfery w miejscu pracy. Tym samym wydatki związane z cateringiem pudełkowym uznać można za koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodu przez firmę. 

Od wspomnianej regulacji zachodzą jednak pewne wyjątki.

Wśród nich znajduje się m.in. ten ujęty w art. 16 ust. 1. pkt 28), wskazujący, iż za koszty uzyskania przychodu nie uznaje się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W związku z tym nasuwa się z kolei pytanie, co należy rozumieć poprzez koszty reprezentacji.

W kontekście omawianej tematyki należy uznać, że koszty reprezentacji, w przeciwieństwie do kosztów uzyskania przychodu, zachowania oraz zabezpieczenia jego źródła, mają charakter zewnętrzny i ukierunkowane są na podmioty spoza organizacji, wobec których podejmuje się określone działania wizerunkowe, takie jak wystawna impreza, bankiet czy spotkanie biznesowe. Koszty uzyskania przychodu związane są zaś bezpośrednio z organizacją pracy, która podnosi jej wydajność. 

Catering pudełkowy a usługi gastronomiczne

Możliwość wrzucenia wydatków w koszty uzyskania przychodu uwarunkowana jest też przez charakter samej usługi. Wspomniany art. 16 ust. 1. pkt 28 wymienia bowiem wyraźnie usługi gastronomiczne jako wyłączone z katalogu kosztów uzyskania przychodu. Te zaś, odmiennie niż usługi cateringu pudełkowego, są przygotowywane i podawane w tym samym miejscu, np. w miejscu pracy lub w restauracji. O ile więc usługa ma taki właśnie charakter, nie ma w tym przypadku mowy o możliwości odliczenia VAT-u. 

O usługach cateringu pudełkowego, zgodnie z regulacjami unijnymi, można z kolei mówić w sytuacji, gdy żywność lub napoje dostarczane są do miejsca przeznaczenia w gotowej lub niegotowej postaci, jak również w sytuacji, gdy są one dostarczane wraz z usługami wspomagającymi, umożliwiającymi ich natychmiastowe spożycie.

Catering pudełkowy – tylko dla pracowników?

Jak się okazuje, również podstawa prawna świadczenia pracy pozostaje nie bez znaczenia dla rozliczenia kosztów. Świadczy o tym interpretacja fiskusa zapadła w styczniu 2020 roku, w której stwierdził on, iż jedynie w przypadku stosunku umowy o pracę można mówić o możliwości odliczenia podatku VAT.

 Co za tym idzie, wszelkie umowy cywilnoprawne, takie jak umowa o dzieło czy umowa zlecenie, jak również prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie dają takiej możliwości. Zdaniem instytucji zapewnienie posiłków pracownikom zwiększa ich wydajność, pozostając jednocześnie bez wpływu na wykonanie umowy przez osoby niebędące na etacie.

Pogląd ten przez wielu uznawany jest za kuriozalny i trudny do realizacji w sytuacji, gdy wspólną przestrzeń pracy dzielą między sobą osoby pracujące na podstawie różnych tytułów. O ile wydawanie posiłków można różnicować w tym zakresie, trudno o podjęcie takich działań w odniesieniu do owoców, przekąsek czy słodyczy. Ich realizacja mogłaby zaś w najlepszym razie powodować niezręczność w miejscu pracy. Ta z kolei z pewnością nie służy poprawie efektywności, o której była mowa w kontekście kosztów uzyskania przychodu.

Pogląd ten trzeba mieć jednak na uwadze, rozliczając dochody. Ewentualne rozbieżności pomiędzy danymi ujawnionymi na fakturze oraz rzeczywistym stanem zatrudnienia mogą bowiem nastręczyć problemów w relacji z urzędem.