Event jako narzędzie PR

Czym jest EVENT i event PR?

Z języka angielskiego, event oznacza wydarzenie. Od strony teoretycznej event marketingiem zajmują się m.in. nauki o komunikowaniu i mediach, ekonomia i zarządzanie, turystyka oraz nauki psychologiczne dotyczące zachowań ludzkich na imprezach masowych.

W praktyce event PR wykorzystywany jest jako jedno z narzędzi komunikacji marketingowej, polegające na organizacji różnego rodzaju wydarzeń, które mają mieć bezpośredni wpływ na realizację przez przedsiębiorstwa postawionych celów.

Co należy przygotować przed eventem?

Podczas planowania eventu warto wziąć pod uwagę kilka znaczących punktów, które wspomogą naszą pracę oraz umożliwią nam zapanowanie nad różnorodnymi sytuacjami w trakcie trwania wydarzenia. Są to m.in.:

• Stworzenie listy sytuacji awaryjnych – lista kontrolna, rozszerzona o procedury związane z postępowaniem w sytuacji kryzysowej.
• Przygotowanie holding statement – wzorcowe oświadczenie lub komunikat prasowy, napisany zawczasu i przedstawiający najważniejsze informacje i stanowisko w sprawie zaistniałej sytuacji kryzysowej.
• Stworzenie listy kontaktów i mediów – lista ta powinna zawierać wszystkie informacje umożliwiające kontakt z przedstawicielami mediów (np. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail).
• Odpowiednie oznaczenie przedstawicieli mediów.
• Zapewnienie łączności – poza tym również oznaczenie sprzętu ratowniczego i gaśniczego oraz wydzielenie pomieszczenia dla służb kierujących zabezpieczeniem imprezy itp.
• Wyznaczenie strefy dla mediów – inny czas wejścia oraz wydzielona strefa w odróżnieniu od pozostałych uczestników.
• Przygotowanie kopii wszelkich potrzebnych dokumentów.

Jaką rolę odgrywa event w PR i komunikacji?

Eventy mogą mieć charakter wizerunkowy, charytatywny lub sprzedażowy. Mogą promować konkretne produkty, marki, usługi, a nawet idee. Dla event managera pomocna będzie zasada „5W”, która w przypadku organizacji eventu może przybrać formę następujących pytań:

Dzięki zadaniu sobie tych 5 podstawowych pytań znacząco wspomagamy wyobrażenie oraz realne założenia względem organizowanego eventu.

Sposoby informowania o evencie

Podczas organizacji eventów równie przydatne może okazać się określenie za pomocą jakich działań marketingowych będziemy o nim komunikować:

ATL (above the line) – strategia działań marketingowych, która jest prowadzona w mediach tradycyjnych (radio, tv, prasa, plakaty, reklama zewnętrzna),

BTL (below the line) – działania marketingowe skierowane do konsumentów, nie będące reklamą w środkach masowego przekaz, np. ulotki, plakaty, bannery.

Rodzaje eventów

Eventy możemy również podzielić na poszczególne typy w zależności od celu i charakteru organizowanego wydarzenia:

• eventy korporacyjne oraz biznesowe,
• targi oraz wystawy,
• eventy rekreacyjne oraz rozrywkowe,
• eventy obywatelskie oraz rządowe,
• eventy marketingowe,
• konferencje oraz spotkania,
• eventy społeczne,
• eventy sportowe.

Event jest doskonałym uzupełnieniem wielopoziomowej kampanii PR-owej lub marketingowej, służącej np. sprzedaży internetowej produktu, to także doskonała okazja do interakcji oraz bezpośredniej rozmowy z klientem i mediami. Eventy nastawione są na komunikacje i spotkanie się z konkretnym odbiorcą. Budują relacje, jak również wspierają kontakty partnerskie, pracownicze, integrują i łączą.