W jaki sposób praca z domu/home office wpływa na zarządzanie projektami?

zdalne zarządzanie projektami

Home office stanowi dla wielu osób cenny przywilej, a jednocześnie znakomite doświadczenie zawodowe. Uwarunkowania epidemiczne jeszcze bardziej zwiększyły zapotrzebowanie na wykonywanie pracy bezpośrednio z domu. Model wykonywania obowiązków zmienił się, a wraz z nim korektom uległy sposoby wykonywania projektów, w tym także metody efektywnego planowania ERP. Co się zmieniło wraz z przejściem z modelu pracy stacjonarnej na home office? Przed jakimi wyzwaniami stoi menedżer, który realizuje zdalne zarządzanie projektami w firmie?

Zarządzanie projektami. Jakie trudności wiążą się z pracą kierownika projektu w trybie online?

Wykorzystanie technologii wirtualnej w kontekście zarządzania projektami nie jest niczym nowym. Home office był modelem pracy dosyć mocno osadzonym w branży jeszcze w czasach przed-covidowych. Globalne trendy, widoczne m.in. w wynikach badań firmy Buffer pt. The State of Remote Work 2019 wskazują, że począwszy od 2010 roku liczba pracowników zdalnych rokrocznie rośnie.

Praca zdalna jest zatem czymś nieuniknionym w kontekście realizacji projektów w przedsiębiorstwie. Wiąże się ona jednak z wieloma wyzwaniami, w szczególności, gdy ten model wykonywania obowiązków staje się wiodący. Jakie trudności są najbardziej widoczne?

Problematyczne zarządzanie kadrą

Podstawowym wyzwaniem stojącym przed przełożonymi jest zadbanie o wystarczający stan osobowy pracowników w trybie zdalnym. Niektóre osoby, a w szczególności te, które nie mają przygotowania i zaplecza technicznego, nie będą w stanie pracować w domu tak efektywnie, jak w biurze. W niektórych przypadkach całkowicie zrezygnują z realizacji home office.

Praca zdalna wymaga także wdrożenia kadry w nowe aplikacje, m.in. do komunikacji internetowej. Sprawność posługiwania się nowymi narzędziami zależy od wielu czynników – nie należy jednak oczekiwać, że z miejsca praca zdalna będzie maksymalnie wydajna.

Brak zadowolenia z pracy i nieobecność bodźców motywujących

Nie sposób, tak po prostu, „kazać ludziom pracować”. Wykonywanie obowiązków w krótkim czasie stanie się niezwykle monotonne i sztampowe. Należy zadbać o wartościową komunikację z zespołem – tak, aby przynajmniej wytworzyć atmosferę pracy biurowej. Praca zdalna daje wielu osobom mniejszą dawkę motywacji, niż w modelu pracy tradycyjnej.

Szczególne trudności posiadają pracownicy, którzy po raz pierwszy stykają się z tego typu rozwiązaniem. Warto zatem dodatkowo mobilizować i motywować zespół, np. nagradzając najbardziej wybitne realizacje zadań. Aby bardziej przybliżyć końcowy efekt, należy ustalić mierzalne cele, które będą weryfikowane podczas etapów kontrolnych. 

Problemy z weryfikowalnością wydajności kadry

Menedżerowie projektów mają niełatwe zadanie dotyczące uzyskania rzetelnych wyników efektywności pracowników. Nie sposób „ot tak” sprawdzić, jak bardzo kadra jest skuteczna podczas pracy w domu. Aby jednak zwiększyć szanse na sprawniejsze zarządzanie wydajnością, warto:

  • skorzystać z pomocy technologicznej, korzystając z aplikacji otwierających kanał komunikacji dla pracowników i kadry zarządzającej;
  • uświadamiać zespół o rzeczywistych oczekiwaniach firmy;
  • zadbać o codzienny, wartościowy kontakt ze wszystkimi członkami zespołu.

Co ważne, człowiek z natury jest istotą społeczną, dlatego permanentna praca w trybie online po pewnym czasie wpłynie na wydajność pracownika. Nie należy bagatelizować spotkań zapoznawczych zespołu, nawet jeśli 100% prac będzie wykonywanych zdalnie.

Zostawianie pracy na ostatni moment, czyli prokrastynacja w home office

Home office, jak pokazują przykłady praktyczne, może działać rozleniwiająco. Tendencja do przeciągania obowiązków w czasie nazwana jest fachowo prokrastynacją. Jest ona szczególnie zauważalna tam, gdzie nie ma bezpośredniego nadzoru przełożonego.

Mechanizm odraczania zadań wiąże się z potrzebą organizmu do osiągnięcia stanu ulgi. Pracownik, który postanowi „odłożyć coś na ostatni moment”, zyskuje poczucie spełnienia i radości. Jest to negatywne zjawisko wówczas, gdy przeciąganie w czasie skutkuje fiaskiem projektu. Warto zatem promować korzystanie z narzędzi do mierzenia czasu, czy usunięcia z najbliższego otoczenia elementów rozpraszających uwagę.

Jak sprostać problemom i wyzwaniom w trakcie zarządzania projektem zdalnie?

Jednym z pomysłów jest skorzystanie z profesjonalnych aplikacji do zdalnego zarządzania projektami.

Są to narzędzia, które pozwalają zorganizować, pogrupować i analizować poszczególne zadania zespołu. Jest to sposób na scentralizowanie pracy w domu w ramach systemu informatycznego.

Platformy do zarządzania projektami takie jak Firmbee umożliwiają śledzenie zadań, sprawdzanie postępów prac czy zarządzanie celami. W zależności od funkcjonalności aplikacji, użytkownik może korzystać z funkcji planowania poszczególnych dni, uzyskiwania danych analitycznych w postaci wykresów, czy otrzymywania raportów w rezultatach.

Najważniejsze pytania

  1. 🔸Czy praca zdalna obniża wydajność w wykonywaniu projektów?

    To sprawa mocno indywidualna. Home office wiąże się z wieloma ryzykami i trudnościami, bez wątpienia jednak zalety również są mocno zaakcentowane. Praca w domu to większa swoboda, często także zintensyfikowana czujność i możliwość wykonywania pracy bez przemieszczania się.

  2. 🔸Jak poprawić wydajność kadry w kontekście pracy zdalnej?

    Warto organizować stacjonarne spotkania techniczne, które zbliżą pracowników, dzięki czemu przestaną być wobec siebie anonimowi. Istnieją także wartościowe programy komputerowe do zarządzania projektami online, które ułatwiają proces przydzielania zadań.

  3. 🔸Czy istnieją inne metody na lepsze zarządzanie projektami?

    Pomysłów na usprawnienie pracy zespołu w kontekście zarządzania projektami jest znacznie więcej. Narzędzia należy dostosowywać do wielkości kadry, jej specyfiki, a także tego, czy jest to zespół międzynarodowy, krajowy czy lokalny.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość