Wyliczenie ekwiwalentu za urlop

Ekwiwalent za urlop 2026 - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Wypłata ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy może mieć miejsce w ściśle określonych przypadkach. Należy się pracownikom, do których stosuje się przepisy ustawy Kodeks pracy. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, jego wyliczaniem i innymi ważnymi informacjami, które są powiązane z tym tematem.

Podstawa wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Na temat wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy wypowiada się ustawa Kodeks pracy i Rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Z tych przepisów wynika, że w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zasady ustalania wysokości ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy wynikają natomiast z przepisów przywołanego na wstępie Rozporządzenia.

Ważne!
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Szczegółowe wytyczne na ten temat zostały określone w § 15-19 Rozporządzenia.

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się w oparciu o wynagrodzenie ze stosunku pracy z uwzględnieniem wyłączeń, o których mówią przepisy.

Do podstawy wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się w szczególności:

nagrody jubileuszowej,
odpraw emerytalnych i rentowych,
wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy,
jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za wykonanie określonego zadania, lub za szczególne osiągnięcia w pracy,
wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
wynagrodzenia za czas choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
nagród z zakładowego funduszu nagród,
wypłat z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej.

Kodeks pracy nie zawiera definicji wynagrodzenia za pracę, chociaż jest ona ważna przy stosowaniu przepisów prawa pracy. W orzecznictwie wielokrotnie podejmowano próby zdefiniowania tego pojęcia. Na ten temat wypowiada się m.in. Sąd Najwyższy w rozstrzygnięciu sygn. akt II PK 260/14 z dnia 15 października 2015 r. Czytamy w nim, że wynagrodzenie za pracę jest wynikającym ze stosunku pracy obowiązkowym świadczeniem o charakterze przysparzająco – majątkowy przysługującym pracownikowi od pracodawcy za wykonaną pracę. Podkreśla się motywacyjny charakter wynagrodzenia. Wynagrodzenie powinno przysługiwać tylko za pracę rzeczywiście wykonaną.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Rozporządzenie urlopowe precyzyjnie opisuje, w jaki sposób pracodawca powinien obliczać ekwiwalent urlopowy. W podstawie wypłaty tego ekwiwalentu znajdą się zarówno stałe miesięczne składniki wynagrodzenia, jak i zmienne składniki wynagrodzenia wypłacane w okresach dłuższych niż miesiąc.

Składniki wynagrodzenia	Podstawa prawna
Miesięczne stałe składniki wynagrodzenia Stałe składniki wynagrodzenia w stawce miesięcznej określone w umowie o pracę lub innych wewnętrznych aktach prawa obowiązujących w danym zakładzie pracy.	§ 15 Rozporządzenia Uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu.
Miesięczne zmienne składniki wynagrodzenia Miesięczne zmienne składniki wynagrodzenia takie jak np. premie, prowizje.	§ 16 Rozporządzenia Wysokość zmiennych miesięcznych składników wynagrodzenia jest różna. Dlatego do podstawy wyliczenia ekwiwalentu za urlop przyjmuje się średnią z 3 miesięcy.
Składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc Przyjmuje się składniki wynagrodzenia wypłacone w ciągu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc wypłaty ekwiwalentu urlopowego. W tej kategorii znajdą się np. premie kwartalne, roczne.	§ 17 Rozporządzenia Do podstawy ekwiwalentu urlopowego przyjmuje się średnią wysokość wypłat z okresu 12 miesięcy.

Ile wynosi ekwiwalent za jeden dzień urlopu?

Ekwiwalent za 1 dzień urlopu wypoczynkowego ustala się dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w oparciu o § 15-17 Rozporządzenia przez współczynnik do wyliczania ekwiwalentu za urlop, o którym jest mowa w § 19 Rozporządzenia.

Współczynnik ekwiwalentowy ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym.

Współczynnik oblicza się w następujący sposób: od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmuje się łączną liczbę dni świątecznych, niedziel oraz dodatkowych dni wolnych od pracy i otrzymany wynik dzieli się przez 12.

W 2025 roku mamy dwa współczynniki urlopowe z uwagi na ustalenie Wigili dniem wolnym od pracy:

w okresie 1-31 stycznia 2025 r. – współczynnik wynosi 20,83 zgodnie z wyliczeniem: [365 dni w roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] :12 = 20,83,
w miesiącach luty – grudzień 2025 r. – współczynnik wynosi 20,75 zgodnie z wyliczeniem: [365 dni w roku – (52 niedziele + 12 dni świątecznych + 52 soboty)] :12 = 20,75.

Uwaga!
Współczynnik urlopowy jest liczony proporcjonalnie dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop – przykłady

Dla lepszego zobrazowania zasad wyliczania podstawy do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego zaprezentujemy kilka przykładów liczbowych.

Przykład 1

Pani Krystyna jest zatrudniona na umowę o pracę ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem brutto w kwocie 6.000 zł. Jest to jedyny składnik wynagrodzenia. Umowa o pracę z panią Krystyną została rozwiązana za porozumieniem stron z dniem 30 listopada 2025 r. Pracownica posiada 7 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Od dnia 1 października przebywa na zwolnieniu lekarskim, które będzie trwało dłużej niż do 30 listopada 2025 r. W związku z powyższym pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu za urlop, który będzie wyliczony w następujący sposób:

kwota ekwiwalentu za 1 dzień urlopu: 6.000 zł : 20,75 = 289,16 zł,
kwota ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu: 289,16 zł : 8 godzin = 36,15 zł,
kwota ekwiwalentu za 7 dni urlopu wypoczynkowego: 7 x 8 godzin x 36,15 zł = 2.024,40 zł.

Pani Krystyna otrzyma wypłatę ekwiwalentu w kwocie 2.024,40 zł.

Przykład 2

Pan Piotr poza wynagrodzeniem w stałej miesięcznej wysokości 5.000 zł otrzymuje również premie miesięczne, które są wypłacane zgodnie z regulaminem. W okresie lipiec-wrzesień 2025 r. wypłata premii kształtowała się następująco:

lipiec – kwota 1.200 zł,
sierpień – kwota 1.800 zł,
wrzesień – kwota 1.200 zł.

Umowa pracownika kończy się w październiku 2025 r,. a pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop w ilości 5 dni. Wyliczenie ekwiwalentu:

podstawa ekwiwalentu ze składników stałych – 5.000 zł,
podstawa ekwiwalentu ze składników zmiennych – 1.400 zł (1.200 zł + 1.800 zł + 1.200 zł)/3 miesiące = 1.400 zł,
łączna podstawa ekwiwalentu – 6.400 zł (5.000 zł + 1.400 zł),
kwota ekwiwalentu za 1 dzień urlopu: 6.400 zł : 20,75 = 308,43 zł,
kwota ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu: 308,43 zł : 8 godzin = 38,56 zł,
kwota ekwiwalentu za 5 dni urlopu wypoczynkowego = 1.542,40 zł (38,56 zł x 5 x 8 godzin).

Pan Piotr otrzyma wypłatę ekwiwalentu za urlop w kwocie 1.542,40 zł.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop 2026?

Zasada wyliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie zmienia się w 2026 roku. Inny będzie jedynie współczynnik brany pod uwagę przy obliczaniu ekwiwalentu.

Wyliczenie współczynnika ekwiwalentowego na 2026 rok:

104 dni – liczba sobót i niedziel,
10 dni – liczba świąt poza niedzielami,
365 dni – liczba dni w 2026 roku,
251 dni – liczba dni branych do wyliczenia ekwiwalentu (365 – 104 – 10),
20,92 współczynnik ekwiwalentowy 2026 r. (251:12) dla pełnoetatowego pracownika.

Wysokość współczynnika ekwiwalentowego ustala się proporcjonalnie dla pracowników zatrudnionych na część etatu.

Wymiar czasu pracy	Wysokość współczynnika
¾ etatu	15,69
½ etatu	10,46
¼ etatu	5,23

Ile za dzień urlopu przy najniższej krajowej 2026 netto

Kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 roku będzie wynosiła 4.806 zł. Zobaczmy, ile wyniesie ekwiwalent za 1 dzień urlopu wypoczynkowego w 2026 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu.

Wyliczenie ekwiwalentu:

podstawa ekwiwalentu – 4.806 zł,
kwota ekwiwalentu za 1 dzień urlopu: 4.806 zł : 20,92 = 229,74 zł,
kwota ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu: 229,74 zł : 8 godzin = 28,72 zł,
kwota ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wypoczynkowego 229,76 zł (28,72 zł x 8).

Kwota ekwiwalentu za 1 dzień	Składki społeczne 13,71%	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej	Składka zdrowotna	Podstawa obliczenia zaliczki na podatek	Zaliczka do urzędu skarbowego	Kwota netto do wypłaty
229,76	31,50	198,24	17,85	198,00	24,00	156,41

Powyższe wyliczenia odnoszą się do pracowników zatrudnionych na pełen etat.

W 2026 roku współczynnik ekwiwalentowy będzie wynosił 20,92.

Ekwiwalent za 1 dzień urlopu wypoczynkowego w 2026 roku przy najniższej krajowej wyniesie 229,76 zł.

Kwota netto ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wypoczynkowego w 2026 roku wyniesie 156,41 zł.

Zmiany w zasadach wypłaty ekwiwalentu za urlop

Od 2026 roku mają się zmienić zasady wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Do tej pory w przepisach nie był wskazany konkretny termin, w którym pracodawca powinien dokonać wypłaty ekwiwalentu. Z przepisów wynikało jedynie, że w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Przyjęło się, że wypłata ekwiwalentu powinna być dokonana w dniu rozwiązania umowy o pracę.

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy, dotychczasowe regulacje powodowały konieczność generowania przez pracodawców dodatkowych list płac i przelewów, poza comiesięcznymi listami wynagrodzeń. Po zmianie przepisów termin wypłaty ekwiwalentu za urlop będzie przypadał na ten sam dzień, w którym wypłacane jest wynagrodzenie. Jeżeli jednak dzień wypłaty będzie przypadał przed rozwiązanie stosunku pracy, to pracodawca wypłaca ekwiwalent urlopowy w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy.

Od 2026 roku ma wejść w życie zmiana przepisów ustawy Kodeks cywilny, który dotyczy zasad wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

W art. 171 Kodeksu pracy po § 3 dodaje się § 4 i 5 w brzmieniu:
„§ 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85. § 5. Przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada na dzień przed zakończeniem stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.”;

Zmiana przepisów ma obowiązywać od 1 stycznia 2026 r.

Podsumowanie

Zgodnie z ustawą Kodeks pracy w przypadku niewykorzystania urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zasady wypłaty ekwiwalentu uregulowane zostały w Rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Ekwiwalent urlopowy wylicza się w oparciu o posiadane informacje na temat podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego i współczynnika ekwiwalentowego, który jest wyliczany odrębnie na każdy rok. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu wypoczynkowego ustala się dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentowy.

Od 2026 roku termin wypłaty ekwiwalentu urlopowego będzie uregulowany wprost w ustawie Kodeks pracy. Wypłata będzie dokonywana w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeśli wynagrodzenie będzie wypłacane przed dniem ustania stosunku pracy, to ekwiwalent będzie wypłacany w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy.

Końcowo warto wspomnieć, że z przepisów wynika, iż pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

10 grudnia 2024 o 07:04

Juja

Dzień dobry
Mam do wypłaty ekwiwalent za 8 dni za 2024 i otrzymałam 1100 zł przelewu przy pełnym wymiarze pracy, zawsze dostaję co miesiąc 4025, zł wypłaty – teraz otrzymałam 5125 zł wypłaty. Czy to dobre wyliczenia???

18 marca 2025 o 19:51

Paulina

Dzień dobry,
Co w przypadku, kiedy ustalone wynagrodzenie jest z 2021 roku (poniżej aktualnej najniższej krajowej).
Czy przy wypłacanym ekwiwalencie postawą wyliczeń będzie aktualnie obowiązującą najniższa krajowa…?

18 kwietnia 2025 o 07:17

piotr

Witam , bylem zatrudniony od 2022 do 2025 ostatniego marca zostalo mi 24 dni urlopu nie wykorzystanego ,ile nalezy mi sie za urlop za 24 dni przy najniszej krajowej ale netto ile dostane na reke

14 lipca 2025 o 19:53

Liv

Dzien dobry, złożyłam wypowiedzenie w firmie. Teraz chce ustalić swój ekwiwalent za nie wykorzystany urlop, pracuje krócej niż 10 lat, przysługuje mi 20 dni.
Wynagrodzenie 3908,38 brutto na 3/4 etatu, pracuje po 5h dziennie w tym dwie soboty w mc.
Pozostało mi 14 dni urlopu z 2024 roku. Wypowiedzenie złożyłam 30.06.25 r. Na bazie moich danych mogę prosić o pomoc w ustaleniu kwoty do wypłaty.
Mój pracodawca prawdopodobnie chce mnie oszukać.

30 lipca 2025 o 04:54

Stefan

Mam zaległy urlop za zeszły rok i jeszcze 22 dni za 2023 ile mi kasy przysługuje za urlop